Dịch vụ kiểm tra hóa đơn, chứng từ kế toán cho doanh nghiệp

Hóa đơn và chứng từ kế toán là nền tảng để doanh nghiệp kê khai thuế, hạch toán chi phí, ghi nhận doanh thu và lập báo cáo tài chính. Nếu hóa đơn sai, hợp đồng thiếu, thanh toán không khớp hoặc chứng từ lưu không đầy đủ, doanh nghiệp rất dễ gặp rủi ro khi quyết toán thuế hoặc kiểm tra sổ sách cuối năm.

Dịch vụ kiểm tra hóa đơn, chứng từ kế toán là gì?

Dịch vụ kiểm tra hóa đơn, chứng từ kế toán là dịch vụ rà soát lại toàn bộ hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, sao kê ngân hàng, phiếu thu chi, bảng lương, hồ sơ công nợ và các tài liệu liên quan đến sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

Mục tiêu của dịch vụ này không chỉ là xem hóa đơn có đủ hay không. Quan trọng hơn là kiểm tra hóa đơn có đúng thông tin không, có phản ánh đúng giao dịch không, có đủ hồ sơ đi kèm không, đã được kê khai đúng chưa, đã hạch toán đúng chưa và có rủi ro gì khi cơ quan thuế kiểm tra không.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ thường chỉ gửi hóa đơn cho kế toán theo tháng hoặc theo quý, nhưng chưa kiểm tra kỹ phần chứng từ phía sau. Ví dụ có hóa đơn dịch vụ nhưng thiếu hợp đồng, có hóa đơn mua hàng nhưng thiếu phiếu nhập kho, có hóa đơn đầu ra nhưng chưa có nghiệm thu, có thanh toán qua ngân hàng nhưng công nợ chưa cấn trừ, có chi phí bằng tài khoản cá nhân nhưng chưa giải trình với kế toán.

Những lỗi này nếu phát hiện sớm thì xử lý khá nhẹ. Nhưng nếu để đến cuối năm, khi lập báo cáo tài chính hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp sẽ rất bị động. Lúc đó, việc tìm lại hợp đồng, hỏi lại nhà cung cấp, xin lại nghiệm thu hoặc đối chiếu công nợ sẽ mất nhiều thời gian hơn.

Vì sao doanh nghiệp nên kiểm tra hóa đơn, chứng từ định kỳ?

Doanh nghiệp nên kiểm tra hóa đơn, chứng từ kế toán định kỳ vì đây là cách phòng rủi ro hiệu quả nhất. Một bộ chứng từ đầy đủ giúp kế toán hạch toán đúng, kê khai đúng và lập báo cáo tài chính rõ ràng hơn. Ngược lại, chứng từ thiếu hoặc sai có thể làm sai thuế, sai chi phí, sai công nợ và sai lợi nhuận.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có nghĩa vụ lập và giao hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng; đồng thời quản lý việc sử dụng hóa đơn theo quy định. Vì vậy, hóa đơn không chỉ là giấy tờ nội bộ, mà là chứng từ quan trọng trong quan hệ mua bán và quản lý thuế.

Việc kiểm tra định kỳ giúp doanh nghiệp:

– Phát hiện hóa đơn sai tên công ty, sai mã số thuế, sai địa chỉ.
– Phát hiện hóa đơn sai ngày, sai nội dung, sai thuế suất, sai số tiền.
– Kiểm tra hóa đơn đầu vào có đủ hồ sơ chi phí đi kèm không.
– Kiểm tra hóa đơn đầu ra có khớp doanh thu, hợp đồng, nghiệm thu không.
– Đối chiếu hóa đơn với sao kê ngân hàng và công nợ.
– Hạn chế bỏ sót hóa đơn khi kê khai thuế.
– Hạn chế chi phí bị thiếu căn cứ khi quyết toán.
– Giúp báo cáo tài chính cuối năm phản ánh đúng hơn.

Với doanh nghiệp nhỏ, kiểm tra định kỳ càng cần thiết vì hồ sơ thường nằm rải rác ở nhiều nơi: email, Zalo, phần mềm hóa đơn, máy tính của chủ doanh nghiệp, tài khoản ngân hàng, nhân viên bán hàng hoặc bộ phận mua hàng. Nếu không có người gom và rà soát đều, chứng từ rất dễ thất lạc.

Khi nào doanh nghiệp cần dịch vụ kiểm tra hóa đơn, chứng từ?

Không phải đợi đến khi cơ quan thuế kiểm tra mới cần rà soát chứng từ. Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra trong nhiều thời điểm khác nhau.

Trước khi kê khai thuế định kỳ

Trước mỗi kỳ kê khai thuế, kế toán nên kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra. Hóa đơn nào sai thông tin, hóa đơn nào chưa đủ hồ sơ, hóa đơn nào cần điều chỉnh, hóa đơn nào chưa thanh toán hoặc chưa rõ bản chất giao dịch cần được ghi chú ngay.

Nếu đợi sau khi kê khai mới phát hiện sai, doanh nghiệp có thể phải kiểm tra lại tờ khai, lập hồ sơ bổ sung hoặc điều chỉnh sổ sách. Làm trước kỳ kê khai sẽ nhẹ hơn rất nhiều.

Trước khi lập báo cáo tài chính cuối năm

Cuối năm là thời điểm cần rà soát toàn bộ chứng từ. Hóa đơn và chứng từ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, chi phí, thuế, công nợ, tài sản, hàng tồn kho và lợi nhuận. Nếu hồ sơ không đủ, báo cáo tài chính rất dễ bị sai hoặc thiếu căn cứ.

Doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi khóa sổ, không nên chờ báo cáo đã lập xong mới phát hiện thiếu hợp đồng, thiếu nghiệm thu hoặc thiếu chứng từ thanh toán.

Khi công ty đổi kế toán hoặc đổi dịch vụ kế toán

Khi thay kế toán, doanh nghiệp nên kiểm tra lại hóa đơn và chứng từ trước khi bàn giao. Nếu không, kế toán mới có thể tiếp tục số liệu cũ chưa đúng, khiến lỗi kéo dài sang nhiều kỳ.

Cần kiểm tra các phần đã kê khai, phần chưa kê khai, hóa đơn sai đang chờ xử lý, công nợ còn treo, chi phí thiếu hồ sơ và chứng từ ngân hàng chưa đối chiếu.

Khi doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán hoặc kiểm tra thuế

Trước khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp cần rà soát kỹ hóa đơn và chứng từ. Đây là nhóm hồ sơ thường được xem xét nhiều vì liên quan đến doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.

Những hóa đơn giá trị lớn, hóa đơn dịch vụ, hóa đơn quảng cáo, hóa đơn thuê ngoài, hóa đơn mua hàng số lượng lớn hoặc hóa đơn phát sinh cuối năm nên được kiểm tra kỹ hơn.

Khi doanh nghiệp thấy số liệu có dấu hiệu bất thường

Nếu báo cáo có doanh thu lệch hóa đơn, chi phí tăng bất thường, công nợ treo lâu, ngân hàng không khớp sao kê, tiền mặt âm hoặc thuế trên sổ không khớp tờ khai, doanh nghiệp nên kiểm tra lại chứng từ ngay.

Dịch vụ kiểm tra hóa đơn đầu vào gồm những gì?

Hóa đơn đầu vào là hóa đơn doanh nghiệp nhận khi mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ hoặc phát sinh chi phí. Đây là căn cứ quan trọng để ghi nhận chi phí, thuế giá trị gia tăng đầu vào, công nợ nhà cung cấp, tài sản, công cụ dụng cụ hoặc hàng tồn kho.

Kiểm tra thông tin trên hóa đơn

Cần kiểm tra:

– Tên công ty người mua.
– Mã số thuế người mua.
– Địa chỉ nếu thể hiện trên hóa đơn.
– Tên nhà cung cấp.
– Mã số thuế nhà cung cấp.
– Ngày hóa đơn.
– Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.
– Nội dung hàng hóa, dịch vụ.
– Số lượng, đơn giá, thành tiền.
– Thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.

Chỉ cần sai mã số thuế hoặc sai nội dung quan trọng, hóa đơn có thể cần xử lý lại. Nếu hóa đơn sai nhưng vẫn đưa vào kê khai, hạch toán, sau này doanh nghiệp sẽ phải giải trình nhiều hơn.

Kiểm tra hóa đơn có phục vụ hoạt động kinh doanh không

Không phải hóa đơn nào đứng tên công ty cũng tự động là chi phí hợp lý. Kế toán cần xem khoản chi đó có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không.

Ví dụ, công ty thiết kế website có hóa đơn phần mềm, quảng cáo, thuê nhân sự, máy tính, văn phòng là khá phù hợp. Nhưng nếu có hóa đơn mua đồ dùng cá nhân, chi phí không rõ mục đích hoặc hàng hóa không liên quan ngành nghề hoạt động, cần kiểm tra kỹ trước khi ghi nhận.

Kiểm tra chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào cần có chứng từ đi kèm tùy từng loại giao dịch. Một số hồ sơ thường cần gồm:

– Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng dịch vụ.
– Báo giá, đơn đặt hàng.
– Biên bản giao nhận hàng hóa.
– Phiếu nhập kho nếu có hàng hóa.
– Biên bản nghiệm thu dịch vụ.
– Biên bản thanh lý hợp đồng nếu có.
– Chứng từ thanh toán.
– Tài liệu bàn giao sản phẩm, kết quả dịch vụ nếu cần.

Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu hóa đơn mà không lưu hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán. Đến khi cần giải trình chi phí, hồ sơ bị yếu. Dịch vụ kiểm tra chứng từ sẽ giúp phát hiện các khoản thiếu hồ sơ này để doanh nghiệp bổ sung sớm.

Dịch vụ kiểm tra hóa đơn đầu ra gồm những gì?

Hóa đơn đầu ra là hóa đơn doanh nghiệp lập cho khách hàng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hoàn thành nghĩa vụ theo giao dịch. Hóa đơn đầu ra liên quan trực tiếp đến doanh thu, thuế đầu ra và công nợ phải thu.

Đối chiếu hóa đơn đầu ra với doanh thu

Kế toán cần kiểm tra doanh thu trên hóa đơn đầu ra có khớp với sổ doanh thu, tờ khai thuế và báo cáo tài chính không. Nếu hóa đơn đã xuất nhưng chưa hạch toán doanh thu, hoặc doanh thu đã ghi nhận nhưng hóa đơn chưa xuất đúng, cần rà lại ngay.

Cần đối chiếu:

– Danh sách hóa đơn đầu ra.
– Sổ doanh thu.
– Tờ khai thuế giá trị gia tăng.
– Hợp đồng với khách hàng.
– Biên bản nghiệm thu, giao hàng, bàn giao.
– Chứng từ khách hàng thanh toán.
– Công nợ phải thu cuối kỳ.

Kiểm tra thông tin khách hàng

Hóa đơn đầu ra cần đúng thông tin khách hàng. Lỗi thường gặp gồm sai tên công ty, sai mã số thuế, sai địa chỉ, sai email nhận hóa đơn hoặc xuất nhầm cho công ty khác trong cùng hệ thống.

Sai tên hoặc địa chỉ nhưng đúng mã số thuế có thể xử lý khác với sai mã số thuế. Vì vậy, kế toán cần phân loại lỗi trước khi tư vấn hướng xử lý.

Kiểm tra thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn là điểm rất quan trọng. Doanh nghiệp không nên xuất hóa đơn chỉ theo yêu cầu thanh toán của khách mà bỏ qua thời điểm giao hàng, nghiệm thu hoặc hoàn thành dịch vụ.

Lỗi sai thời điểm lập hóa đơn có thể làm lệch kỳ kê khai thuế, lệch doanh thu và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Do đó, hóa đơn đầu ra cần được kiểm tra cùng với hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận và thanh toán.

Kiểm tra chứng từ thanh toán và sao kê ngân hàng

Hóa đơn chỉ là một phần của bộ hồ sơ. Chứng từ thanh toán và sao kê ngân hàng giúp chứng minh dòng tiền của giao dịch. Nếu hóa đơn có nhưng thanh toán không rõ, công nợ rất dễ bị lệch.

Đối với hóa đơn đầu vào

Cần kiểm tra doanh nghiệp đã thanh toán cho nhà cung cấp chưa, thanh toán bằng tài khoản công ty hay tài khoản cá nhân, có chứng từ chuyển khoản không, có khoản nào trả bằng tiền mặt không và công nợ còn lại bao nhiêu.

Các lỗi thường gặp:

– Đã thanh toán nhưng sổ vẫn treo công nợ.
– Thanh toán bằng tài khoản cá nhân nhưng không báo kế toán.
– Chuyển khoản sai nội dung, khó đối chiếu hóa đơn.
– Thanh toán nhiều hóa đơn trong một lần nhưng không có bảng đối chiếu.
– Có khoản ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận hóa đơn.

Đối với hóa đơn đầu ra

Cần kiểm tra khách hàng đã thanh toán chưa, thanh toán cho hóa đơn nào, có thanh toán thừa hoặc thiếu không, có khoản đặt cọc hoặc ứng trước không và công nợ còn lại bao nhiêu.

Các lỗi thường gặp:

– Khách đã trả tiền nhưng công nợ vẫn treo.
– Khách chuyển tiền nhưng kế toán chưa xác định được hóa đơn liên quan.
– Tiền khách chuyển bị ghi nhầm là doanh thu mới thay vì thanh toán công nợ cũ.
– Khách đặt cọc nhưng kế toán ghi nhận sai bản chất.
– Công nợ phải thu cuối năm không khớp với thực tế.

Đối chiếu ngân hàng với hóa đơn và công nợ là bước rất quan trọng. Nếu bỏ qua, báo cáo tài chính cuối năm có thể sai ở nhiều chỉ tiêu.

Kiểm tra hợp đồng, nghiệm thu và hồ sơ giao dịch

Với nhiều khoản doanh thu, chi phí, hóa đơn không đủ để giải thích toàn bộ giao dịch. Cần có hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận, thanh lý hoặc tài liệu bàn giao đi kèm.

Hợp đồng

Hợp đồng giúp xác định bên mua, bên bán, nội dung giao dịch, giá trị, thời hạn thanh toán, quyền và nghĩa vụ của các bên. Nếu hóa đơn có giá trị lớn nhưng không có hợp đồng, hồ sơ kế toán sẽ yếu hơn.

Khi kiểm tra hợp đồng, cần xem:

– Tên các bên có đúng không.
– Mã số thuế, địa chỉ có khớp hóa đơn không.
– Nội dung hợp đồng có khớp nội dung hóa đơn không.
– Giá trị hợp đồng có khớp hóa đơn không.
– Điều khoản thanh toán có khớp chứng từ ngân hàng không.
– Có phụ lục điều chỉnh giá trị hoặc khối lượng không.

Nghiệm thu, bàn giao, thanh lý

Với dịch vụ, thi công, tư vấn, thiết kế, marketing, xây dựng hoặc các giao dịch cần xác nhận hoàn thành, biên bản nghiệm thu rất quan trọng. Nó chứng minh dịch vụ đã hoàn thành, hàng hóa đã giao hoặc công việc đã được bên mua chấp nhận.

Cần kiểm tra:

– Có biên bản nghiệm thu không.
– Ngày nghiệm thu có phù hợp ngày hóa đơn không.
– Nội dung nghiệm thu có khớp hợp đồng và hóa đơn không.
– Giá trị nghiệm thu có khớp giá trị xuất hóa đơn không.
– Có biên bản thanh lý hợp đồng nếu cần không.

Nhiều doanh nghiệp có hóa đơn nhưng thiếu nghiệm thu, đặc biệt ở dịch vụ marketing, thiết kế website, tư vấn, thi công, sửa chữa. Đây là nhóm nên rà soát kỹ.

Kiểm tra chứng từ lương và chi phí nhân sự

Ngoài hóa đơn mua bán, chứng từ kế toán còn bao gồm hồ sơ lương và chi phí nhân sự. Với doanh nghiệp có nhân viên, cộng tác viên, hoa hồng hoặc thuê cá nhân bên ngoài, phần này cần kiểm tra kỹ.

Hồ sơ lương nên có:

– Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc.
– Hồ sơ thông tin cá nhân.
– Mã số thuế cá nhân nếu có.
– Bảng chấm công hoặc căn cứ tính lương.
– Bảng lương từng tháng.
– Chứng từ thanh toán lương.
– Hồ sơ giảm trừ gia cảnh nếu có.
– Tờ khai thuế thu nhập cá nhân nếu phát sinh nghĩa vụ.
– Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân nếu có.

Lỗi thường gặp là doanh nghiệp trả lương đều nhưng thiếu bảng lương, thiếu hợp đồng, thiếu chứng từ thanh toán hoặc không theo dõi thuế thu nhập cá nhân. Nếu không kiểm tra sớm, chi phí lương cuối năm có thể khó giải trình.

Kiểm tra chứng từ tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho

Doanh nghiệp mua máy móc, thiết bị, xe, máy tính, phần mềm, bàn ghế, công cụ làm việc hoặc hàng hóa cần có hồ sơ theo dõi riêng. Nếu chỉ lưu hóa đơn mà không phân loại đúng, báo cáo tài chính có thể sai chi phí, tài sản, hàng tồn kho hoặc giá vốn.

Tài sản và công cụ dụng cụ

Cần kiểm tra:

– Hóa đơn mua tài sản, công cụ.
– Hợp đồng mua bán nếu có.
– Chứng từ thanh toán.
– Biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng.
– Bảng khấu hao tài sản cố định.
– Bảng phân bổ công cụ dụng cụ.
– Tài sản đã thanh lý, bán, hư hỏng hoặc không còn sử dụng.

Lỗi thường gặp là mua tài sản nhưng đưa hết vào chi phí một lần, hoặc tài sản đã không còn sử dụng nhưng vẫn tiếp tục nằm trên sổ. Việc kiểm tra chứng từ tài sản giúp phân loại chi phí đúng hơn.

Hàng tồn kho

Với doanh nghiệp thương mại, sản xuất, xây dựng hoặc bán lẻ, cần kiểm tra hóa đơn mua hàng cùng phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng nhập xuất tồn và biên bản kiểm kê.

Nếu hóa đơn mua hàng có nhưng không nhập kho, hoặc bán hàng có hóa đơn đầu ra nhưng không xuất kho, giá vốn và tồn kho có thể sai. Đây là lỗi ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.

Những rủi ro nếu không kiểm tra hóa đơn, chứng từ

Nếu doanh nghiệp không kiểm tra hóa đơn, chứng từ định kỳ, các lỗi nhỏ có thể tích tụ thành rủi ro lớn cuối năm.

Một số rủi ro thường gặp:

– Hóa đơn đầu vào sai thông tin nhưng vẫn kê khai.
– Hóa đơn đầu ra sai nhưng không xử lý.
– Chi phí thiếu hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán.
– Doanh thu không khớp hóa đơn.
– Công nợ khách hàng, nhà cung cấp bị lệch.
– Ngân hàng không khớp sao kê.
– Chi phí lương thiếu hồ sơ.
– Tài sản, công cụ dụng cụ phân loại sai.
– Hàng tồn kho không có kiểm kê.
– Báo cáo tài chính thiếu căn cứ.
– Khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp phải giải trình gấp.

Điều đáng nói là nhiều rủi ro này có thể phòng tránh nếu kiểm tra chứng từ đều hằng tháng. Đừng để cuối năm mới gom hồ sơ, vì lúc đó người bán có thể đã khó liên hệ, nhân viên cũ đã nghỉ, file bị mất hoặc thông tin giao dịch không còn nhớ rõ.

Quy trình dịch vụ kiểm tra hóa đơn, chứng từ kế toán

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ từ doanh nghiệp

Đơn vị kế toán tiếp nhận hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, hợp đồng, nghiệm thu, sao kê ngân hàng, bảng lương, công nợ, tài sản, kho và các hồ sơ liên quan. Nếu hồ sơ đang rải rác, bước đầu tiên là phân loại lại theo tháng, theo nhóm chứng từ.

Bước 2: Kiểm tra thông tin hóa đơn

Kiểm tra tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, ngày hóa đơn, nội dung hàng hóa dịch vụ, giá trị, thuế suất, trạng thái hóa đơn, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn bị sai sót.

Bước 3: Đối chiếu hóa đơn với chứng từ đi kèm

Hóa đơn được đối chiếu với hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận, thanh toán, công nợ, kho và tài sản nếu liên quan. Mục tiêu là xem hóa đơn có đủ hồ sơ để hạch toán và giải trình không.

Bước 4: Đối chiếu với tờ khai thuế và sổ kế toán

Kiểm tra hóa đơn đã được kê khai chưa, kê khai đúng kỳ chưa, đã hạch toán vào sổ chưa, có bị trùng, thiếu hoặc lệch số liệu không. Nếu có hóa đơn sai đã kê khai, cần đánh giá ảnh hưởng đến hồ sơ thuế.

Bước 5: Lập danh sách lỗi và hồ sơ còn thiếu

Sau khi kiểm tra, doanh nghiệp cần nhận được danh sách rõ ràng: hóa đơn nào sai, chứng từ nào thiếu, khoản chi nào cần bổ sung hợp đồng, khoản nào thiếu thanh toán, công nợ nào cần đối chiếu, hóa đơn nào cần xử lý điều chỉnh hoặc thay thế.

Bước 6: Tư vấn hướng xử lý

Tùy từng lỗi, kế toán tư vấn hướng xử lý: bổ sung hồ sơ, yêu cầu nhà cung cấp xử lý hóa đơn, lập hóa đơn điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh sổ kế toán, cập nhật công nợ hoặc kiểm tra lại tờ khai thuế.

Dịch vụ kiểm tra hóa đơn, chứng từ kế toán tại GINCO

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO cung cấp dịch vụ kiểm tra hóa đơn, chứng từ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, công ty mới thành lập, công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp nhiều hóa đơn, doanh nghiệp đổi kế toán hoặc công ty cần rà soát hồ sơ trước khi quyết toán thuế, lập báo cáo tài chính.

Thông tin liên hệ:

– CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO
– Địa chỉ: Phòng 10 Tầng Lửng, 911 – 917 Nguyễn Trãi, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
– Điện thoại: 0987.192.097
– Mã số thuế: 0319597729
– Email: contact@ketoanginco.vn
– Website: https://ketoanginco.vn/

GINCO hỗ trợ kiểm tra hóa đơn, chứng từ theo hướng thực tế và dễ hiểu. Không chỉ kiểm tra hóa đơn đúng hay sai, GINCO còn rà xem hóa đơn có đủ hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán, công nợ và hồ sơ kế toán đi kèm không. Sau khi kiểm tra, doanh nghiệp sẽ biết phần nào ổn, phần nào còn thiếu và cần xử lý trước khi nộp báo cáo hoặc giải trình.

Các hạng mục GINCO có thể hỗ trợ

Tùy tình trạng hồ sơ, GINCO có thể hỗ trợ:

– Kiểm tra hóa đơn đầu vào.
– Kiểm tra hóa đơn đầu ra.
– Rà soát hóa đơn sai tên, sai mã số thuế, sai ngày, sai nội dung.
– Kiểm tra hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế.
– Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận.
– Đối chiếu hóa đơn với chứng từ thanh toán, sao kê ngân hàng.
– Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả liên quan đến hóa đơn.
– Rà soát chứng từ lương, nhân sự, thuế thu nhập cá nhân.
– Kiểm tra chứng từ tài sản, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho.
– Đối chiếu hóa đơn với tờ khai thuế và sổ kế toán.
– Lập danh sách chứng từ còn thiếu.
– Tư vấn hướng bổ sung hoặc xử lý hóa đơn sai.

Với doanh nghiệp chưa có quy trình lưu chứng từ, GINCO cũng có thể hướng dẫn cách phân loại hồ sơ theo tháng, theo loại chứng từ để cuối năm làm báo cáo tài chính nhẹ hơn.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi sử dụng dịch vụ?

Để việc kiểm tra hóa đơn, chứng từ hiệu quả, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ càng đầy đủ càng tốt. Nếu chưa đủ, có thể gửi trước phần đang có để kế toán kiểm tra và lập danh sách bổ sung.

Hồ sơ nên chuẩn bị:

– Hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra.
– File XML và PDF hóa đơn nếu có.
– Hợp đồng bán hàng, hợp đồng mua hàng, hợp đồng dịch vụ.
– Báo giá, đơn đặt hàng, phụ lục hợp đồng.
– Biên bản giao nhận hàng hóa.
– Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nếu có.
– Biên bản nghiệm thu dịch vụ, nghiệm thu khối lượng.
– Biên bản thanh lý hợp đồng nếu có.
– Sao kê ngân hàng.
– Chứng từ thanh toán.
– Bảng công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
– Bảng lương, hồ sơ nhân sự.
– Hồ sơ tài sản, công cụ dụng cụ.
– Bảng nhập xuất tồn, kiểm kê kho nếu có.
– Tờ khai thuế đã nộp.
– Các thông báo từ cơ quan thuế nếu có.

Chủ doanh nghiệp cũng nên cung cấp thông tin thực tế về các giao dịch đặc biệt. Ví dụ khách đặt cọc, khách thanh toán trước, giao hàng nhiều đợt, nhà cung cấp xuất hóa đơn trễ, thanh toán bằng tài khoản cá nhân, có hóa đơn đang chờ xử lý hoặc có khoản chi chưa lấy được hóa đơn.

Lời khuyên để quản lý hóa đơn, chứng từ tốt hơn

Doanh nghiệp nên xem quản lý hóa đơn, chứng từ là việc làm đều hằng tháng, không phải việc dồn cuối năm. Mỗi tháng chỉ cần kiểm tra một lần, hồ sơ sẽ gọn hơn rất nhiều.

Một số thói quen nên duy trì:

– Lưu hóa đơn đầu vào, đầu ra theo từng tháng.
– Lưu cả file XML và PDF của hóa đơn điện tử.
– Mỗi hóa đơn giá trị lớn nên có hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán đi kèm.
– Tải sao kê ngân hàng hằng tháng.
– Đối chiếu công nợ khách hàng, nhà cung cấp định kỳ.
– Kiểm tra hóa đơn đầu vào ngay khi nhận.
– Kiểm tra thông tin khách hàng trước khi xuất hóa đơn đầu ra.
– Không để nhân viên tự xuất hóa đơn lớn khi chưa có kế toán kiểm tra.
– Lập danh sách hóa đơn sai hoặc thiếu hồ sơ để theo dõi.
– Hỏi kế toán trước khi xử lý hóa đơn sai.

Làm tốt những việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian cuối năm, đồng thời giảm rủi ro khi quyết toán thuế.

Kết luận

Dịch vụ kiểm tra hóa đơn, chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp rà soát hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, hợp đồng, nghiệm thu, chứng từ thanh toán, sao kê ngân hàng, công nợ, lương, tài sản và hàng tồn kho. Đây là bước quan trọng để hạn chế sai sót khi kê khai thuế, hạch toán sổ sách và lập báo cáo tài chính.

Doanh nghiệp nên kiểm tra hóa đơn, chứng từ định kỳ, đặc biệt trước kỳ kê khai thuế, trước khi lập báo cáo tài chính, khi đổi kế toán hoặc trước khi cơ quan thuế kiểm tra. Phát hiện lỗi sớm giúp xử lý nhẹ hơn, tránh bị dồn hồ sơ vào cuối năm.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần kiểm tra hóa đơn, chứng từ kế toán, CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ, phát hiện chứng từ còn thiếu và tư vấn hướng xử lý phù hợp. Liên hệ 0987.192.097 hoặc email contact@ketoanginco.vn để được tư vấn theo tình trạng thực tế.