Tạm ứng hợp đồng xây dựng có phải xuất hóa đơn ngay không?

Hỏi: Công ty chúng tôi có ký hợp đồng giao nhận thầu xây dựng. Khi nhận được tiền tạm ứng theo hợp đồng, chủ đầu tư có yêu cầu phát hành hóa đơn tiền tạm ứng. Việc xuất hóa đơn như vậy không phù hợp với quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì có bị phạt vi phạm hành chính về xuất hóa đơn sai thời điểm không?

Trả lời của Thuế :

Trường hợp hoạt động giao nhận thầu xây dựng là hoạt động cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ ( bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài), không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ) theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 của Chính phủ.

Trường hợp hoạt động giao nhận thầu xây dựng là hoạt động xây dựng, lắp đặt thì thời điểm lập hoá đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền theo quy định tại điểm c khoản 4 Điều 9 NghỊ định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 của Chính Phủ.

Trường hợp hoạt động giao nhận thầu xây dựng là hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng thì thời điểm lập hóa đơn được thực hiện theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 của Chính phủ.

Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm bị xử phạt theo quy định tại điểm a khoản 14 Điều 1 Nghị định số 310/2025/NĐ-CP ngày 02/12/2025 sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Câu trả lời phụ thuộc vào bản chất hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện. Theo khoản 2 và khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, xây dựng – lắp đặt và kinh doanh bất động sản được xác định theo các quy định tương ứng. Từ giải đáp của Thuế, Ginco xin tổng hợp lại như sau:

1. Thời điểm xuất hóa đơn của khoản thu tạm ứng trong giao thầu xây dựng như sau:

• Trường hợp cung cấp các dịch vụ trong xây dựng như ( tư vấn, khảo sát, giám sát, thiết kế..) thì khi nhận khoản tạm ứng để thực hiện hợp đồng , công ty sẽ phải xuất hoá đơn ngay tại thời điểm nhận khoản tạm ứng.
• Trường hợp thi công, lắp đặt công trình, thì khi nhận khoản tạm ứng, công ty chưa xuất hóa đơn mà khi có nghiệm thu, bàn giao hoàn thành công trình hoặc các hạng mục công trình mới phải xuất hóa đơn.
• Trường hợp giao nhận thầu xây dựng bao gồm cả dịch vụ ( thiết kế, tư vấn..) và thi công lắp đặt thì khi nhận khoản tạm ứng hợp đồng công ty phải xuất hóa đơn.
• Trường hợp công ty kinh doanh bất động sản, xây dựng công trình để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ thanh toán trong hợp đồng thì xuất hóa đơn theo ngày thu tiền hoặc thời điểm thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.

2. Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm:

• Phạt từ 500.000 đ – 1.500.000 đ : Đối với 1 hoá đơn
• Phạt từ 2.000.000 đ – 5.000.000 đ : Từ 2 đến 10 hoá đơn
• Phạt từ 5.000.000 đ – 15.000.000 đ : Từ 10 đến 20 hoá đơn
• Phạt từ 15.000.000 đ – 30.000.000 đ : Từ 20 đến 50 hóa đơn
• Phạt từ 30.000.000 đ – 50.000.000 đ : Từ 50 đến 100 hoá đơn
• Phạt từ 50.000.000 đ – 70.000.000 đ : Từ 100 hóa đơn trở lên

Thời hiệu xử phạt: Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP), thời hiệu xử phạt đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm là 02 năm kể từ ngày lập hóa đơn (ngày chấm dứt hành vi vi phạm)

Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp nhận tạm ứng 30% giá trị hợp đồng xây dựng.

Công ty A ký hợp đồng với chủ đầu tư. Giá trị hợp đồng là 2 tỷ đồng. Sau khi ký hợp đồng, Công ty A nhận tạm ứng 30%, tương đương 600 triệu đồng.

Nếu hợp đồng là hoạt động thi công xây dựng, khoản tiền nhận được chỉ là tiền tạm ứng và chưa có khối lượng xây dựng hoàn thành được nghiệm thu, doanh nghiệp cần xem xét thời điểm lập hóa đơn theo quy định dành cho hoạt động xây dựng, lắp đặt.

Ngược lại, nếu khoản tiền nhận được thuộc hoạt động cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kế thì thời điểm lập hóa đơn có thể được xác định theo quy định dành cho hoạt động cung cấp dịch vụ.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào tên gọi “tạm ứng” trên chứng từ để quyết định thời điểm lập hóa đơn.

Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ khoản tiền nhận được là tiền tạm ứng, tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng hay khoản thanh toán cho dịch vụ, khối lượng công việc đã thực hiện để xác định đúng thời điểm lập hóa đơn.

DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý

Để hạn chế rủi ro khi lập hóa đơn đối với khoản tạm ứng hợp đồng xây dựng, doanh nghiệp nên:

• Rà soát nội dung hợp đồng, phạm vi công việc và điều khoản thanh toán.
• Phân biệt hoạt động cung cấp dịch vụ với hoạt động thi công, xây dựng, lắp đặt.
• Xác định rõ bản chất khoản tiền nhận được và thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn.
• Lưu giữ hợp đồng, chứng từ thanh toán, hồ sơ nghiệm thu và các tài liệu liên quan.
• Đối chiếu quy định pháp luật hiện hành trước khi lập hóa đơn, đặc biệt đối với hợp đồng có nhiều loại hoạt động.

KẾT LUẬN

Không phải mọi khoản tiền tạm ứng hợp đồng xây dựng đều có cách xử lý hóa đơn giống nhau. Việc xác định đúng bản chất hoạt động, khoản tiền nhận được và thời điểm lập hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình kê khai, hạch toán và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Doanh nghiệp nên chủ động rà soát hợp đồng và quy trình lập hóa đơn để bảo đảm tuân thủ đúng quy định hiện hành.

GINCO – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong công tác kế toán, thuế và tuân thủ pháp luật.