Khi nào doanh nghiệp cần điều chỉnh sổ sách kế toán?

Sổ sách kế toán là nền tảng để lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và giải trình số liệu khi cần. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát hiện hóa đơn sai, chi phí thiếu chứng từ, công nợ lệch, ngân hàng không khớp hoặc báo cáo đã nộp chưa chính xác. Khi đó, việc điều chỉnh sổ sách kế toán cần được thực hiện đúng cách.

Điều chỉnh sổ sách kế toán là gì?

Điều chỉnh sổ sách kế toán là việc rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ghi nhận lại các nghiệp vụ kế toán chưa đúng, chưa đủ hoặc chưa phản ánh đúng bản chất giao dịch của doanh nghiệp. Việc điều chỉnh có thể diễn ra trong cùng kỳ kế toán, trước khi nộp báo cáo tài chính, sau khi đã nộp báo cáo hoặc khi doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán, kiểm tra thuế, giải thể, chuyển nhượng, vay vốn hay đổi kế toán.

Nói dễ hiểu, sổ sách kế toán giống như “nhật ký tài chính” của công ty. Mỗi hóa đơn, khoản thu, khoản chi, công nợ, lương, tài sản, khoản vay, khoản góp vốn đều cần được ghi nhận đúng. Nếu ghi sai, thiếu hoặc lệch, báo cáo tài chính và hồ sơ thuế có thể bị ảnh hưởng.

Điều chỉnh sổ sách không phải là “làm đẹp số liệu” hay thay đổi số liệu theo ý muốn. Mục tiêu đúng là đưa sổ sách về gần nhất với bản chất thực tế của giao dịch, có chứng từ giải thích và tuân thủ quy định kế toán, thuế. Luật Kế toán 2015 quy định về chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính và nghiêm cấm việc lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc cung cấp, công bố báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán.

Vì vậy, khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên xử lý minh bạch, có căn cứ và theo đúng quy trình. Không nên tự sửa số liệu tùy tiện, xóa chứng từ, bỏ nghiệp vụ hoặc điều chỉnh chỉ để lợi nhuận thấp hơn, thuế ít hơn hay báo cáo nhìn đẹp hơn.

Khi nào doanh nghiệp cần điều chỉnh sổ sách kế toán?

Doanh nghiệp cần điều chỉnh sổ sách khi phát hiện số liệu kế toán không còn phản ánh đúng thực tế hoặc không khớp với hồ sơ chứng từ. Việc này có thể xảy ra ở bất kỳ thời điểm nào trong năm, nhưng thường xuất hiện rõ nhất khi kế toán khóa sổ cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc khi chuẩn bị nộp báo cáo tài chính.

Các thời điểm thường cần rà soát và điều chỉnh gồm:

– Trước khi nộp tờ khai thuế định kỳ.
– Trước khi lập báo cáo tài chính cuối năm.
– Sau khi phát hiện hóa đơn sai hoặc bỏ sót hóa đơn.
– Khi số dư ngân hàng không khớp sao kê.
– Khi công nợ khách hàng, nhà cung cấp bị lệch.
– Khi quỹ tiền mặt bị âm hoặc tồn quỹ không đúng thực tế.
– Khi phát hiện chi phí đã ghi nhận nhưng thiếu chứng từ.
– Khi hàng tồn kho trên sổ không khớp kiểm kê.
– Khi tài sản, công cụ dụng cụ ghi nhận sai.
– Khi đổi kế toán hoặc đổi đơn vị dịch vụ kế toán.
– Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
– Khi doanh nghiệp chuẩn bị giải thể, chuyển nhượng, vay vốn hoặc gọi vốn.

Điều chỉnh càng sớm càng dễ. Nếu sai sót mới phát sinh trong tháng, kế toán có thể kiểm tra chứng từ và sửa kịp thời. Nếu để qua nhiều kỳ hoặc nhiều năm, việc điều chỉnh sẽ phức tạp hơn vì có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, tờ khai thuế, số dư đầu kỳ và các hồ sơ đã nộp.

Dấu hiệu 1: Doanh thu trên sổ không khớp hóa đơn đầu ra

Doanh thu là chỉ tiêu rất quan trọng. Nếu doanh thu trên sổ kế toán không khớp với hóa đơn đầu ra hoặc tờ khai thuế, doanh nghiệp cần kiểm tra ngay. Đây là một trong những lý do phổ biến nhất phải điều chỉnh sổ sách.

Các trường hợp thường gặp:

– Đã xuất hóa đơn nhưng kế toán chưa ghi nhận doanh thu.
– Đã ghi nhận doanh thu nhưng hóa đơn chưa xuất hoặc xuất sai thời điểm.
– Hóa đơn bị hủy nhưng sổ kế toán vẫn ghi doanh thu.
– Hóa đơn điều chỉnh, thay thế nhưng kế toán chưa cập nhật.
– Doanh thu trên tờ khai thuế giá trị gia tăng khác doanh thu trên báo cáo tài chính.
– Khách hàng đã thanh toán nhưng công nợ vẫn còn treo.
– Có tiền vào ngân hàng nhưng chưa xác định rõ là doanh thu, góp vốn, vay hay tạm ứng.

Nếu lỗi doanh thu không được xử lý, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và báo cáo tài chính đều có thể bị ảnh hưởng. Doanh nghiệp nên đối chiếu danh sách hóa đơn đầu ra với sổ doanh thu hằng tháng, không nên để đến cuối năm mới rà.

Cách xử lý cơ bản

Kế toán cần xác định hóa đơn nào đang lệch, lý do lệch là gì và ảnh hưởng đến kỳ nào. Nếu sai trong cùng kỳ, có thể điều chỉnh sổ trước khi nộp báo cáo. Nếu đã nộp tờ khai hoặc báo cáo tài chính, cần xem có phải lập hồ sơ bổ sung, điều chỉnh hay giải trình không. Cách xử lý phải dựa trên bản chất giao dịch và tình trạng hồ sơ đã nộp.

Dấu hiệu 2: Chi phí đã ghi nhận nhưng thiếu hồ sơ

Doanh nghiệp có thể đã hạch toán chi phí trong sổ, nhưng khi rà lại thì thiếu hóa đơn, hợp đồng, nghiệm thu, chứng từ thanh toán hoặc tài liệu chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh. Trường hợp này cần điều chỉnh hoặc bổ sung hồ sơ trước khi khóa sổ.

Những nhóm chi phí hay gặp rủi ro:

– Chi phí tiếp khách, ăn uống.
– Chi phí quảng cáo, marketing.
– Chi phí dịch vụ thuê ngoài.
– Chi phí tư vấn, môi giới, hoa hồng.
– Chi phí thuê văn phòng, kho bãi.
– Chi phí công tác.
– Chi phí lương, thưởng, phụ cấp.
– Chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu.
– Chi phí mua tài sản, công cụ dụng cụ.
– Chi phí trả cho cá nhân, cộng tác viên.

Không phải khoản chi nào thiếu chứng từ cũng xử lý giống nhau. Có khoản có thể bổ sung hợp đồng, nghiệm thu, chứng từ thanh toán. Có khoản cần điều chỉnh cách ghi nhận. Có khoản không đủ điều kiện thì phải xem xét loại khỏi chi phí khi tính thuế.

Không nên tự ý xóa chi phí

Nhiều doanh nghiệp khi thấy chi phí thiếu hồ sơ thì muốn xóa khỏi sổ cho gọn. Cách này không nên làm vội. Nếu khoản chi thực tế có phát sinh, kế toán cần xem bản chất giao dịch là gì, có thể bổ sung chứng từ không, có cần hạch toán nội bộ không và ảnh hưởng thuế ra sao. Việc xóa số liệu không có căn cứ có thể làm báo cáo không phản ánh đúng thực tế.

Dấu hiệu 3: Tiền gửi ngân hàng không khớp sao kê

Số dư tiền gửi ngân hàng trên sổ kế toán phải khớp với sao kê ngân hàng. Nếu lệch, doanh nghiệp cần điều chỉnh trước khi lập báo cáo tài chính. Đây là lỗi cơ bản nhưng xảy ra rất thường xuyên, nhất là với công ty có nhiều giao dịch chuyển khoản.

Nguyên nhân thường gặp:

– Bỏ sót phí ngân hàng.
– Bỏ sót lãi tiền gửi.
– Khách hàng chuyển tiền nhưng kế toán chưa ghi nhận.
– Công ty chuyển tiền cho nhà cung cấp nhưng chưa hạch toán.
– Nộp thuế điện tử nhưng chưa ghi sổ.
– Chuyển tiền giữa các tài khoản công ty nhưng chỉ ghi một chiều.
– Ghi sai tài khoản ngân hàng.
– Có giao dịch cá nhân đi qua tài khoản công ty.
– Sao kê chưa tải đủ các tháng.

Việc điều chỉnh ngân hàng thường cần đối chiếu từng dòng sao kê với sổ kế toán. Nếu làm hằng tháng thì rất nhẹ. Nếu để cả năm mới làm, kế toán sẽ mất nhiều thời gian và dễ bỏ sót.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Doanh nghiệp cần cung cấp sao kê đầy đủ tất cả tài khoản ngân hàng công ty, chứng từ nộp thuế, chứng từ thanh toán, hợp đồng hoặc hóa đơn liên quan đến các khoản chuyển khoản lớn. Với giao dịch chưa rõ nội dung, chủ doanh nghiệp cần giải thích để kế toán phân loại đúng.

Dấu hiệu 4: Quỹ tiền mặt bị âm hoặc tồn quỹ không đúng thực tế

Quỹ tiền mặt bị âm là dấu hiệu rõ ràng cho thấy sổ sách cần điều chỉnh. Về thực tế, công ty không thể chi tiền mặt nếu quỹ không có tiền. Nếu sổ kế toán thể hiện quỹ âm, có thể kế toán đã ghi nhận thiếu nguồn tiền vào hoặc ghi sai hình thức thanh toán.

Nguyên nhân phổ biến:

– Chủ doanh nghiệp chi hộ công ty nhưng chưa ghi nhận.
– Có khoản vay, góp vốn bằng tiền mặt chưa hạch toán.
– Kế toán ghi chi tiền mặt trong khi thực tế thanh toán qua ngân hàng.
– Thiếu phiếu thu nhập quỹ.
– Thiếu chứng từ rút tiền ngân hàng nhập quỹ.
– Tạm ứng chưa hoàn ứng đúng cách.

Ngược lại, có công ty trên sổ còn tồn quỹ tiền mặt rất lớn nhưng thực tế không còn giữ số tiền đó. Trường hợp này cũng cần rà soát. Có thể chủ doanh nghiệp đã rút tiền sử dụng nhưng chưa có hồ sơ, hoặc các khoản chi thực tế chưa được ghi nhận.

Điều chỉnh quỹ tiền mặt cần dựa trên chứng từ thật. Không nên tự tạo phiếu thu, phiếu chi không đúng bản chất chỉ để cân số liệu.

Dấu hiệu 5: Công nợ khách hàng, nhà cung cấp bị treo lâu

Công nợ phải thu và phải trả là phần rất dễ bị treo nhiều năm nếu kế toán không đối chiếu thường xuyên. Khi công nợ trên sổ không đúng với thực tế, doanh nghiệp cần điều chỉnh.

Công nợ phải thu

Các lỗi thường gặp:

– Khách đã thanh toán nhưng sổ vẫn ghi còn nợ.
– Khách chưa thanh toán nhưng sổ đã xóa công nợ.
– Công nợ treo lâu không có hợp đồng, hóa đơn hoặc đối chiếu.
– Khoản tiền khách chuyển vào ngân hàng chưa được cấn trừ công nợ.
– Một khách hàng bị mở nhiều mã công nợ khác nhau.

Công nợ phải trả

Các lỗi thường gặp:

– Công ty đã thanh toán nhà cung cấp nhưng sổ vẫn còn phải trả.
– Nhà cung cấp đã xuất hóa đơn nhưng kế toán chưa ghi nhận công nợ.
– Khoản phải trả cho chủ doanh nghiệp không rõ là vay, chi hộ hay góp vốn.
– Công nợ treo nhiều năm không có đối chiếu.
– Thanh toán bằng tài khoản cá nhân nhưng chưa xử lý trên sổ.

Trước khi điều chỉnh công nợ, kế toán cần đối chiếu hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và xác nhận thực tế từ bộ phận bán hàng, mua hàng hoặc chủ doanh nghiệp. Với khoản công nợ lớn, nên có biên bản đối chiếu để làm căn cứ.

Dấu hiệu 6: Hàng tồn kho trên sổ không khớp thực tế

Doanh nghiệp thương mại, sản xuất, xây dựng hoặc bán lẻ cần đặc biệt chú ý hàng tồn kho. Nếu tồn kho sai, giá vốn và lợi nhuận cũng có thể sai. Đây là lý do quan trọng khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh sổ sách kế toán.

Các tình huống thường gặp:

– Sổ kho còn hàng nhưng thực tế không còn.
– Thực tế còn hàng nhưng sổ không ghi nhận.
– Mua hàng có hóa đơn nhưng chưa nhập kho.
– Bán hàng đã xuất hóa đơn nhưng chưa xuất kho.
– Giá vốn ghi nhận sai do thiếu dữ liệu nhập xuất.
– Hàng hư hỏng, mất mát chưa xử lý.
– Không có biên bản kiểm kê cuối năm.
– Hàng tồn kho quá lớn so với doanh thu nhưng không có giải thích.

Điều chỉnh tồn kho cần làm cẩn thận vì ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và lợi nhuận. Doanh nghiệp nên kiểm kê kho định kỳ, lập biên bản chênh lệch và có hồ sơ xử lý nếu hàng mất, hư hỏng hoặc giảm giá trị.

Dấu hiệu 7: Tài sản cố định, công cụ dụng cụ ghi nhận sai

Doanh nghiệp mua máy móc, thiết bị, xe, máy tính, phần mềm, bàn ghế, công cụ làm việc nhưng kế toán có thể phân loại chưa đúng. Có khoản cần ghi nhận tài sản cố định, có khoản là công cụ dụng cụ, có khoản là chi phí trả trước, có khoản được đưa vào chi phí trong kỳ.

Các lỗi thường gặp:

– Mua tài sản nhưng đưa hết vào chi phí một lần.
– Công cụ dụng cụ cần phân bổ nhưng chưa phân bổ.
– Tài sản đã thanh lý nhưng vẫn còn trên sổ.
– Tài sản đã hư hỏng nhưng vẫn khấu hao.
– Bảng khấu hao không đúng nguyên giá hoặc thời gian sử dụng.
– Tài sản mua bằng tiền cá nhân nhưng chưa có hồ sơ ghi nhận.
– Thiếu biên bản bàn giao, đưa tài sản vào sử dụng.

Khi phát hiện các lỗi này, kế toán cần rà lại hồ sơ mua tài sản, hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao và tình trạng sử dụng thực tế. Việc điều chỉnh tài sản có thể ảnh hưởng đến chi phí khấu hao, chi phí phân bổ và lợi nhuận trong năm.

Dấu hiệu 8: Thuế trên sổ không khớp tờ khai

Số liệu thuế trên sổ kế toán phải được đối chiếu với tờ khai thuế và chứng từ nộp tiền. Nếu không khớp, doanh nghiệp cần điều chỉnh trước khi lập báo cáo tài chính hoặc trước khi cơ quan thuế kiểm tra.

Các lỗi thường gặp:

– Thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ trên sổ không khớp tờ khai.
– Thuế giá trị gia tăng phải nộp đã nộp nhưng chưa hạch toán.
– Tờ khai bổ sung đã nộp nhưng sổ chưa cập nhật.
– Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp chưa được ghi nhận.
– Thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ nhưng chưa đối chiếu với bảng lương.
– Lệ phí môn bài đã nộp nhưng chưa hạch toán.
– Tiền phạt, tiền chậm nộp chưa được ghi nhận.

Luật Quản lý thuế 2019 quy định người nộp thuế có nghĩa vụ khai thuế chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng thời hạn. Vì vậy, khi số liệu thuế bị lệch, doanh nghiệp cần rà soát và xử lý đúng, tránh để lệch kéo dài sang nhiều kỳ.

Dấu hiệu 9: Báo cáo tài chính đã nộp có số liệu chưa hợp lý

Có trường hợp doanh nghiệp đã nộp báo cáo tài chính rồi mới phát hiện số liệu chưa đúng. Ví dụ doanh thu thiếu, chi phí ghi sai, công nợ lệch, ngân hàng không khớp, tồn kho sai, tài sản chưa phân bổ hoặc thuế chưa được cập nhật. Khi đó, doanh nghiệp cần xem xét điều chỉnh sổ sách và xử lý hồ sơ đã nộp nếu có ảnh hưởng.

Một số dấu hiệu báo cáo cần kiểm tra lại:

– Tiền mặt âm hoặc tồn quá lớn bất thường.
– Ngân hàng không khớp sao kê.
– Công nợ phải thu, phải trả treo nhiều năm.
– Doanh thu trên báo cáo không khớp hóa đơn.
– Chi phí lớn nhưng thiếu chứng từ.
– Hàng tồn kho không có kiểm kê.
– Lợi nhuận quá cao hoặc quá thấp so với thực tế.
– Thuế phải nộp trên sổ không khớp tờ khai.
– Vốn góp chưa rõ chứng từ.
– Có nhiều khoản phải thu, phải trả với chủ doanh nghiệp.

Việc điều chỉnh báo cáo đã nộp cần cẩn trọng hơn điều chỉnh trong kỳ chưa nộp. Doanh nghiệp nên để kế toán kiểm tra ảnh hưởng đến tờ khai thuế, báo cáo tài chính, số dư đầu kỳ năm sau và hồ sơ đã gửi cho cơ quan chức năng.

Dấu hiệu 10: Doanh nghiệp đổi kế toán hoặc đổi đơn vị dịch vụ kế toán

Mỗi lần đổi kế toán là một thời điểm nên rà soát sổ sách. Nếu không kiểm tra, người mới có thể tiếp tục số liệu sai từ người cũ. Sau vài tháng hoặc vài năm, lỗi càng khó xử lý hơn.

Khi đổi kế toán, doanh nghiệp nên kiểm tra và bàn giao:

– Tờ khai thuế đã nộp.
– Báo cáo tài chính đã nộp.
– Sổ sách kế toán.
– Bảng cân đối số phát sinh.
– Hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Sao kê ngân hàng.
– Bảng công nợ phải thu, phải trả.
– Bảng lương, hồ sơ nhân sự.
– Hồ sơ tài sản, công cụ dụng cụ.
– Bảng nhập xuất tồn nếu có.
– Danh sách hồ sơ còn thiếu hoặc vấn đề đang theo dõi.

Nếu phát hiện số liệu không khớp trong quá trình bàn giao, cần điều chỉnh trước khi tiếp tục kỳ mới. Không nên để kế toán mới vừa làm vừa đoán số liệu cũ.

Điều chỉnh sổ sách có phải lúc nào cũng nộp lại báo cáo không?

Không phải mọi điều chỉnh sổ sách đều dẫn đến việc phải nộp lại báo cáo tài chính hoặc tờ khai thuế. Điều này phụ thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót, mức độ ảnh hưởng và hồ sơ đã nộp hay chưa.

Có thể chia thành một số tình huống:

– Sai sót phát hiện trước khi nộp tờ khai hoặc báo cáo: kế toán điều chỉnh trên sổ trước khi nộp.
– Sai sót không ảnh hưởng đến số thuế đã kê khai: có thể chỉ cần điều chỉnh sổ sách và lưu hồ sơ giải thích tùy trường hợp.
– Sai sót ảnh hưởng đến tờ khai thuế: cần xem xét lập tờ khai bổ sung theo quy định.
– Sai sót ảnh hưởng đến báo cáo tài chính đã nộp: cần kiểm tra có phải nộp lại hoặc điều chỉnh số liệu kỳ sau theo hướng phù hợp không.
– Sai sót liên quan nhiều năm: cần rà soát ảnh hưởng số dư đầu kỳ và các kỳ liên quan.

Doanh nghiệp không nên tự quyết theo cảm tính. Nên để kế toán kiểm tra bản chất lỗi, kỳ phát sinh, hồ sơ đã nộp và nghĩa vụ thuế bị ảnh hưởng. Điều chỉnh sai cách có thể làm hồ sơ rối hơn.

Quy trình điều chỉnh sổ sách kế toán nên thực hiện thế nào?

Bước 1: Xác định lỗi nằm ở đâu

Trước tiên cần xác định lỗi thuộc nhóm nào: doanh thu, chi phí, hóa đơn, ngân hàng, tiền mặt, công nợ, hàng tồn kho, tài sản, lương, thuế, vốn góp hay báo cáo tài chính. Xác định đúng nhóm lỗi giúp tìm đúng hồ sơ cần kiểm tra.

Bước 2: Đối chiếu chứng từ gốc

Không nên điều chỉnh chỉ dựa trên cảm giác. Kế toán cần đối chiếu hóa đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng, phiếu thu chi, bảng lương, biên bản nghiệm thu, bảng công nợ, kiểm kê kho hoặc hồ sơ tài sản.

Bước 3: Xác định kỳ bị ảnh hưởng

Sai sót phát sinh ở tháng nào, quý nào, năm nào? Đã nộp tờ khai chưa? Đã nộp báo cáo tài chính chưa? Có ảnh hưởng đến số dư đầu kỳ năm sau không? Đây là phần rất quan trọng.

Bước 4: Đánh giá ảnh hưởng đến thuế

Nếu lỗi ảnh hưởng đến thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân hoặc các khoản phải nộp khác, kế toán cần xem xét hồ sơ bổ sung, điều chỉnh hoặc giải trình phù hợp.

Bước 5: Ghi nhận bút toán điều chỉnh

Sau khi có đủ căn cứ, kế toán ghi nhận bút toán điều chỉnh theo đúng bản chất nghiệp vụ. Bút toán điều chỉnh cần có hồ sơ kèm theo, người lập, thời điểm và lý do điều chỉnh rõ ràng.

Bước 6: Lưu hồ sơ giải trình

Mỗi điều chỉnh quan trọng nên có ghi chú giải thích. Hồ sơ nên lưu cùng chứng từ liên quan để sau này khi kiểm tra, kế toán có thể giải trình vì sao điều chỉnh và điều chỉnh dựa trên căn cứ nào.

Dịch vụ rà soát và điều chỉnh sổ sách kế toán tại GINCO

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và điều chỉnh sổ sách kế toán trong các trường hợp sổ sách bị lệch, bỏ trống nhiều tháng, hóa đơn sai, công nợ treo lâu, ngân hàng không khớp, báo cáo tài chính có dấu hiệu bất thường hoặc doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán, kiểm tra thuế, giải thể, chuyển nhượng.

Thông tin liên hệ:

– CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO
– Địa chỉ: Phòng 10 Tầng Lửng, 911 – 917 Nguyễn Trãi, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
– Điện thoại: 0987.192.097
– Mã số thuế: 0319597729
– Email: contact@ketoanginco.vn
– Website: https://ketoanginco.vn/

GINCO có thể hỗ trợ kiểm tra từng phần của sổ sách: doanh thu, chi phí, hóa đơn, ngân hàng, tiền mặt, công nợ, tồn kho, tài sản, lương, thuế, vốn góp và báo cáo tài chính. Sau khi rà soát, doanh nghiệp sẽ biết lỗi nằm ở đâu, thiếu hồ sơ gì và cần điều chỉnh theo hướng nào.

Các hạng mục GINCO có thể hỗ trợ

Tùy tình trạng doanh nghiệp, GINCO có thể hỗ trợ:

– Rà soát sổ sách kế toán hiện có.
– Kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Đối chiếu doanh thu với tờ khai thuế.
– Kiểm tra chi phí và hồ sơ chứng từ.
– Đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ kế toán.
– Kiểm tra quỹ tiền mặt, tạm ứng, hoàn ứng.
– Rà soát công nợ phải thu, phải trả.
– Kiểm tra hàng tồn kho, tài sản, công cụ dụng cụ.
– Rà soát bảng lương và thuế thu nhập cá nhân.
– Kiểm tra số dư thuế và chứng từ nộp thuế.
– Tư vấn bút toán điều chỉnh phù hợp.
– Lập danh sách hồ sơ cần bổ sung trước khi nộp hoặc giải trình.

Với doanh nghiệp đã để sổ sách rối trong thời gian dài, việc đầu tiên không phải là sửa ngay tất cả, mà là phân loại lỗi theo mức độ ảnh hưởng. Lỗi nào ảnh hưởng thuế, báo cáo tài chính, công nợ hoặc số dư đầu kỳ cần ưu tiên xử lý trước.

Chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi muốn điều chỉnh sổ sách?

Để kế toán rà soát và điều chỉnh chính xác, doanh nghiệp cần cung cấp hồ sơ càng đầy đủ càng tốt. Nếu hồ sơ đang thiếu, vẫn có thể bắt đầu bằng việc gửi những tài liệu hiện có để lập danh sách cần bổ sung.

Hồ sơ nên chuẩn bị gồm:

– Báo cáo tài chính các năm cần kiểm tra.
– Tờ khai thuế đã nộp.
– Bảng cân đối số phát sinh.
– Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản quan trọng.
– Hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Sao kê ngân hàng.
– Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý.
– Phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng, hoàn ứng.
– Bảng lương, hồ sơ nhân sự.
– Bảng công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
– Bảng nhập xuất tồn, biên bản kiểm kê nếu có.
– Hồ sơ tài sản, công cụ dụng cụ.
– Chứng từ góp vốn, vay, giao dịch với chủ doanh nghiệp.
– Các thông báo hoặc biên bản làm việc với cơ quan thuế nếu có.

Chủ doanh nghiệp cũng nên nói rõ tình trạng thực tế. Ví dụ: đã đổi kế toán, có tháng chưa kê khai, ngân hàng bị lệch, công nợ không đúng, có hóa đơn sai, có chi phí chưa lấy hóa đơn, có tài khoản cá nhân dùng cho công ty hoặc đã nộp báo cáo nhưng thấy số liệu không hợp lý. Thông tin càng thật, kế toán càng dễ xử lý đúng.

Lời khuyên để hạn chế phải điều chỉnh sổ sách

Điều chỉnh sổ sách là việc cần làm khi có sai sót, nhưng tốt nhất doanh nghiệp nên hạn chế lỗi ngay từ đầu. Sổ sách được theo dõi đều hằng tháng sẽ ít phải sửa hơn rất nhiều so với việc để dồn cuối năm.

Doanh nghiệp nên duy trì các thói quen:

– Kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra hằng tháng.
– Tải sao kê ngân hàng định kỳ.
– Gửi chứng từ cho kế toán đúng thời điểm.
– Đối chiếu công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
– Không dùng tài khoản cá nhân cho giao dịch công ty nếu không cần thiết.
– Hỏi kế toán trước khi xuất hóa đơn lớn hoặc chi khoản lớn.
– Lưu hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán cùng hóa đơn.
– Kiểm kê kho, tài sản định kỳ.
– Rà soát báo cáo tài chính trước khi ký nộp.

Làm đều những việc này sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tiết kiệm thời gian và tránh phải điều chỉnh phức tạp sau này.

Kết luận

Doanh nghiệp cần điều chỉnh sổ sách kế toán khi phát hiện số liệu không khớp với thực tế hoặc chứng từ: doanh thu lệch hóa đơn, chi phí thiếu hồ sơ, ngân hàng không khớp sao kê, tiền mặt âm, công nợ treo lâu, tồn kho sai, tài sản ghi nhận chưa đúng, thuế lệch tờ khai hoặc báo cáo tài chính đã nộp có dấu hiệu bất thường.

Điều chỉnh sổ sách phải dựa trên chứng từ, bản chất giao dịch và ảnh hưởng đến hồ sơ thuế, báo cáo tài chính. Không nên tự chỉnh số liệu tùy tiện chỉ để báo cáo nhìn đẹp hơn. Càng rà soát sớm, việc xử lý càng nhẹ và ít rủi ro hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần rà soát hoặc điều chỉnh sổ sách kế toán, CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, xác định lỗi và tư vấn hướng xử lý phù hợp. Liên hệ 0987.192.097 hoặc email contact@ketoanginco.vn để được tư vấn theo tình trạng thực tế.