Công ty mới thành lập cần làm gì để sử dụng hóa đơn điện tử?

Vừa thành lập công ty, sắp có khách hàng nhưng chưa biết làm sao để xuất hóa đơn? Có cần mua hóa đơn điện tử ngay không? Đăng ký với cơ quan thuế như thế nào?

Đây là những câu hỏi rất thường gặp ở các doanh nghiệp mới thành lập, đặc biệt với chủ doanh nghiệp lần đầu kinh doanh.Thực tế, để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không chỉ đơn giản là mua một phần mềm rồi xuất hóa đơn. Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, được cơ quan thuế chấp nhận và chuẩn bị hệ thống để lập, ký, gửi và lưu trữ hóa đơn đúng quy định.Vậy công ty mới thành lập cần chuẩn bị những gì?

1. Công ty mới thành lập có được xuất hóa đơn ngay không?

Không nên hiểu rằng vừa có giấy phép kinh doanh là doanh nghiệp có thể lập và xuất hóa đơn điện tử ngay.Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.

Từ ngày 01/07/2026, việc đăng ký và thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc theo hình thức được quy định đối với từng trường hợp.Vì vậy, nếu công ty vừa thành lập và chuẩn bị có giao dịch đầu tiên, đừng chờ đến sát ngày xuất hóa đơn mới bắt đầu đăng ký.

2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký?

Trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên chuẩn bị một số thông tin cơ bản:

• Thông tin doanh nghiệp;
• Mã số thuế;
• Thông tin người đại diện theo pháp luật;
• Email, số điện thoại đăng ký với cơ quan thuế;
• Chữ ký số;
• Hình thức hóa đơn điện tử dự kiến sử dụng;
• Thông tin về tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ.

Một điểm doanh nghiệp mới cần đặc biệt lưu ý là thông tin người đại diện và thông tin đăng ký doanh nghiệp phải chính xác.

Theo quy định hiện hành, hệ thống quản lý thuế có thể đối chiếu thông tin người đại diện theo pháp luật với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và dữ liệu dân cư/định danh điện tử. Nếu thông tin không khớp, việc đăng ký có thể không được chấp nhận và doanh nghiệp phải điều chỉnh lại thông tin.

3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử, việc đăng ký có thể được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ này.Sau khi tiếp nhận đăng ký, hệ thống quản lý thuế thực hiện kiểm tra, đối chiếu thông tin.

Nếu thông tin phù hợp và doanh nghiệp đáp ứng điều kiện, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Chỉ sau khi hoàn tất việc đăng ký và được chấp nhận theo quy định, doanh nghiệp mới nên đưa hệ thống hóa đơn vào sử dụng.

4. Có cần mua phần mềm hóa đơn điện tử không?

Đây là vấn đề mà rất nhiều chủ doanh nghiệp mới quan tâm.

Thông thường, doanh nghiệp sẽ lựa chọn một tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để sử dụng hệ thống lập và quản lý hóa đơn.

Khi lựa chọn, đừng chỉ nhìn vào giá.

Doanh nghiệp nên quan tâm đến:

• Phần mềm có dễ sử dụng không?
• Có hỗ trợ kết nối với phần mềm kế toán không?
• Có hỗ trợ ký số không?
• Có thể tra cứu và quản lý hóa đơn thuận tiện không?
• Có hỗ trợ xử lý hóa đơn sai sót không?
• Dữ liệu có được lưu trữ an toàn không?
• Khi có vấn đề phát sinh, có bộ phận hỗ trợ không?

Với doanh nghiệp mới, một phần mềm dễ sử dụng và có đội ngũ hỗ trợ tốt đôi khi quan trọng hơn việc chọn gói rẻ nhất.

5. Có những loại hóa đơn điện tử nào?

Không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng cùng một hình thức hóa đơn.

Tùy đối tượng, ngành nghề và hình thức kinh doanh, doanh nghiệp có thể thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã, không có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC đã có những quy định mới về đối tượng và hình thức sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2026.

Vì vậy, đừng tự chọn loại hóa đơn chỉ dựa trên lời giới thiệu của nhà cung cấp phần mềm.

Doanh nghiệp nên xác định trước mình thuộc trường hợp nào để đăng ký cho phù hợp.

6. Trước khi xuất hóa đơn đầu tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra gì?

Đây là bước rất quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp mới lại bỏ qua.

Trước khi xuất hóa đơn đầu tiên, nên kiểm tra:

* Tên công ty chính xác

* Mã số thuế chính xác

* Địa chỉ doanh nghiệp

* Thông tin người mua

* Tên hàng hóa/dịch vụ

* Số lượng và đơn giá

* Thuế suất

* Thời điểm lập hóa đơn

* Hình thức thanh toán

* Người có trách nhiệm kiểm tra và phát hành hóa đơn

Một lỗi nhỏ trên hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp phải xử lý lại sau đó.

Đặc biệt, không nên để nhân viên tự ý xuất hóa đơn mà không có bước kiểm tra hoặc phê duyệt.

7. Có khách hàng rồi mới đăng ký hóa đơn điện tử có được không?

Về mặt thực tế, đây là cách làm khá rủi ro.

Ví dụ:Ngày 01/08: khách hàng ký hợp đồng.Ngày 03/08: khách yêu cầu xuất hóa đơn.Đến ngày 03/08, doanh nghiệp mới bắt đầu tìm nhà cung cấp, đăng ký hóa đơn và thiết lập hệ thống.

Khi đó, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng có giao dịch nhưng chưa sẵn sàng để lập hóa đơn đúng quy định.

Cách tốt hơn là chuẩn bị hệ thống hóa đơn ngay khi doanh nghiệp bắt đầu đi vào hoạt động và dự kiến có giao dịch.

8. Doanh nghiệp mới cần lưu ý gì sau khi bắt đầu sử dụng hóa đơn?

Đăng ký thành công không có nghĩa là từ đó chỉ cần “xuất hóa đơn cho khách” là xong.

Doanh nghiệp vẫn cần quản lý:

• Hóa đơn đầu ra;
• Hóa đơn đầu vào;
• Thông tin khách hàng;
• Doanh thu;
• Thuế suất;
• Hóa đơn có sai sót;
• Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn;
• Đối chiếu hóa đơn với sổ sách kế toán.

Đặc biệt, hóa đơn phải đi cùng với giao dịch thực tế và hồ sơ liên quan.

Ví dụ, khi công ty cung cấp dịch vụ cho khách hàng, ngoài hóa đơn còn có thể cần hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hoặc các hồ sơ khác tùy tính chất giao dịch.

Vì vậy, kế toán cần kiểm tra cả hóa đơn và bộ chứng từ phía sau hóa đơn.

9. Checklist cho công ty mới thành lập

Nếu bạn vừa thành lập công ty và chuẩn bị sử dụng hóa đơn điện tử, có thể lưu lại checklist này:

– Kiểm tra thông tin đăng ký doanh nghiệp

– Chuẩn bị chữ ký số

– Chuẩn bị email, số điện thoại đăng ký

– Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử

– Xác định hình thức hóa đơn phù hợp

– Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

– Theo dõi thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế

– Thiết lập tài khoản và mẫu hóa đơn

– Kiểm tra thông tin trước khi xuất hóa đơn đầu tiên

– Thiết lập quy trình kiểm tra và lưu trữ hóa đơn

– Theo dõi hóa đơn đầu ra, đầu vào cùng với sổ sách kế toán

Kết luận

Công ty mới thành lập muốn sử dụng hóa đơn điện tử không nên đợi đến khi có khách hàng mới bắt đầu chuẩn bị.Quy trình cơ bản có thể hiểu đơn giản:

Thành lập doanh nghiệp → chuẩn bị chữ ký số và thông tin → lựa chọn nhà cung cấp → đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử → được chấp nhận → thiết lập hệ thống → kiểm tra → bắt đầu xuất hóa đơn.

Nếu bạn mới thành lập công ty và chưa biết doanh nghiệp mình thuộc trường hợp sử dụng loại hóa đơn nào, đăng ký ra sao hoặc cần chuẩn bị những gì trước khi xuất hóa đơn, việc nhờ kế toán hỗ trợ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế sai sót và tránh phải xử lý lại về sau.

GINCO hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập thực hiện và theo dõi các công việc kế toán – thuế, đồng thời hướng dẫn quy trình hóa đơn để chủ doanh nghiệp có thể bắt đầu kinh doanh thuận lợi và kiểm soát hồ sơ ngay từ đầu.