Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập: Cần làm gì đầu tiên?

Doanh nghiệp mới thành lập thường tập trung vào bán hàng, thuê nhân sự, làm thương hiệu và tìm khách. Nhưng nếu bỏ quên kế toán ngay từ đầu, công ty rất dễ thiếu hồ sơ, sai hóa đơn, trễ báo cáo thuế hoặc phải sửa sổ sách về sau. Làm đúng từ tháng đầu sẽ giúp doanh nghiệp nhẹ đầu hơn rất nhiều.

Vì sao doanh nghiệp mới thành lập cần quan tâm kế toán ngay từ đầu?

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng công ty mới mở, chưa có doanh thu hoặc chưa hoạt động mạnh thì chưa cần kế toán. Đây là suy nghĩ khá phổ biến, nhất là với công ty nhỏ, công ty gia đình, startup mới thử thị trường hoặc hộ kinh doanh vừa chuyển lên doanh nghiệp.

Thực tế, ngay sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và mã số thuế, công ty đã bắt đầu có các nghĩa vụ liên quan đến thuế, hóa đơn, chứng từ và sổ sách. Có thể tháng đầu chưa bán được hàng, chưa xuất hóa đơn, nhưng doanh nghiệp vẫn cần nắm rõ mình phải làm gì, lưu gì, nộp gì và chuẩn bị gì.

Kế toán không chỉ là việc “cuối tháng làm báo cáo”. Với doanh nghiệp mới thành lập, kế toán còn là bước đặt nền móng cho toàn bộ quá trình vận hành tài chính sau này. Nếu làm đúng từ đầu, hồ sơ sẽ gọn, số liệu rõ, chi phí hợp lý được ghi nhận đầy đủ. Nếu làm sai hoặc để trống quá lâu, khi cần vay vốn, gọi vốn, quyết toán thuế, chuyển nhượng công ty hoặc mở rộng kinh doanh, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rắc rối.

Một số rủi ro thường gặp khi công ty mới thành lập không có kế toán theo dõi:

– Không biết thời điểm cần kê khai thuế.
– Không đăng ký hoặc sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách.
– Chi tiền nhưng không lấy hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
– Lẫn lộn tiền cá nhân và tiền công ty.
– Không lưu hợp đồng, phiếu thu, phiếu chi, sao kê ngân hàng.
– Không theo dõi vốn góp của thành viên, cổ đông.
– Đến cuối năm mới phát hiện thiếu hồ sơ lập báo cáo tài chính.

Vì vậy, doanh nghiệp mới thành lập nên xem kế toán là một phần của quy trình vận hành, không phải việc để “khi nào có doanh thu rồi tính”.

Những việc kế toán cần làm ngay sau khi công ty được thành lập

Kiểm tra thông tin pháp lý của doanh nghiệp

Bước đầu tiên là kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên giấy phép kinh doanh. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng đây là phần rất quan trọng. Kế toán cần đối chiếu tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật, ngành nghề đăng ký kinh doanh, vốn điều lệ và loại hình doanh nghiệp.

Nếu thông tin trên giấy phép chưa khớp với thực tế, ví dụ địa chỉ chưa có quyền sử dụng rõ ràng, ngành nghề chưa đủ cho hoạt động chính, người đại diện thay đổi nhưng chưa cập nhật, doanh nghiệp nên xử lý sớm. Vì các thông tin này sẽ liên quan đến hóa đơn, tài khoản ngân hàng, chữ ký số, hồ sơ thuế và các giao dịch sau này.

Với công ty TNHH, cần theo dõi phần vốn góp của từng thành viên. Với công ty cổ phần, cần rõ danh sách cổ đông, tỷ lệ góp vốn, thời điểm góp vốn và chứng từ liên quan. Đây không chỉ là chuyện nội bộ, mà còn ảnh hưởng đến sổ sách kế toán và tính minh bạch của doanh nghiệp.

Chuẩn bị chữ ký số và tài khoản giao dịch điện tử

Doanh nghiệp hiện nay thường thực hiện nhiều thủ tục thuế qua môi trường điện tử. Vì vậy, chữ ký số là công cụ gần như bắt buộc trong quá trình kê khai, nộp tờ khai, nộp thuế và sử dụng hóa đơn điện tử.

Sau khi có chữ ký số, doanh nghiệp cần kiểm tra việc đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử, cập nhật thông tin liên hệ, email nhận thông báo và người phụ trách. Nhiều công ty mới không để ý phần email, đến khi cơ quan thuế gửi thông báo thì không đọc được hoặc bỏ sót. Đây là lỗi nhỏ nhưng có thể dẫn đến việc trễ hạn phản hồi, trễ nộp hồ sơ hoặc không biết tình trạng tờ khai.

Nếu thuê dịch vụ kế toán, doanh nghiệp nên thống nhất rõ ai giữ chữ ký số, ai được quyền nộp tờ khai, ai nhận thông báo thuế và quy trình duyệt hồ sơ trước khi nộp. Không nên giao toàn bộ quyền mà không kiểm soát, nhưng cũng không nên giữ chữ ký số rồi quên không ký nộp đúng hạn.

Mở tài khoản ngân hàng cho công ty

Tài khoản ngân hàng công ty giúp doanh nghiệp tách bạch tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp. Đây là điểm nhiều chủ công ty nhỏ hay xem nhẹ. Lúc mới mở, doanh thu chưa nhiều nên chủ doanh nghiệp thường dùng tài khoản cá nhân để nhận tiền, chuyển khoản cho nhà cung cấp, trả lương hoặc thanh toán chi phí. Về lâu dài, cách làm này khiến kế toán khó giải trình dòng tiền.

Khi có tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, các khoản thu chi sẽ rõ ràng hơn. Kế toán dễ đối chiếu sao kê, hạch toán công nợ, theo dõi doanh thu, ghi nhận chi phí và chuẩn bị hồ sơ khi cần kiểm tra. Đặc biệt, với những khoản thanh toán có giá trị lớn hoặc liên quan đến chi phí được tính thuế, chứng từ thanh toán qua ngân hàng thường rất quan trọng.

Chủ doanh nghiệp nên thống nhất ngay từ đầu: tiền khách hàng chuyển vào đâu, chi phí công ty thanh toán từ tài khoản nào, khoản nào chủ góp thêm vốn, khoản nào là tạm ứng, khoản nào là vay cá nhân. Nếu không phân biệt rõ, cuối năm kế toán sẽ rất khó làm sạch số liệu.

Doanh nghiệp mới cần xử lý lệ phí môn bài như thế nào?

Lệ phí môn bài là một trong những vấn đề doanh nghiệp mới thành lập thường hỏi nhiều nhất. Không ít chủ doanh nghiệp nghe mỗi nơi nói một kiểu: có người nói phải nộp ngay, có người nói được miễn năm đầu, có người lại không biết có cần nộp tờ khai hay không.

Doanh nghiệp nên để kế toán kiểm tra theo thời điểm thành lập, loại hình hoạt động, vốn điều lệ và quy định hiện hành. Việc này cần làm sớm, vì nếu bỏ qua hoặc hiểu sai, doanh nghiệp có thể bị nhắc nộp, phát sinh tiền chậm nộp hoặc phải điều chỉnh hồ sơ sau này.

Một kế toán dịch vụ có kinh nghiệm sẽ không chỉ hỏi “công ty thành lập ngày nào”, mà còn kiểm tra thêm:

– Vốn điều lệ đăng ký là bao nhiêu.
– Công ty có chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh hay không.
– Doanh nghiệp đã phát sinh hoạt động kinh doanh chưa.
– Đã nộp tờ khai lệ phí môn bài hay chưa.
– Có thông báo nào từ cơ quan thuế gửi về chưa.

Với doanh nghiệp mới, điều quan trọng không phải là tự nhớ hết mọi quy định, mà là có người theo dõi đúng hạn và nhắc đúng việc. Đây cũng là lý do nhiều công ty nhỏ chọn thuê kế toán dịch vụ ngay từ tháng đầu, thay vì đợi cuối năm mới tìm người xử lý.

Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Khi nào công ty mới cần hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử là phần rất quan trọng khi doanh nghiệp bắt đầu bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc ghi nhận doanh thu. Không phải công ty vừa thành lập là phải xuất hóa đơn ngay, nhưng doanh nghiệp cần chuẩn bị trước để khi có khách hàng yêu cầu thì không bị lúng túng.

Trường hợp phổ biến là công ty đã ký hợp đồng, đã hoàn thành dịch vụ, khách yêu cầu xuất hóa đơn nhưng doanh nghiệp chưa đăng ký hóa đơn điện tử. Khi đó, kế toán phải xử lý gấp, dễ bị áp lực thời gian và dễ sai thông tin. Nếu chuẩn bị trước, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn nhiều.

Doanh nghiệp cần kiểm tra các nội dung sau:

– Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chưa.
– Hóa đơn sử dụng có mã hay không có mã của cơ quan thuế.
– Thông tin tên công ty, địa chỉ, mã số thuế trên hóa đơn đã chính xác chưa.
– Mẫu hóa đơn có phù hợp với ngành nghề kinh doanh không.
– Ai là người được quyền lập, ký và gửi hóa đơn cho khách.

Nhiều lỗi hóa đơn của doanh nghiệp mới không nằm ở nghiệp vụ phức tạp, mà nằm ở việc nhập sai tên khách hàng, sai mã số thuế, sai ngày, sai nội dung hàng hóa dịch vụ hoặc xuất hóa đơn khi hồ sơ chưa đủ. Những lỗi này nếu phát hiện sớm còn xử lý được, nhưng nếu để kéo dài qua nhiều kỳ kê khai sẽ phức tạp hơn.

Không nên xuất hóa đơn theo cảm tính

Chủ doanh nghiệp mới thường rất linh hoạt trong bán hàng. Khách cần gì làm đó, báo giá nhanh, nhận tiền nhanh, xuất hóa đơn nhanh. Cách làm này tốt cho kinh doanh, nhưng kế toán cần kiểm soát để hóa đơn khớp với hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu thu, sao kê và thực tế giao dịch.

Trước khi xuất hóa đơn, nên kiểm tra:

– Hợp đồng hoặc thỏa thuận với khách đã rõ chưa.
– Nội dung hàng hóa, dịch vụ có đúng ngành nghề và thực tế cung cấp không.
– Giá trị trước thuế, thuế suất, tổng thanh toán đã đúng chưa.
– Thời điểm xuất hóa đơn có phù hợp không.
– Thông tin người mua đã được xác nhận chưa.

Việc này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hóa đơn đã xuất rồi mới sửa, hoặc doanh thu đã ghi nhận nhưng hồ sơ phía sau không đầy đủ. Với công ty mới thành lập, càng làm gọn từ đầu thì càng đỡ mất thời gian về sau.

Thiết lập bộ hồ sơ kế toán ban đầu

Hồ sơ pháp lý cần lưu

Một doanh nghiệp mới nên có một bộ hồ sơ kế toán ban đầu được sắp xếp rõ ràng. Đây là nền tảng để kế toán theo dõi, làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác và nội bộ công ty.

Nhóm hồ sơ pháp lý thường gồm:

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
– Điều lệ công ty.
– Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập nếu có.
– Căn cước công dân hoặc giấy tờ pháp lý của người đại diện, thành viên, cổ đông theo nhu cầu hồ sơ nội bộ.
– Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán nếu có.
– Hồ sơ đăng ký chữ ký số, tài khoản thuế điện tử.
– Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng công ty.

Những giấy tờ này nên được lưu cả bản cứng và bản mềm. File mềm nên đặt tên rõ ràng, ví dụ “Giay-phep-kinh-doanh”, “Dieu-le-cong-ty”, “Hop-dong-thue-van-phong”, “Chu-ky-so”. Đến khi cần tìm, doanh nghiệp không mất thời gian lục lại tin nhắn, email hoặc hỏi nhiều người.

Hồ sơ chi phí ban đầu

Ngay từ lúc mới thành lập, công ty đã có nhiều khoản chi như phí thành lập, mua chữ ký số, mua phần mềm, thuê văn phòng, đặt cọc mặt bằng, làm bảng hiệu, mua máy tính, mua bàn ghế, chạy quảng cáo, thiết kế logo, thiết kế website, in ấn hồ sơ. Nếu không lưu chứng từ, các khoản chi này có thể bị bỏ sót.

Doanh nghiệp nên tập thói quen: cứ chi tiền cho hoạt động công ty thì hỏi kế toán xem cần lấy chứng từ gì. Không phải khoản nào cũng xử lý giống nhau. Có khoản cần hóa đơn, có khoản cần hợp đồng, có khoản cần phiếu chi, có khoản cần chứng từ thanh toán, có khoản cần biên bản bàn giao.

Một lỗi rất thường gặp là chủ doanh nghiệp chi bằng tiền cá nhân, sau đó gửi ảnh màn hình cho kế toán nhưng không có hóa đơn, không có hợp đồng, không có phiếu thu từ nhà cung cấp. Khi đó kế toán vẫn có thể ghi nhận nội bộ, nhưng để đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế thì chưa chắc đủ điều kiện.

Thiết lập quy trình thu chi ngay từ tháng đầu

Công ty nhỏ thường chưa có phòng kế toán riêng, nên mọi khoản thu chi đều đi qua chủ doanh nghiệp hoặc một nhân sự phụ trách hành chính. Nếu không có quy trình đơn giản, tiền ra tiền vào sẽ rất nhanh rối.

Không cần làm quá phức tạp. Doanh nghiệp mới chỉ cần thống nhất một số nguyên tắc căn bản:

– Mỗi khoản thu nên có thông tin khách hàng, nội dung thu, số tiền, ngày nhận tiền.
– Mỗi khoản chi nên có người đề nghị, lý do chi, chứng từ kèm theo.
– Hạn chế dùng nhiều tài khoản cá nhân để nhận tiền công ty.
– Cuối tuần hoặc cuối tháng gửi toàn bộ chứng từ cho kế toán.
– Không để hóa đơn, phiếu giao hàng, hợp đồng nằm rải rác trong Zalo cá nhân.

Việc thiết lập quy trình thu chi sớm giúp kế toán dễ theo dõi công nợ, dòng tiền và chi phí. Chủ doanh nghiệp cũng biết công ty đang lời hay lỗ thật, không bị cảm giác “thấy có tiền trong tài khoản là tưởng đang lãi”.

Đặc biệt, với doanh nghiệp mới chạy quảng cáo, bán hàng online, làm dịch vụ hoặc thương mại, dòng tiền có thể phát sinh liên tục mỗi ngày. Nếu không ghi lại từ đầu, sau vài tháng rất khó kiểm tra đơn nào đã thu, đơn nào chưa thu, khoản nào là chi phí marketing, khoản nào là tạm ứng cá nhân.

Kê khai thuế ban đầu: cần theo dõi những loại thuế nào?

Thuế giá trị gia tăng

Thuế giá trị gia tăng thường liên quan đến hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra và hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Công ty mới cần biết mình kê khai theo phương pháp nào, kỳ kê khai ra sao và hồ sơ đầu vào đầu ra cần lưu thế nào.

Với doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu, kế toán vẫn cần theo dõi tình trạng kê khai để tránh bỏ sót kỳ báo cáo. Không nên nghĩ rằng “không có doanh thu thì không cần làm gì”. Tùy trường hợp, doanh nghiệp vẫn có thể phải nộp tờ khai hoặc thực hiện nghĩa vụ báo cáo theo quy định.

Thuế thu nhập doanh nghiệp

Thuế thu nhập doanh nghiệp liên quan đến doanh thu, chi phí và lợi nhuận tính thuế. Ngay từ đầu, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc chi phí nào có chứng từ hợp lệ, khoản nào không nên đưa vào chi phí, khoản nào cần hợp đồng và thanh toán rõ ràng.

Nhiều công ty mới đến cuối năm mới hỏi “sao chi nhiều vậy mà kế toán không đưa hết vào chi phí?”. Lý do thường là chi phí không có hóa đơn, hóa đơn sai thông tin, thanh toán không đúng cách, nội dung chi không phục vụ hoạt động doanh nghiệp hoặc hồ sơ kèm theo thiếu.

Muốn tối ưu thuế đúng cách, doanh nghiệp không nên đợi cuối năm. Cách tốt hơn là kiểm soát chứng từ từng tháng.

Thuế thu nhập cá nhân

Nếu công ty có trả lương, thuê nhân sự, cộng tác viên hoặc trả các khoản thu nhập cho cá nhân, kế toán cần kiểm tra nghĩa vụ liên quan đến thuế thu nhập cá nhân. Ngoài số tiền lương, doanh nghiệp còn cần lưu hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán, đăng ký người phụ thuộc nếu có và các hồ sơ liên quan.

Với công ty mới, có thể ban đầu chỉ có giám đốc, vài nhân sự bán thời gian hoặc thuê ngoài. Nhưng dù quy mô nhỏ, doanh nghiệp vẫn nên làm rõ cách trả tiền và hồ sơ kèm theo. Không nên để cuối năm mới gom lại, vì lúc đó rất dễ thiếu thông tin cá nhân, thiếu mã số thuế hoặc thiếu chứng từ chi trả.

Doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu có cần kế toán không?

Câu trả lời thực tế là có. Có thể doanh nghiệp chưa cần một kế toán nội bộ làm toàn thời gian, nhưng vẫn cần người theo dõi nghĩa vụ thuế, hồ sơ và chứng từ.

Công ty chưa có doanh thu vẫn có thể phát sinh nhiều việc:

– Chi phí thuê văn phòng.
– Chi phí mua chữ ký số, hóa đơn điện tử, phần mềm.
– Chi phí marketing, thiết kế website, thiết kế nhận diện thương hiệu.
– Chi phí mua công cụ, thiết bị, văn phòng phẩm.
– Góp vốn của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông.
– Tạm ứng, vay mượn, chuyển tiền qua lại giữa cá nhân và công ty.
– Nghĩa vụ kê khai thuế theo kỳ.

Nếu không có kế toán theo dõi, các khoản này dễ bị bỏ trống. Đến khi công ty bắt đầu có doanh thu, số liệu giai đoạn đầu không rõ ràng sẽ kéo theo nhiều vấn đề sau đó.

Với doanh nghiệp nhỏ, giải pháp hợp lý thường là thuê dịch vụ kế toán theo tháng. Chi phí nhẹ hơn tuyển nhân sự cố định, nhưng vẫn có người nhắc hạn, kiểm tra hóa đơn, kê khai thuế và hướng dẫn lưu hồ sơ.

Khi nào nên thuê dịch vụ kế toán cho công ty mới?

Thời điểm tốt nhất là ngay sau khi công ty được cấp giấy phép kinh doanh, hoặc muộn nhất là trước khi phát sinh hóa đơn, doanh thu và chi phí lớn. Thuê sớm không có nghĩa là tốn kém hơn, mà thường giúp doanh nghiệp tránh được chi phí sửa sai sau này.

Một đơn vị kế toán dịch vụ tốt sẽ giúp doanh nghiệp mới:

– Kiểm tra hồ sơ pháp lý ban đầu.
– Tư vấn chữ ký số, hóa đơn điện tử, tài khoản thuế.
– Theo dõi lịch kê khai thuế.
– Hướng dẫn cách lấy hóa đơn đầu vào.
– Kiểm tra hóa đơn trước khi xuất cho khách.
– Lập sổ sách kế toán theo tháng, quý, năm.
– Tư vấn chi phí hợp lý khi tính thuế.
– Nhắc doanh nghiệp lưu hợp đồng, chứng từ, sao kê đúng cách.
– Lập báo cáo tài chính cuối năm.

Điều quan trọng là doanh nghiệp không nên chọn dịch vụ chỉ vì giá rẻ. Kế toán là phần liên quan trực tiếp đến rủi ro thuế và tài chính. Nếu đơn vị làm ẩu, không nhắc hạn, không kiểm tra chứng từ, không giải thích rõ cho chủ doanh nghiệp, thì mức phí rẻ ban đầu có thể trở thành chi phí lớn về sau.

Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập tại GINCO hỗ trợ những gì?

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO cung cấp dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập, phù hợp với công ty nhỏ, công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, xây dựng và các đơn vị đang trong giai đoạn khởi đầu.

Thông tin liên hệ:

– CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO
– Địa chỉ: Phòng 10 Tầng Lửng, 911 – 917 Nguyễn Trãi, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
– Điện thoại: 0987.192.097
– Mã số thuế: 0319597729
– Email: contact@ketoanginco.vn
– Website: https://ketoanginco.vn/

Với doanh nghiệp mới, GINCO không chỉ nhận hồ sơ rồi kê khai cho xong. Việc quan trọng hơn là hướng dẫn chủ doanh nghiệp hiểu những điểm cần làm trước, biết cách lưu chứng từ, biết khi nào cần hỏi kế toán trước khi ký hợp đồng, xuất hóa đơn hoặc chi tiền.

Các hạng mục GINCO thường hỗ trợ

Tùy tình trạng từng công ty, dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập tại GINCO có thể bao gồm:

– Tư vấn hồ sơ kế toán ban đầu.
– Kiểm tra thông tin doanh nghiệp sau khi thành lập.
– Hướng dẫn sử dụng chữ ký số, tài khoản thuế điện tử.
– Tư vấn đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử.
– Theo dõi hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Kê khai thuế GTGT, thuế TNCN và các hồ sơ liên quan.
– Tư vấn chi phí hợp lý cho doanh nghiệp mới.
– Hạch toán chứng từ phát sinh theo tháng.
– Lập sổ sách kế toán.
– Lập báo cáo tài chính cuối năm.
– Rà soát rủi ro chứng từ trước khi nộp hồ sơ.

Cách làm này phù hợp với những chủ doanh nghiệp chưa rành kế toán, không có thời gian tự theo dõi văn bản thuế, nhưng vẫn muốn công ty vận hành đúng ngay từ đầu.

Chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi làm việc với kế toán?

Để kế toán làm tốt, doanh nghiệp không nên chỉ gửi hồ sơ khi bị nhắc. Hai bên cần có quy trình phối hợp rõ ràng. Chủ doanh nghiệp càng cung cấp thông tin đầy đủ, kế toán càng xử lý chính xác.

Những thông tin nên chuẩn bị gồm:

– Giấy phép kinh doanh và hồ sơ pháp lý công ty.
– Thông tin chữ ký số, tài khoản thuế điện tử nếu đã có.
– Thông tin tài khoản ngân hàng công ty.
– Hợp đồng thuê văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh.
– Hợp đồng bán hàng, hợp đồng dịch vụ đã ký.
– Hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra.
– Sao kê ngân hàng hằng tháng.
– Bảng lương, thông tin nhân sự nếu có.
– Các khoản chi phí đã thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Ngoài hồ sơ, chủ doanh nghiệp cũng nên nói rõ mô hình kinh doanh của mình. Ví dụ công ty bán hàng online, làm dịch vụ marketing, thi công xây dựng, tư vấn, thương mại hàng hóa hay xuất nhập khẩu. Mỗi ngành có đặc thù chứng từ khác nhau. Kế toán hiểu mô hình càng sớm thì tư vấn càng sát thực tế.

Những lỗi doanh nghiệp mới thành lập nên tránh

Đợi cuối năm mới thuê kế toán

Đây là lỗi rất thường gặp. Nhiều công ty nghĩ cả năm ít phát sinh, cuối năm thuê kế toán làm báo cáo tài chính là được. Nhưng khi kế toán nhận hồ sơ, hóa đơn có thể đã sai, chi phí thiếu chứng từ, sao kê không khớp, tiền cá nhân và tiền công ty lẫn lộn. Lúc này kế toán chỉ có thể xử lý phần còn lại, khó làm đẹp hồ sơ như khi theo dõi từ đầu.

Xuất hóa đơn trước, hỏi kế toán sau

Hóa đơn đã xuất sai thì vẫn có cách xử lý, nhưng mất thời gian và có thể ảnh hưởng đến khách hàng. Trước khi xuất hóa đơn giá trị lớn, hóa đơn cho khách doanh nghiệp hoặc hóa đơn có nội dung đặc biệt, nên hỏi kế toán kiểm tra trước.

Không lấy hóa đơn đầu vào

Doanh nghiệp chi nhiều nhưng không lấy hóa đơn thì cuối năm lợi nhuận kế toán có thể cao hơn lợi nhuận thực tế. Chủ doanh nghiệp cảm thấy “mình đâu có lời nhiều”, nhưng trên hồ sơ thuế lại thiếu chi phí hợp lệ để ghi nhận.

Dùng tài khoản cá nhân quá nhiều

Giai đoạn đầu có thể khó tránh hoàn toàn, nhưng doanh nghiệp nên giảm dần việc dùng tài khoản cá nhân cho giao dịch công ty. Nếu có dùng, cần ghi chú rõ, lưu chứng từ và báo lại cho kế toán.

Không đọc thông báo từ cơ quan thuế

Email, tin nhắn, thông báo trên hệ thống thuế điện tử cần được kiểm tra định kỳ. Có nhiều trường hợp doanh nghiệp không biết mình có thông báo cần xử lý, đến khi phát hiện thì đã quá hạn.

Quy trình làm kế toán cho công ty mới nên diễn ra thế nào?

Một quy trình gọn, dễ hiểu sẽ giúp chủ doanh nghiệp yên tâm hơn. Với công ty mới, có thể triển khai theo các bước sau:

– Bước 1: Kiểm tra giấy phép kinh doanh, mã số thuế, ngành nghề, vốn điều lệ và thông tin người đại diện.
– Bước 2: Thiết lập chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, email nhận thông báo.
– Bước 3: Tư vấn lệ phí môn bài, hóa đơn điện tử và kỳ kê khai thuế.
– Bước 4: Hướng dẫn doanh nghiệp mở và sử dụng tài khoản ngân hàng công ty.
– Bước 5: Thiết lập danh mục hồ sơ cần lưu hằng tháng.
– Bước 6: Kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra trước khi kê khai.
– Bước 7: Hạch toán chứng từ, theo dõi công nợ, doanh thu, chi phí.
– Bước 8: Nộp tờ khai, báo cáo theo kỳ và lưu hồ sơ sau khi nộp.
– Bước 9: Rà soát số liệu định kỳ để tránh dồn lỗi cuối năm.
– Bước 10: Lập báo cáo tài chính và tư vấn kế hoạch kế toán cho năm tiếp theo.

Quy trình này không cần quá nặng nề, nhưng phải đều. Kế toán tốt không phải là người chỉ xuất hiện khi có vấn đề, mà là người giúp doanh nghiệp tránh vấn đề từ trước.

Lời khuyên cho chủ doanh nghiệp mới

Nếu mới thành lập công ty, bạn không cần phải trở thành chuyên gia kế toán. Nhưng bạn nên hiểu những nguyên tắc căn bản: tiền công ty nên tách khỏi tiền cá nhân, chi phí muốn được ghi nhận cần có chứng từ, hóa đơn phải kiểm tra trước khi xuất, báo cáo thuế có thời hạn và hồ sơ kế toán cần được lưu đều đặn.

Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp nên chọn một đơn vị kế toán có thể giải thích dễ hiểu, nhắc việc đúng hạn và đồng hành lâu dài. Đừng chỉ hỏi “mỗi tháng bao nhiêu tiền”, hãy hỏi thêm “bên mình sẽ làm những việc gì, có kiểm tra hóa đơn không, có nhắc hồ sơ không, cuối năm có lập báo cáo tài chính không, khi cơ quan thuế hỏi thì hỗ trợ thế nào”.

Với doanh nghiệp nhỏ, một hệ thống kế toán gọn ngay từ đầu sẽ giúp chủ doanh nghiệp bớt lo, tập trung bán hàng và phát triển khách hàng. Khi số liệu rõ, bạn cũng dễ biết công ty đang lời hay lỗ, chi phí nào đang cao, khách nào còn nợ và dòng tiền có đủ vận hành hay không.

Kết luận

Doanh nghiệp mới thành lập cần làm kế toán ngay từ những bước đầu tiên, dù chưa phát sinh doanh thu hoặc hoạt động còn ít. Những việc như kiểm tra hồ sơ pháp lý, chuẩn bị chữ ký số, đăng ký hóa đơn điện tử, theo dõi thuế, lưu chứng từ và thiết lập quy trình thu chi sẽ giúp công ty tránh nhiều rủi ro về sau.

Nếu bạn cần một đơn vị hỗ trợ kế toán cho công ty mới, CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO có thể đồng hành từ giai đoạn ban đầu, hướng dẫn hồ sơ rõ ràng và theo dõi nghĩa vụ kế toán thuế định kỳ. Liên hệ GINCO qua số 0987.192.097 hoặc email contact@ketoanginco.vn để được tư vấn theo tình trạng thực tế của doanh nghiệp.