Lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ cần lưu ý gì?

Doanh nghiệp nhỏ thường có ít nhân sự kế toán, chứng từ chưa được lưu đều và nhiều khoản thu chi còn xử lý theo thói quen của chủ doanh nghiệp. Vì vậy, khi lập báo cáo tài chính cuối năm, nếu không rà soát kỹ từ đầu, số liệu rất dễ lệch, thiếu chứng từ hoặc không phản ánh đúng tình hình kinh doanh thực tế.

Vì sao doanh nghiệp nhỏ cần cẩn thận khi lập báo cáo tài chính?

Doanh nghiệp nhỏ thường nghĩ rằng ít hóa đơn, ít nhân sự, ít nghiệp vụ thì lập báo cáo tài chính sẽ đơn giản. Điều này chỉ đúng một phần. Ít phát sinh có thể giúp khối lượng xử lý nhẹ hơn, nhưng không có nghĩa là được làm sơ sài. Trên thực tế, doanh nghiệp nhỏ lại rất dễ sai vì thiếu quy trình lưu chứng từ, thiếu người kiểm tra số liệu và thường để kế toán xử lý dồn vào cuối năm.

Báo cáo tài chính không chỉ là bộ hồ sơ nộp cho đúng hạn. Đây là tài liệu tổng hợp doanh thu, chi phí, tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, công nợ, thuế và kết quả kinh doanh của cả năm. Nếu báo cáo sai, chủ doanh nghiệp sẽ nhìn sai tình hình công ty. Có thể tưởng công ty đang lãi, nhưng tiền bị kẹt ở công nợ. Có thể nghĩ công ty lỗ, nhưng do nhiều khoản chi cá nhân chưa tách bạch với chi phí doanh nghiệp. Có thể thấy thuế phải nộp cao, nhưng nguyên nhân là nhiều chi phí không đủ chứng từ.

Với doanh nghiệp nhỏ, sai sót kế toán thường không đến từ nghiệp vụ quá phức tạp, mà đến từ những việc rất đời thường:

– Chi tiền nhưng không lấy hóa đơn.
– Dùng tài khoản cá nhân nhận tiền khách hàng.
– Không lưu hợp đồng, nghiệm thu, phiếu giao hàng.
– Không tải sao kê ngân hàng hằng tháng.
– Không theo dõi công nợ khách hàng.
– Không lập bảng lương đầy đủ.
– Không kiểm kê hàng tồn kho cuối năm.
– Để kế toán làm báo cáo khi chứng từ đã thất lạc.

Vì vậy, lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ cần sự cẩn thận ngay từ khâu chuẩn bị hồ sơ. Làm đúng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải sửa số liệu, giải trình khó khăn hoặc bị động khi cơ quan thuế kiểm tra.

Doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng chế độ kế toán nào?

Trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần xác định doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán nào. Đây là bước rất quan trọng, vì chế độ kế toán sẽ ảnh hưởng đến hệ thống tài khoản, mẫu sổ, mẫu báo cáo và cách trình bày số liệu.

Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, trong đó có nguyên tắc ghi sổ kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính cho nhóm doanh nghiệp này. Văn bản này không dùng để xác định nghĩa vụ thuế, nhưng là căn cứ quan trọng về chế độ kế toán của doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Doanh nghiệp nhỏ cần kiểm tra:

– Công ty đang áp dụng Thông tư 133 hay chế độ kế toán khác.
– Mẫu báo cáo tài chính đang dùng có đúng không.
– Hệ thống tài khoản kế toán có phù hợp không.
– Số liệu năm trước chuyển sang năm nay có đúng không.
– Có thay đổi chế độ kế toán trong năm không.
– Kế toán cũ và kế toán mới có thống nhất cách ghi nhận không.

Nhiều công ty nhỏ đổi kế toán nhưng không bàn giao rõ chế độ kế toán đang áp dụng. Người mới vào dùng file mẫu khác, tài khoản khác hoặc cách trình bày khác. Điều này có thể làm số liệu thiếu nhất quán giữa các năm.

Bộ báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhỏ cần có những phần nào?

Tùy chế độ kế toán áp dụng, bộ báo cáo tài chính có thể gồm các mẫu biểu khác nhau. Nhưng về cơ bản, doanh nghiệp nhỏ cần chuẩn bị bộ báo cáo phản ánh được tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và các thông tin giải thích kèm theo.

Các phần thường cần có gồm:

– Báo cáo tình hình tài chính hoặc bảng cân đối kế toán theo mẫu áp dụng.
– Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ nếu thuộc trường hợp phải lập hoặc doanh nghiệp lựa chọn lập.
– Thuyết minh báo cáo tài chính.
– Bảng cân đối số phát sinh tài khoản.
– Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân nếu có phát sinh.
– Các phụ lục liên quan theo tình trạng doanh nghiệp.

Luật Kế toán 2015 quy định về việc lập báo cáo tài chính, chứng từ kế toán, sổ kế toán và tổ chức công tác kế toán trong đơn vị. Luật này cũng nghiêm cấm hành vi cung cấp hoặc công bố báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán.

Vì vậy, doanh nghiệp nhỏ không nên xem báo cáo tài chính là một file mẫu chỉ cần điền số. Báo cáo phải được lập từ sổ sách và chứng từ thực tế, có sự đối chiếu với tờ khai thuế, hóa đơn, ngân hàng và hồ sơ nội bộ.

Lưu ý 1: Doanh thu phải khớp với hóa đơn và tờ khai thuế

Doanh thu là chỉ tiêu đầu tiên cần kiểm tra. Với doanh nghiệp nhỏ, doanh thu thường đến từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, thi công, tư vấn, thương mại, marketing, thiết kế, sửa chữa, vận chuyển hoặc các hoạt động chuyên môn khác.

Khi lập báo cáo tài chính, doanh thu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cần được đối chiếu với:

– Hóa đơn đầu ra đã xuất trong năm.
– Tờ khai thuế giá trị gia tăng.
– Sổ doanh thu.
– Hợp đồng với khách hàng.
– Biên bản nghiệm thu, giao hàng, bàn giao.
– Chứng từ khách hàng thanh toán.
– Công nợ phải thu cuối năm.

Một lỗi thường gặp là hóa đơn đã xuất nhưng kế toán chưa ghi nhận doanh thu đúng kỳ. Hoặc doanh nghiệp đã nhận tiền khách hàng qua ngân hàng nhưng chưa xuất hóa đơn, chưa xác định bản chất khoản thu. Cũng có trường hợp hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc hủy nhưng sổ sách chưa cập nhật lại.

Doanh nghiệp nhỏ nên lập danh sách toàn bộ hóa đơn đầu ra trong năm, sau đó đối chiếu với doanh thu trên sổ. Nếu có khoản chênh lệch, phải tìm nguyên nhân trước khi lập báo cáo. Không nên để đến khi cơ quan thuế kiểm tra mới giải thích.

Lưu ý 2: Chi phí phải có chứng từ hợp lệ

Chi phí là phần doanh nghiệp nhỏ dễ sai nhất. Chủ doanh nghiệp thường có rất nhiều khoản chi thực tế: thuê mặt bằng, mua hàng, chạy quảng cáo, trả lương, mua máy tính, tiếp khách, vận chuyển, thuê cộng tác viên, mua phần mềm, thuê dịch vụ ngoài. Nhưng không phải khoản chi nào cũng đủ điều kiện ghi nhận đầy đủ nếu hồ sơ thiếu.

Khi rà soát chi phí, kế toán cần kiểm tra:

– Khoản chi có phục vụ hoạt động kinh doanh không.
– Có hóa đơn đầu vào đúng tên công ty không.
– Có hợp đồng, nghiệm thu, biên bản bàn giao nếu cần không.
– Có chứng từ thanh toán phù hợp không.
– Nội dung chi có rõ ràng không.
– Khoản chi có cần phân bổ hoặc khấu hao không.
– Có khoản nào nên loại khỏi chi phí khi tính thuế không.

Một khoản chi có hóa đơn nhưng chưa chắc đã đủ. Ví dụ công ty thuê dịch vụ marketing có hóa đơn nhưng không có hợp đồng, không có nghiệm thu, không có tài liệu bàn giao. Hoặc công ty mua hàng hóa có hóa đơn nhưng không có phiếu nhập kho, không có giao nhận. Những hồ sơ này nếu thiếu sẽ gây khó khi giải trình.

Doanh nghiệp nhỏ nên yêu cầu kế toán lập danh sách chi phí còn thiếu chứng từ trước khi khóa sổ. Danh sách này giúp chủ doanh nghiệp bổ sung kịp thời, thay vì để báo cáo tài chính phải ghi nhận thiếu hoặc điều chỉnh nhiều.

Lưu ý 3: Tiền mặt không được âm và phải có căn cứ

Tiền mặt là tài khoản hay sai ở doanh nghiệp nhỏ. Lý do rất đơn giản: chủ doanh nghiệp thường tự chi tiền cho công ty, nhân viên tạm ứng tiền mặt, nhiều khoản mua nhỏ không có chứng từ hoặc kế toán ghi nhận chi tiền mặt trong khi trên sổ quỹ không còn tiền.

Quỹ tiền mặt bị âm là dấu hiệu sổ sách có vấn đề. Về thực tế, công ty không thể chi tiền mặt nếu quỹ không có tiền. Nếu báo cáo tài chính thể hiện quỹ âm tại một thời điểm nào đó, kế toán cần kiểm tra lại.

Cần rà:

– Số dư tiền mặt đầu năm.
– Các phiếu thu tiền mặt.
– Các phiếu chi tiền mặt.
– Khoản chủ doanh nghiệp góp thêm tiền.
– Khoản chủ doanh nghiệp cho công ty vay.
– Khoản nhân viên tạm ứng, hoàn ứng.
– Khoản rút tiền ngân hàng nhập quỹ.
– Có thời điểm nào quỹ bị âm không.

Nếu chủ doanh nghiệp chi hộ công ty, cần có hồ sơ giải thích. Khoản đó có thể là công ty phải trả lại cho chủ, khoản chủ cho công ty vay hoặc khoản góp vốn tùy bản chất. Không nên tự điều chỉnh số liệu cho quỹ không âm mà không có chứng từ.

Lưu ý 4: Ngân hàng phải khớp sao kê

Số dư tiền gửi ngân hàng trên sổ kế toán phải khớp với sao kê ngân hàng. Đây là nguyên tắc cơ bản nhưng vẫn có nhiều doanh nghiệp nhỏ bị lệch. Nguyên nhân có thể do bỏ sót phí ngân hàng, lãi tiền gửi, khoản chuyển tiền, khoản khách thanh toán hoặc khoản nộp thuế.

Khi lập báo cáo tài chính, cần tải sao kê đầy đủ cả năm cho từng tài khoản ngân hàng công ty. Sau đó đối chiếu:

– Số dư đầu năm.
– Số phát sinh tăng, giảm trong năm.
– Số dư cuối năm.
– Phí ngân hàng.
– Lãi tiền gửi nếu có.
– Các khoản khách hàng thanh toán.
– Các khoản thanh toán nhà cung cấp.
– Các khoản chuyển tiền giữa tài khoản công ty.
– Các khoản giao dịch không rõ nội dung.

Doanh nghiệp nhỏ nên hạn chế dùng tài khoản cá nhân cho hoạt động công ty. Nếu khách hàng chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp, kế toán sẽ khó đối chiếu và giải trình. Tốt nhất, các giao dịch chính nên đi qua tài khoản ngân hàng công ty.

Lưu ý 5: Công nợ phải thu, phải trả cần đối chiếu rõ

Công nợ là phần thể hiện khách hàng còn nợ công ty bao nhiêu và công ty còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu. Với doanh nghiệp nhỏ, công nợ thường được chủ doanh nghiệp nhớ bằng kinh nghiệm hoặc theo file bán hàng riêng. Nhưng khi lập báo cáo tài chính, công nợ phải được ghi nhận trên sổ kế toán.

Công nợ phải thu

Cần kiểm tra danh sách khách hàng còn nợ cuối năm. Với mỗi khoản nợ, nên có hóa đơn, hợp đồng, đơn hàng, nghiệm thu, chứng từ thanh toán hoặc bảng đối chiếu công nợ nếu có.

Cần rà:

– Khách hàng nào còn nợ.
– Số tiền còn nợ là bao nhiêu.
– Khoản nợ phát sinh từ hóa đơn nào.
– Đã quá hạn thanh toán chưa.
– Có khoản nào thực tế đã thu nhưng chưa hạch toán không.
– Có khoản nào khó thu hoặc tranh chấp không.

Công nợ phải trả

Cần kiểm tra nhà cung cấp, nhân viên, chủ doanh nghiệp hoặc bên thứ ba mà công ty còn phải trả. Nếu đã thanh toán nhưng sổ vẫn treo, báo cáo sẽ sai. Nếu còn nợ thật, cần có hồ sơ chứng minh.

Cần rà:

– Nhà cung cấp nào còn phải trả.
– Hóa đơn, hợp đồng nào liên quan.
– Đã thanh toán bao nhiêu.
– Còn phải thanh toán bao nhiêu.
– Có khoản phải trả chủ doanh nghiệp không.
– Có khoản vay cá nhân hoặc vay tổ chức không.

Công nợ treo lâu nhiều năm là dấu hiệu cần kiểm tra. Không nên để số dư kéo dài mà không có đối chiếu.

Lưu ý 6: Hàng tồn kho phải có kiểm kê

Với doanh nghiệp nhỏ hoạt động thương mại, sản xuất, xây dựng, bán lẻ hoặc có hàng hóa, hàng tồn kho là phần rất quan trọng. Hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và lợi nhuận. Nếu tồn kho sai, báo cáo tài chính có thể sai đáng kể.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

– Hóa đơn mua hàng.
– Phiếu nhập kho.
– Phiếu xuất kho.
– Bảng nhập xuất tồn.
– Biên bản kiểm kê cuối năm.
– Hồ sơ hàng hư hỏng, mất mát, giảm giá nếu có.
– Cách tính giá xuất kho đang áp dụng.

Nhiều công ty nhỏ bán hàng nhưng không theo dõi kho đều. Cuối năm mới ước lượng tồn kho hoặc lấy số gần đúng. Cách làm này rất rủi ro. Nếu tồn kho không có căn cứ, giá vốn cũng không có căn cứ, lợi nhuận trên báo cáo sẽ thiếu tin cậy.

Ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng nên kiểm kê hàng tồn kho cuối năm. Biên bản kiểm kê không cần quá phức tạp, nhưng phải thể hiện tên hàng, số lượng thực tế, chênh lệch nếu có và người kiểm kê.

Lưu ý 7: Tài sản, công cụ dụng cụ phải phân loại đúng

Doanh nghiệp nhỏ thường mua máy tính, điện thoại, bàn ghế, máy móc, xe, phần mềm, thiết bị văn phòng, công cụ thi công hoặc các vật dụng phục vụ kinh doanh. Khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần phân loại đúng: khoản nào là tài sản cố định, khoản nào là công cụ dụng cụ, khoản nào là chi phí trả trước, khoản nào được ghi nhận chi phí trong kỳ.

Cần kiểm tra:

– Hóa đơn mua tài sản, công cụ.
– Hợp đồng mua bán nếu có.
– Chứng từ thanh toán.
– Biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng.
– Bảng khấu hao tài sản cố định.
– Bảng phân bổ công cụ dụng cụ.
– Tài sản đã bán, thanh lý, hư hỏng hoặc không còn sử dụng.
– Tài sản mua bằng tiền cá nhân của chủ doanh nghiệp có hồ sơ ghi nhận không.

Lỗi thường gặp là đưa toàn bộ khoản mua thiết bị vào chi phí một lần, trong khi có khoản cần phân bổ hoặc khấu hao. Ngược lại, có tài sản đã không còn sử dụng nhưng vẫn nằm trên sổ. Những điểm này cần rà trước khi nộp báo cáo.

Lưu ý 8: Hồ sơ lương và thuế thu nhập cá nhân không được bỏ sót

Nhiều doanh nghiệp nhỏ có vài nhân sự, cộng tác viên hoặc người làm bán thời gian nên nghĩ phần lương không cần quá chặt. Nhưng lương là chi phí quan trọng và có liên quan đến thuế thu nhập cá nhân. Nếu hồ sơ lương không đầy đủ, chi phí lương có thể khó giải trình.

Hồ sơ lương nên có:

– Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc.
– Thông tin cá nhân, mã số thuế cá nhân nếu có.
– Bảng chấm công hoặc căn cứ tính lương.
– Bảng lương từng tháng.
– Chứng từ thanh toán lương.
– Hồ sơ phụ cấp, thưởng, hoa hồng nếu có.
– Hồ sơ giảm trừ gia cảnh nếu phát sinh.
– Tờ khai thuế thu nhập cá nhân nếu thuộc trường hợp phải kê khai.
– Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân nếu có phát sinh.

Luật Quản lý thuế 2019 quy định người nộp thuế phải khai chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng thời hạn. Nội dung này liên quan trực tiếp đến các tờ khai, hồ sơ thuế phát sinh trong năm, trong đó có thuế thu nhập cá nhân nếu doanh nghiệp có chi trả thu nhập.

Doanh nghiệp nên rà soát phần lương trước khi lập báo cáo tài chính, không nên để cuối năm mới gom bảng lương. Nếu có nhân sự nghỉ việc, cộng tác viên nhận hoa hồng hoặc khoản chi ngoài lương, càng cần kiểm tra kỹ.

Lưu ý 9: Thuế phải nộp cần khớp với tờ khai

Trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần đối chiếu số thuế trên sổ với các tờ khai thuế đã nộp. Đây là bước quan trọng để tránh lệch số dư thuế.

Cần kiểm tra:

– Thuế giá trị gia tăng còn phải nộp hoặc còn được khấu trừ.
– Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp và quyết toán cuối năm.
– Thuế thu nhập cá nhân nếu có.
– Lệ phí môn bài nếu phát sinh.
– Chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
– Tờ khai bổ sung, điều chỉnh nếu có.
– Tiền phạt, tiền chậm nộp nếu phát sinh.

Lỗi thường gặp là số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ trên tờ khai không khớp với sổ kế toán. Hoặc doanh nghiệp đã nộp thuế nhưng kế toán chưa hạch toán chứng từ nộp tiền. Nếu không đối chiếu trước, báo cáo tài chính sẽ có số dư thuế sai.

Lưu ý 10: Vốn góp và giao dịch với chủ doanh nghiệp phải rõ

Doanh nghiệp nhỏ thường có nhiều giao dịch giữa chủ doanh nghiệp và công ty. Chủ chuyển tiền vào công ty để trả chi phí, công ty chuyển lại tiền cho chủ, chủ chi hộ công ty, hoặc công ty mượn tiền cá nhân trong giai đoạn thiếu dòng tiền. Nếu không ghi nhận rõ, báo cáo tài chính sẽ có nhiều khoản phải thu, phải trả khó giải thích.

Cần kiểm tra:

– Vốn điều lệ theo giấy phép.
– Số vốn đã góp thực tế.
– Chứng từ góp vốn.
– Khoản chủ doanh nghiệp chuyển vào công ty.
– Khoản công ty chuyển cho chủ doanh nghiệp.
– Khoản vay giữa chủ và công ty nếu có.
– Khoản tạm ứng, hoàn ứng.
– Khoản chi hộ công ty bằng tiền cá nhân.

Một khoản tiền chủ chuyển vào công ty không nên ghi nhận tùy tiện. Có thể là góp vốn, cho vay, tạm ứng hoặc khoản phải trả khác. Mỗi cách ghi nhận có ý nghĩa khác nhau. Kế toán cần hỏi rõ bản chất và lưu hồ sơ phù hợp.

Quy trình lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ

Để tránh bị dồn cuối năm, doanh nghiệp nhỏ nên có quy trình lập báo cáo tài chính theo từng bước. Quy trình không cần quá phức tạp, nhưng phải đủ để kiểm soát số liệu.

Bước 1: Gom và phân loại hồ sơ

Trước tiên cần gom toàn bộ hóa đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng, phiếu thu chi, bảng lương, công nợ, hồ sơ tài sản, tồn kho và tờ khai thuế. Hồ sơ nên chia theo tháng và theo nhóm để dễ kiểm tra.

Bước 2: Đối chiếu hóa đơn và tờ khai thuế

Kế toán đối chiếu hóa đơn đầu vào, đầu ra với tờ khai thuế giá trị gia tăng. Nếu có hóa đơn bỏ sót, hóa đơn sai, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, cần xử lý trước khi khóa sổ.

Bước 3: Hạch toán và kiểm tra sổ sách

Sau khi có chứng từ, kế toán hạch toán doanh thu, chi phí, công nợ, ngân hàng, tiền mặt, lương, thuế, tài sản, kho và các nghiệp vụ khác. Sau đó kiểm tra bảng cân đối số phát sinh để phát hiện số dư bất thường.

Bước 4: Rà soát các chỉ tiêu quan trọng

Cần rà doanh thu, giá vốn, chi phí, công nợ, tiền mặt, ngân hàng, hàng tồn kho, tài sản, thuế, vốn góp và lợi nhuận. Nếu chỉ tiêu nào bất thường, cần tìm nguyên nhân trước khi lập báo cáo.

Bước 5: Lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế

Sau khi số liệu đã được kiểm tra, kế toán lập bộ báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán thuế liên quan. Trước khi nộp, nên gửi chủ doanh nghiệp xem các chỉ tiêu chính để cùng rà soát lần cuối.

Những dấu hiệu báo cáo tài chính cần kiểm tra lại

Trước khi ký nộp, nếu thấy các dấu hiệu dưới đây, doanh nghiệp nên rà lại:

– Doanh thu không khớp hóa đơn đầu ra.
– Chi phí lớn nhưng thiếu hóa đơn hoặc hợp đồng.
– Tiền mặt bị âm hoặc tồn quỹ quá lớn so với thực tế.
– Số dư ngân hàng không khớp sao kê.
– Công nợ phải thu treo nhiều năm.
– Công nợ phải trả không có đối chiếu.
– Hàng tồn kho lớn nhưng không có kiểm kê.
– Lợi nhuận lỗ nhiều năm nhưng công ty vẫn mở rộng chi phí.
– Thuế phải nộp trên sổ không khớp tờ khai.
– Vốn góp chưa có chứng từ rõ.
– Có nhiều khoản phải thu, phải trả với chủ doanh nghiệp.

Những dấu hiệu này không có nghĩa báo cáo chắc chắn sai, nhưng là điểm cần kiểm tra và chuẩn bị giải thích.

Dịch vụ lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ tại GINCO

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO cung cấp dịch vụ lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ, công ty mới thành lập, công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp ít chứng từ, doanh nghiệp chưa có kế toán nội bộ hoặc công ty cần rà soát lại hồ sơ trước khi nộp cuối năm.

Thông tin liên hệ:

– CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO
– Địa chỉ: Phòng 10 Tầng Lửng, 911 – 917 Nguyễn Trãi, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
– Điện thoại: 0987.192.097
– Mã số thuế: 0319597729
– Email: contact@ketoanginco.vn
– Website: https://ketoanginco.vn/

GINCO hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ theo hướng thực tế: kiểm tra hồ sơ đang có, rà soát hóa đơn, đối chiếu ngân hàng, kiểm tra công nợ, xem chi phí còn thiếu chứng từ nào, lập sổ sách và hoàn thiện báo cáo tài chính cuối năm. Với doanh nghiệp chưa có quy trình lưu chứng từ, GINCO cũng có thể hướng dẫn cách sắp xếp để năm sau làm nhẹ hơn.

GINCO có thể hỗ trợ những phần việc nào?

Tùy tình trạng doanh nghiệp, GINCO có thể hỗ trợ:

– Kiểm tra hồ sơ kế toán trước khi lập báo cáo.
– Rà soát hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Đối chiếu doanh thu với tờ khai thuế.
– Kiểm tra chi phí và chứng từ kèm theo.
– Đối chiếu sao kê ngân hàng.
– Kiểm tra tiền mặt, tạm ứng, hoàn ứng.
– Rà soát công nợ khách hàng và nhà cung cấp.
– Kiểm tra bảng lương, hồ sơ nhân sự.
– Rà soát hàng tồn kho, tài sản, công cụ dụng cụ.
– Kiểm tra thuế phải nộp, thuế còn khấu trừ.
– Lập báo cáo tài chính cuối năm.
– Lập hồ sơ quyết toán thuế liên quan.
– Tư vấn các điểm cần bổ sung trước khi nộp.

Điểm quan trọng là GINCO không chỉ lập báo cáo để nộp cho xong, mà còn giúp doanh nghiệp hiểu các điểm chính trong số liệu: doanh thu, chi phí, lãi lỗ, công nợ, thuế và những hồ sơ còn thiếu.

Chủ doanh nghiệp nhỏ cần chuẩn bị gì?

Để lập báo cáo tài chính nhanh và chính xác hơn, chủ doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ theo từng nhóm. Nếu không biết thiếu gì, có thể gửi trước hồ sơ hiện có để kế toán rà soát và lập danh sách bổ sung.

Hồ sơ nên chuẩn bị gồm:

– Hóa đơn đầu vào, đầu ra trong năm.
– Hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp.
– Biên bản nghiệm thu, giao nhận, thanh lý.
– Sao kê ngân hàng cả năm.
– Phiếu thu, phiếu chi nếu có.
– Bảng lương và hồ sơ nhân sự.
– Danh sách công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
– Bảng kiểm kê hàng tồn kho nếu có.
– Hồ sơ tài sản, công cụ dụng cụ.
– Chứng từ góp vốn, vay, tạm ứng, hoàn ứng.
– Tờ khai thuế đã nộp trong năm.
– Chứng từ nộp thuế nếu có.
– Các thông báo từ cơ quan thuế nếu đã nhận.

Chủ doanh nghiệp cũng nên nói rõ các giao dịch đặc biệt trong năm như đổi địa chỉ, tăng vốn, mua tài sản lớn, vay tiền, ngừng hoạt động vài tháng, mở thêm địa điểm, đổi kế toán hoặc có khoản công nợ khó thu. Những thông tin này giúp kế toán hiểu số liệu đúng bản chất hơn.

Lời khuyên để năm sau lập báo cáo nhẹ hơn

Doanh nghiệp nhỏ nên xây dựng thói quen kế toán đơn giản ngay từ đầu năm. Mỗi tháng lưu hóa đơn, tải sao kê, gửi chứng từ cho kế toán, cập nhật công nợ và kiểm tra các khoản chi lớn. Đừng đợi cuối năm mới gom hồ sơ.

Cách làm đơn giản:

– Tạo thư mục hồ sơ theo từng tháng.
– Lưu hóa đơn đầu vào, đầu ra ngay khi phát sinh.
– Tải sao kê ngân hàng mỗi tháng.
– Lưu hợp đồng cùng hóa đơn liên quan.
– Cập nhật bảng công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
– Lập bảng lương đều hằng tháng.
– Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ nếu có.
– Hỏi kế toán trước khi phát sinh khoản chi lớn hoặc xuất hóa đơn lớn.

Làm đều mỗi tháng giúp cuối năm chỉ cần rà lại, không phải tìm từng chứng từ trong tin nhắn, email hoặc máy cá nhân. Đây là cách tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro nhất cho doanh nghiệp nhỏ.

Kết luận

Lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ cần lưu ý nhiều điểm: doanh thu phải khớp hóa đơn, chi phí phải đủ chứng từ, tiền mặt không được âm, ngân hàng phải khớp sao kê, công nợ phải đối chiếu, hàng tồn kho cần kiểm kê, tài sản phải phân loại đúng, hồ sơ lương không được bỏ sót, thuế phải khớp tờ khai và giao dịch với chủ doanh nghiệp phải rõ bản chất.

Báo cáo tài chính không nên làm vội vào sát hạn. Muốn số liệu chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đều trong năm và rà soát kỹ trước khi nộp. Với doanh nghiệp nhỏ chưa có kế toán nội bộ hoặc chứng từ còn rời rạc, thuê dịch vụ kế toán hỗ trợ lập báo cáo tài chính là giải pháp phù hợp để hạn chế sai sót.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần lập báo cáo tài chính cuối năm, CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, rà soát số liệu và hoàn thiện báo cáo theo tình trạng thực tế. Liên hệ 0987.192.097 hoặc email contact@ketoanginco.vn để được tư vấn cụ thể.