Vì Sao Công Ty Nhỏ Nên Thuê Kế Toán Dịch Vụ Thay Vì Tuyển Nội Bộ?

Công ty nhỏ thường phải tính rất kỹ từng khoản chi. Tuyển một kế toán nội bộ nghe có vẻ chủ động, nhưng chưa chắc là lựa chọn phù hợp khi doanh thu còn ít, chứng từ chưa nhiều và bộ máy chưa ổn định. Trong nhiều trường hợp, thuê kế toán dịch vụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn, gọn hơn và ít rủi ro hơn.

Góc nhìn thực tế của công ty nhỏ khi xử lý kế toán

Khi mới mở công ty hoặc vận hành ở quy mô nhỏ, chủ doanh nghiệp thường kiêm rất nhiều việc. Vừa tìm khách, chăm khách, quản lý nhân sự, lo dòng tiền, làm sản phẩm, xử lý đơn hàng, lại vừa phải quan tâm đến hóa đơn, thuế, chứng từ và sổ sách. Nếu không có người phụ trách kế toán rõ ràng, mọi thứ rất dễ bị dồn lại.

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ đơn giản rằng kế toán chỉ cần nhập hóa đơn, cuối quý nộp báo cáo thuế, cuối năm làm báo cáo tài chính. Nhưng thực tế, kế toán liên quan đến nhiều việc hơn: kiểm tra hóa đơn đầu vào, xuất hóa đơn đầu ra, theo dõi công nợ, lưu hợp đồng, kiểm tra chi phí hợp lý, hạch toán sổ sách, tính lương, theo dõi thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và chuẩn bị hồ sơ khi cơ quan thuế cần giải trình.

Với công ty lớn, việc tuyển phòng kế toán riêng là bình thường. Nhưng với công ty nhỏ, số lượng chứng từ mỗi tháng chưa nhiều, doanh thu chưa ổn định, ngân sách còn hạn chế, tuyển kế toán nội bộ toàn thời gian đôi khi tạo thêm gánh nặng. Không phải vì kế toán nội bộ không tốt, mà vì mô hình này chưa chắc phù hợp với giai đoạn hiện tại của doanh nghiệp.

Do đó, thuê kế toán dịch vụ là lựa chọn được nhiều công ty nhỏ cân nhắc. Doanh nghiệp vẫn có người theo dõi hồ sơ, nhắc hạn, kê khai thuế, lập sổ sách và tư vấn chứng từ, nhưng không phải gánh toàn bộ chi phí của một nhân sự cố định.

Chi phí tuyển kế toán nội bộ không chỉ là tiền lương

Lương cố định hằng tháng

Khi tuyển một kế toán nội bộ, khoản đầu tiên doanh nghiệp nhìn thấy là tiền lương. Nhưng đây mới chỉ là phần dễ thấy nhất. Tùy kinh nghiệm, mức lương của kế toán có thể chênh lệch khá lớn. Kế toán mới ra trường có thể chi phí thấp hơn, nhưng cần người hướng dẫn. Kế toán có kinh nghiệm thì chi phí cao hơn, nhưng chưa chắc công ty nhỏ đã dùng hết năng lực của họ mỗi ngày.

Nếu doanh nghiệp chỉ có vài chục hóa đơn mỗi tháng, chưa có nhiều nghiệp vụ phức tạp, việc trả lương toàn thời gian cho một kế toán nội bộ có thể chưa tối ưu. Có những ngày kế toán rất bận, nhất là gần kỳ kê khai thuế hoặc cuối năm. Nhưng cũng có nhiều ngày khối lượng công việc ít, trong khi doanh nghiệp vẫn phải trả đủ lương.

Với công ty nhỏ, bài toán không phải là “có cần kế toán hay không”, mà là “cần kế toán theo hình thức nào để vừa đủ, đúng và tiết kiệm”.

Chi phí bảo hiểm, phúc lợi và quản lý nhân sự

Ngoài lương, doanh nghiệp còn phải tính đến bảo hiểm, phúc lợi, ngày nghỉ, thưởng, phụ cấp, thiết bị làm việc và thời gian quản lý nhân sự. Một nhân sự nội bộ không chỉ phát sinh chi phí trực tiếp, mà còn cần người theo dõi hiệu quả công việc.

Chủ doanh nghiệp nhỏ đôi khi không có chuyên môn kế toán, nên rất khó đánh giá nhân sự kế toán đang làm đúng hay sai. Thấy kế toán nộp tờ khai đúng hạn thì nghĩ là ổn, nhưng chưa chắc sổ sách đã sạch. Thấy báo cáo có số liệu thì nghĩ là xong, nhưng chưa chắc chi phí đã đủ hồ sơ. Đến khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc cuối năm cần rà soát, lỗi mới lộ ra.

Đây là điểm khiến nhiều công ty nhỏ rơi vào tình trạng “có kế toán nhưng vẫn lo”. Tuyển được người là một chuyện, kiểm soát chất lượng công việc kế toán lại là chuyện khác.

Chi phí thay người khi kế toán nghỉ việc

Một rủi ro lớn của kế toán nội bộ là phụ thuộc vào một người. Nếu kế toán nghỉ ngang, nghỉ sinh, chuyển việc hoặc bàn giao không đầy đủ, doanh nghiệp có thể bị gián đoạn hồ sơ. Người mới vào phải rà lại dữ liệu cũ, hỏi lại chứng từ, kiểm tra các tờ khai đã nộp, đối chiếu hóa đơn, xem lại sổ sách và xử lý những phần chưa rõ.

Với công ty nhỏ, chỉ cần một giai đoạn bàn giao lộn xộn là chủ doanh nghiệp đã mất rất nhiều thời gian. Có trường hợp khi kế toán nghỉ mới phát hiện hóa đơn chưa tải đủ, chứng từ chưa lưu, sổ sách chưa cập nhật, công nợ không khớp hoặc hồ sơ thuế nằm rải rác trong máy cá nhân của nhân viên cũ.

Thuê kế toán dịch vụ giúp giảm rủi ro này vì hồ sơ thường được xử lý theo quy trình của đơn vị cung cấp dịch vụ. Khi có người phụ trách thay đổi, đơn vị dịch vụ vẫn phải đảm bảo công việc tiếp tục, không để doanh nghiệp bị bỏ trống.

Kế toán dịch vụ phù hợp với công ty nhỏ ở điểm nào?

Chi phí linh hoạt hơn

Điểm dễ thấy nhất của kế toán dịch vụ là chi phí thường linh hoạt hơn tuyển nhân sự toàn thời gian. Doanh nghiệp có thể chọn gói phù hợp với quy mô, số lượng hóa đơn, lĩnh vực hoạt động và mức độ phát sinh nghiệp vụ.

Công ty mới thành lập, công ty ít hóa đơn, công ty chưa có nhiều nhân sự hoặc doanh nghiệp đang trong giai đoạn thử thị trường thường không cần một kế toán ngồi cố định mỗi ngày. Họ cần một người hoặc một đội ngũ theo dõi đúng hạn, xử lý đúng hồ sơ và tư vấn khi có phát sinh.

Thuê dịch vụ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng trả chi phí cao cho khối lượng việc chưa nhiều. Khi công ty phát triển hơn, số lượng chứng từ tăng, doanh nghiệp có thể nâng gói dịch vụ hoặc cân nhắc tuyển kế toán nội bộ sau. Cách làm này mềm hơn, phù hợp hơn với dòng tiền của doanh nghiệp nhỏ.

Có đội ngũ hỗ trợ thay vì chỉ một người

Một kế toán nội bộ thường làm việc một mình, nhất là ở công ty nhỏ. Nếu gặp nghiệp vụ khó, người đó phải tự xử lý hoặc tự hỏi bên ngoài. Trong khi đó, đơn vị kế toán dịch vụ thường có nhiều người cùng xử lý hồ sơ, có người phụ trách kê khai, người rà soát, người theo dõi báo cáo tài chính, người tư vấn thuế hoặc người kiểm tra chứng từ.

Điều này không có nghĩa dịch vụ nào cũng tốt, nhưng nếu chọn đúng đơn vị có quy trình, doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi từ kinh nghiệm xử lý nhiều loại hồ sơ. Một công ty nhỏ có thể chưa từng gặp lỗi hóa đơn, chưa từng quyết toán thuế, chưa từng điều chỉnh sổ sách. Nhưng đơn vị kế toán dịch vụ đã gặp nhiều trường hợp tương tự ở các khách hàng khác, nên thường nhận ra rủi ro sớm hơn.

Kinh nghiệm thực tế rất quan trọng trong nghề kế toán. Có những lỗi trên giấy nhìn không lớn, nhưng khi vào hồ sơ thuế lại gây phiền. Có những khoản chi tưởng hợp lý, nhưng thiếu chứng từ đi kèm. Có những hóa đơn nhìn bình thường, nhưng nội dung không khớp với hợp đồng. Người làm nhiều hồ sơ sẽ nhạy hơn với các điểm này.

Không bị gián đoạn khi có người nghỉ

Với kế toán dịch vụ, doanh nghiệp không phải quá lo chuyện một nhân sự nghỉ việc thì toàn bộ hồ sơ bị đứng lại. Đơn vị dịch vụ có trách nhiệm duy trì công việc theo hợp đồng. Nếu người phụ trách trực tiếp thay đổi, hồ sơ vẫn phải được bàn giao nội bộ và tiếp tục xử lý.

Đây là lợi thế rõ ràng với công ty nhỏ. Chủ doanh nghiệp không phải tuyển gấp, phỏng vấn gấp, kiểm tra năng lực kế toán mới hoặc tự đi tìm lại mật khẩu, tờ khai, hóa đơn, báo cáo cũ. Sự ổn định này giúp doanh nghiệp yên tâm hơn, nhất là vào những thời điểm nhạy cảm như cuối quý, cuối năm hoặc khi có thông báo từ cơ quan thuế.

Những công việc kế toán dịch vụ có thể hỗ trợ cho công ty nhỏ

Kế toán dịch vụ không chỉ là nộp tờ khai thuế. Nếu làm đúng, dịch vụ này có thể hỗ trợ khá nhiều phần việc mà công ty nhỏ thường thiếu người làm.

Theo dõi và kê khai thuế định kỳ

Doanh nghiệp cần nộp các hồ sơ thuế theo kỳ phù hợp với tình trạng hoạt động. Kế toán dịch vụ sẽ theo dõi thời hạn, chuẩn bị tờ khai, kiểm tra số liệu và hỗ trợ nộp hồ sơ. Việc này giúp chủ doanh nghiệp tránh quên hạn, nhất là khi đang bận vận hành kinh doanh.

Các nội dung thường được theo dõi gồm:

– Thuế giá trị gia tăng.
– Thuế thu nhập cá nhân nếu có phát sinh chi trả thu nhập.
– Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính và quyết toán cuối năm.
– Lệ phí môn bài nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
– Báo cáo tài chính cuối năm và các phụ lục liên quan.

Theo Luật Quản lý thuế, người nộp thuế có trách nhiệm khai chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ đúng quy định. Vì vậy, dù thuê dịch vụ bên ngoài, chủ doanh nghiệp vẫn nên nắm tình hình và yêu cầu đơn vị kế toán báo cáo rõ các hồ sơ đã nộp.

Kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra

Hóa đơn là phần công ty nhỏ rất dễ sai. Sai tên công ty, sai mã số thuế, sai địa chỉ, sai ngày, sai nội dung dịch vụ, sai thuế suất hoặc thiếu hóa đơn đầu vào đều có thể gây rắc rối về sau.

Kế toán dịch vụ có thể kiểm tra hóa đơn trước khi kê khai, nhắc doanh nghiệp lấy hóa đơn đúng thông tin, hướng dẫn xử lý khi hóa đơn sai và tư vấn thời điểm xuất hóa đơn phù hợp. Với các công ty thương mại, dịch vụ, xây dựng hoặc bán hàng online, việc kiểm soát hóa đơn càng quan trọng vì chứng từ phát sinh thường xuyên.

Một nguyên tắc đơn giản là: trước khi xuất hóa đơn giá trị lớn hoặc hóa đơn có nội dung chưa chắc chắn, nên hỏi kế toán trước. Sửa một hóa đơn sai không phải lúc nào cũng khó, nhưng nếu sai lặp lại nhiều lần thì hồ sơ sẽ rất mất thời gian để rà soát.

Hạch toán sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán là phần nhiều chủ doanh nghiệp không nhìn thấy hằng ngày, nhưng lại rất quan trọng khi tổng hợp báo cáo tài chính. Nếu chỉ nộp tờ khai thuế mà không hạch toán đầy đủ, cuối năm số liệu có thể bị lệch, công nợ không rõ, chi phí thiếu căn cứ hoặc tài sản không được theo dõi.

Kế toán dịch vụ cần hạch toán các nghiệp vụ phát sinh như doanh thu, chi phí, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, lương, bảo hiểm nếu có, tài sản, công cụ dụng cụ và các khoản vay hoặc góp vốn.

Với công ty nhỏ, sổ sách càng nên làm gọn, dễ hiểu. Chủ doanh nghiệp không cần xem quá nhiều thuật ngữ phức tạp, nhưng nên được báo cáo các điểm chính: doanh thu bao nhiêu, chi phí nào lớn, còn nợ ai, ai còn nợ mình, lợi nhuận tạm tính ra sao, có hóa đơn nào cần bổ sung không.

Lập báo cáo tài chính cuối năm

Báo cáo tài chính cuối năm là một trong những đầu việc quan trọng nhất. Đây không phải là hồ sơ nên làm vội trong vài ngày cuối cùng. Nếu trong năm chứng từ được theo dõi đều, cuối năm việc lập báo cáo sẽ nhẹ hơn. Nếu cả năm không cập nhật sổ sách, cuối năm kế toán phải gom lại từ đầu, rất dễ thiếu và sai.

Kế toán dịch vụ sẽ tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính, kiểm tra các chỉ tiêu cơ bản và tư vấn các điểm cần lưu ý trước khi nộp. Với doanh nghiệp nhỏ, báo cáo tài chính không chỉ để nộp cho đúng hạn, mà còn là cơ sở để chủ doanh nghiệp nhìn lại một năm kinh doanh.

Có nhiều công ty bán hàng thấy tiền về đều nhưng cuối năm lại không biết thật sự lãi bao nhiêu. Có công ty tưởng lỗ, nhưng do nhiều khoản chủ rút tiền cá nhân chưa ghi rõ nên số liệu bị hiểu sai. Báo cáo tài chính được làm cẩn thận sẽ giúp chủ doanh nghiệp nhìn rõ hơn tình hình tài chính.

So sánh thuê kế toán dịch vụ và tuyển kế toán nội bộ

Về chi phí

Tuyển kế toán nội bộ phù hợp khi doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ mỗi ngày, cần người xử lý liên tục tại văn phòng, cần phối hợp sâu với bán hàng, kho, nhân sự hoặc ban giám đốc. Nhưng nếu công ty nhỏ, chứng từ chưa nhiều, thuê dịch vụ thường tiết kiệm hơn.

Chi phí kế toán nội bộ thường gồm:

– Lương hằng tháng.
– Bảo hiểm và các khoản phúc lợi.
– Máy tính, chỗ ngồi, phần mềm, văn phòng phẩm.
– Thời gian tuyển dụng và đào tạo.
– Chi phí khi thay người hoặc bàn giao hồ sơ.

Chi phí kế toán dịch vụ thường được tính theo gói. Doanh nghiệp biết trước mỗi tháng cần trả bao nhiêu, phạm vi công việc gồm những gì và khi nào cần phát sinh thêm. Điều này giúp công ty nhỏ dễ dự trù ngân sách hơn.

Về chuyên môn

Kế toán nội bộ có lợi thế là hiểu hoạt động công ty từ bên trong. Nếu người đó giỏi và gắn bó lâu dài, đây là tài sản rất tốt cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, công ty nhỏ không phải lúc nào cũng tuyển được người đủ kinh nghiệm với mức lương phù hợp.

Kế toán dịch vụ có lợi thế là xử lý nhiều hồ sơ, gặp nhiều tình huống thực tế và có đội ngũ hỗ trợ. Nhưng doanh nghiệp cần chọn đúng đơn vị uy tín, có quy trình rõ, không làm kiểu nhận hồ sơ rồi để đó đến sát hạn mới xử lý.

Vì vậy, không thể nói hình thức nào luôn tốt hơn. Với công ty nhỏ, thuê dịch vụ thường hợp lý ở giai đoạn đầu. Khi doanh nghiệp lớn hơn, phát sinh nhiều nghiệp vụ hơn, có thể kết hợp kế toán nội bộ và đơn vị tư vấn bên ngoài để kiểm soát tốt hơn.

Về khả năng kiểm soát

Nhiều chủ doanh nghiệp sợ thuê dịch vụ sẽ khó kiểm soát vì người làm không ngồi tại công ty. Nỗi lo này có cơ sở nếu chọn nhầm đơn vị thiếu trách nhiệm. Nhưng nếu có quy trình báo cáo rõ, việc kiểm soát vẫn hoàn toàn làm được.

Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị kế toán dịch vụ báo cáo định kỳ:

– Tháng này đã nhận những chứng từ nào.
– Hóa đơn nào còn thiếu hoặc cần điều chỉnh.
– Tờ khai nào đã nộp.
– Thuế phải nộp nếu có là bao nhiêu.
– Sổ sách có điểm nào cần chủ doanh nghiệp xác nhận.
– Cuối kỳ có rủi ro nào cần lưu ý không.

Khi có báo cáo rõ ràng, chủ doanh nghiệp không cần biết hết kỹ thuật kế toán nhưng vẫn nắm được tình hình. Đây là cách làm thực tế và phù hợp với công ty nhỏ.

Khi nào công ty nhỏ chưa nên tuyển kế toán nội bộ?

Không phải doanh nghiệp nhỏ nào cũng cần tuyển kế toán nội bộ ngay. Trong một số trường hợp, thuê dịch vụ sẽ hợp lý hơn.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc chưa tuyển kế toán nội bộ nếu:

– Công ty mới thành lập, chưa có nhiều doanh thu.
– Số lượng hóa đơn mỗi tháng ít.
– Chưa có nhiều nhân sự cần tính lương phức tạp.
– Chưa có kho hàng lớn hoặc nhiều nghiệp vụ nhập xuất tồn.
– Chủ doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí cố định.
– Chưa có người đủ chuyên môn để quản lý kế toán nội bộ.
– Công ty chỉ cần kê khai thuế, theo dõi chứng từ và lập báo cáo định kỳ.

Trong giai đoạn này, thuê dịch vụ kế toán giúp doanh nghiệp có đủ người xử lý nghiệp vụ cần thiết mà không phải mở thêm một vị trí toàn thời gian. Đây là lựa chọn phù hợp với cách vận hành tinh gọn.

Khi nào công ty nên nghĩ đến kế toán nội bộ?

Dù kế toán dịch vụ có nhiều lợi ích, đến một giai đoạn nhất định, doanh nghiệp có thể cần kế toán nội bộ. Điều này thường xảy ra khi công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ mỗi ngày, cần xử lý chứng từ liên tục hoặc cần báo cáo quản trị sát hơn.

Công ty nên cân nhắc tuyển kế toán nội bộ nếu:

– Mỗi ngày có nhiều đơn hàng, nhiều hóa đơn, nhiều khoản thu chi.
– Có kho hàng cần theo dõi nhập xuất tồn thường xuyên.
– Có nhiều nhân sự, bảng lương, bảo hiểm, hoa hồng, phụ cấp phức tạp.
– Có nhiều chi nhánh, địa điểm kinh doanh hoặc dự án.
– Ban giám đốc cần báo cáo tài chính nội bộ theo tuần hoặc theo ngày.
– Công ty cần một người phối hợp trực tiếp với các bộ phận khác.

Khi đó, doanh nghiệp có thể tuyển kế toán nội bộ và vẫn giữ một đơn vị dịch vụ bên ngoài để tư vấn thuế, rà soát báo cáo hoặc hỗ trợ quyết toán. Đây là mô hình khá an toàn: bên trong có người xử lý hằng ngày, bên ngoài có người kiểm tra và tư vấn thêm.

Những rủi ro khi chọn sai dịch vụ kế toán

Thuê kế toán dịch vụ không có nghĩa là cứ chọn đại một đơn vị giá rẻ là xong. Nếu chọn sai, doanh nghiệp vẫn có thể gặp nhiều rủi ro.

Làm hồ sơ sát hạn

Một số nơi nhận nhiều khách nhưng thiếu người xử lý, đến sát hạn mới gom chứng từ và nộp tờ khai. Cách làm này dễ sai vì không có thời gian kiểm tra kỹ. Nếu phát hiện thiếu hóa đơn, sai thông tin hoặc cần hỏi lại chủ doanh nghiệp, mọi thứ sẽ rất gấp.

Không tư vấn chứng từ từ đầu

Dịch vụ kế toán tốt không chỉ nhận hóa đơn cuối tháng. Họ cần nhắc doanh nghiệp cách lấy hóa đơn, cách lưu hợp đồng, cách thanh toán, cách chuẩn bị hồ sơ lương, cách xuất hóa đơn cho khách. Nếu đơn vị chỉ làm phần kê khai mà không tư vấn, chủ doanh nghiệp vẫn dễ mắc lỗi.

Không báo cáo tình hình cho chủ doanh nghiệp

Có những chủ doanh nghiệp thuê kế toán cả năm nhưng không biết đã nộp những gì, thuế còn phải nộp không, báo cáo tài chính ra sao, hóa đơn có thiếu không. Đến khi cần kiểm tra mới hỏi thì rất bị động.

Một dịch vụ kế toán chuyên nghiệp nên có cách báo cáo dễ hiểu. Không cần trình bày quá dài, nhưng phải giúp chủ doanh nghiệp nắm được các điểm chính.

Không bàn giao hồ sơ rõ ràng

Nếu sau này doanh nghiệp muốn đổi đơn vị kế toán, hồ sơ phải được bàn giao đầy đủ. Bao gồm tờ khai đã nộp, báo cáo tài chính, sổ sách, hóa đơn, chứng từ, file dữ liệu và các thông tin liên quan. Nếu dịch vụ cũ bàn giao thiếu, đơn vị mới sẽ mất nhiều thời gian rà soát.

Cách chọn đơn vị kế toán dịch vụ phù hợp cho công ty nhỏ

Chủ doanh nghiệp không cần quá rành chuyên môn kế toán, nhưng nên biết cách hỏi đúng câu trước khi ký hợp đồng dịch vụ.

Một số câu nên hỏi:

– Gói dịch vụ bao gồm những công việc nào?
– Có kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra không?
– Có nhắc hạn nộp tờ khai và tiền thuế không?
– Hằng tháng có báo cáo tình hình chứng từ không?
– Cuối năm có lập báo cáo tài chính không?
– Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, bên dịch vụ hỗ trợ thế nào?
– Hồ sơ được lưu và bàn giao ra sao?
– Nếu công ty phát sinh thêm hóa đơn hoặc nhân sự thì chi phí tính thế nào?

Không nên chỉ hỏi giá. Giá rẻ nhưng không kiểm tra kỹ, không nhắc việc, không tư vấn, không báo cáo thì doanh nghiệp vẫn phải tự lo rất nhiều. Ngược lại, một đơn vị làm rõ phạm vi công việc ngay từ đầu sẽ giúp hai bên phối hợp nhẹ hơn.

Chủ doanh nghiệp cũng nên chọn đơn vị nói chuyện dễ hiểu. Kế toán giỏi nhưng giải thích quá khó hiểu thì chủ công ty nhỏ vẫn khó nắm. Một người làm dịch vụ tốt cần biết chuyển ngôn ngữ chuyên môn thành lời tư vấn thực tế: khoản này cần hóa đơn gì, hợp đồng này nên lưu gì, hóa đơn này có rủi ro gì, tháng này còn thiếu chứng từ nào.

GINCO hỗ trợ kế toán dịch vụ cho công ty nhỏ như thế nào?

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO cung cấp dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, công ty mới thành lập, công ty TNHH, công ty cổ phần, hộ kinh doanh chuyển lên công ty và các doanh nghiệp đang cần người theo dõi sổ sách định kỳ.

Thông tin liên hệ:

– CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO
– Địa chỉ: Phòng 10 Tầng Lửng, 911 – 917 Nguyễn Trãi, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
– Điện thoại: 0987.192.097
– Mã số thuế: 0319597729
– Email: contact@ketoanginco.vn
– Website: https://ketoanginco.vn/

Với công ty nhỏ, GINCO tập trung vào cách làm thực tế: kiểm tra hồ sơ, nhắc chứng từ, theo dõi nghĩa vụ thuế và giải thích rõ cho chủ doanh nghiệp hiểu. Mục tiêu không chỉ là nộp báo cáo đúng hạn, mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế lỗi ngay từ khâu phát sinh hóa đơn và chi phí.

Các phần việc GINCO có thể hỗ trợ

Tùy tình trạng doanh nghiệp, GINCO có thể hỗ trợ:

– Kê khai thuế định kỳ.
– Theo dõi hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Tư vấn sử dụng hóa đơn điện tử.
– Hạch toán chứng từ phát sinh.
– Lập sổ sách kế toán.
– Theo dõi chi phí hợp lý khi tính thuế.
– Hỗ trợ hồ sơ lương, thuế thu nhập cá nhân nếu có.
– Lập báo cáo tài chính cuối năm.
– Rà soát số liệu trước khi nộp báo cáo.
– Tư vấn xử lý chứng từ còn thiếu hoặc chưa hợp lệ.

Đối với công ty nhỏ chưa có phòng kế toán riêng, việc có một đơn vị đồng hành sẽ giúp chủ doanh nghiệp đỡ phải tự mò từng quy định. Khi có hóa đơn lạ, hợp đồng mới, khoản chi lớn hoặc vướng mắc về thuế, doanh nghiệp có thể hỏi trước để tránh sửa sau.

Chủ doanh nghiệp cần phối hợp ra sao để dịch vụ kế toán làm tốt?

Dù thuê dịch vụ, doanh nghiệp vẫn cần phối hợp đều. Kế toán không thể làm chính xác nếu không nhận đủ chứng từ và thông tin. Vì vậy, hai bên nên thống nhất quy trình ngay từ đầu.

Doanh nghiệp nên gửi định kỳ:

– Hóa đơn đầu vào.
– Hóa đơn đầu ra.
– Hợp đồng bán hàng, hợp đồng dịch vụ.
– Phiếu thu, phiếu chi nếu có.
– Sao kê tài khoản ngân hàng công ty.
– Bảng lương, thông tin nhân sự nếu có.
– Chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp.
– Thông tin các khoản vay, góp vốn, tạm ứng.

Ngoài ra, chủ doanh nghiệp nên báo trước cho kế toán khi có giao dịch lớn, hợp đồng mới, dự định xuất hóa đơn giá trị cao, mua tài sản, vay tiền, góp vốn hoặc thay đổi địa chỉ kinh doanh. Những việc này nếu kế toán biết sớm sẽ tư vấn hồ sơ tốt hơn.

Thuê dịch vụ kế toán không có nghĩa là giao hết rồi quên. Cách tốt nhất là coi kế toán như một bộ phận hỗ trợ vận hành. Mỗi tháng trao đổi ngắn nhưng đều, hồ sơ sẽ sạch hơn rất nhiều.

Lời khuyên cho công ty nhỏ trước khi quyết định

Nếu công ty của bạn đang ở giai đoạn nhỏ, doanh thu chưa quá lớn, chứng từ chưa nhiều và chưa cần người kế toán ngồi tại văn phòng mỗi ngày, thuê kế toán dịch vụ là lựa chọn nên cân nhắc. Cách này giúp giảm chi phí cố định, có người theo dõi hồ sơ, hạn chế quên hạn thuế và giúp chủ doanh nghiệp tập trung vào kinh doanh.

Tuy nhiên, hãy chọn dịch vụ có trách nhiệm. Đừng chọn chỉ vì giá thấp nhất. Một đơn vị tốt cần làm rõ phạm vi công việc, nhắc chứng từ đều, báo cáo dễ hiểu, hỗ trợ khi có vấn đề và sẵn sàng giải thích cho chủ doanh nghiệp những điểm cần lưu ý.

Còn nếu công ty đã phát triển, mỗi ngày có nhiều giao dịch, nhiều nhân viên, nhiều đơn hàng, nhiều kho hoặc cần báo cáo quản trị liên tục, doanh nghiệp có thể tính đến kế toán nội bộ. Lúc đó, dịch vụ kế toán bên ngoài vẫn có thể đóng vai trò tư vấn, rà soát hoặc hỗ trợ chuyên sâu.

Kết luận

Công ty nhỏ nên thuê kế toán dịch vụ thay vì tuyển nội bộ khi khối lượng công việc chưa đủ lớn, ngân sách còn cần tối ưu và chủ doanh nghiệp muốn có người hỗ trợ chuyên môn mà không phải gánh thêm một vị trí toàn thời gian. Đây là cách làm phù hợp với mô hình vận hành tinh gọn, nhất là trong giai đoạn mới thành lập hoặc đang phát triển ban đầu.

Điều quan trọng là doanh nghiệp phải chọn đúng đơn vị kế toán, phối hợp đều và không xem kế toán chỉ là việc nộp báo cáo. Kế toán tốt sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chứng từ, hiểu dòng tiền, hạn chế rủi ro thuế và chuẩn bị nền tảng tài chính rõ ràng hơn.

Nếu bạn đang cần dịch vụ kế toán cho công ty nhỏ, CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO có thể hỗ trợ kiểm tra tình trạng hồ sơ, tư vấn gói phù hợp và đồng hành trong quá trình kê khai, hạch toán, lập sổ sách. Liên hệ 0987.192.097 hoặc email contact@ketoanginco.vn để được tư vấn theo tình hình thực tế của doanh nghiệp.