Hạch toán kế toán là gì? Chủ doanh nghiệp cần hiểu những điểm nào?

Hạch toán kế toán là công việc ghi nhận, phân loại và phản ánh các giao dịch tài chính của doanh nghiệp vào sổ sách. Với chủ doanh nghiệp, không nhất thiết phải hiểu sâu từng tài khoản kế toán, nhưng cần nắm nguyên tắc cơ bản để đọc số liệu, kiểm soát chi phí và tránh rủi ro khi lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính.

Hạch toán kế toán là gì?

Hạch toán kế toán là quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp vào hệ thống sổ sách kế toán theo đúng bản chất giao dịch. Mỗi khi công ty bán hàng, mua hàng, trả lương, nhận tiền khách hàng, chuyển khoản cho nhà cung cấp, mua tài sản, vay tiền, góp vốn hoặc nộp thuế, kế toán cần xem nghiệp vụ đó thuộc loại nào và ghi nhận vào tài khoản phù hợp.

Nói đơn giản, hạch toán giống như việc “dịch” hoạt động kinh doanh hằng ngày thành ngôn ngữ kế toán. Chủ doanh nghiệp nhìn thấy một khoản tiền khách chuyển vào tài khoản. Kế toán phải xác định đó là doanh thu, khách trả nợ cũ, tiền đặt cọc, khoản vay, vốn góp hay khoản chuyển nhầm. Mỗi trường hợp sẽ có cách hạch toán khác nhau.

Ví dụ, công ty nhận 50 triệu đồng từ khách hàng. Nếu đó là tiền thanh toán cho hóa đơn đã xuất, kế toán ghi giảm công nợ phải thu. Nếu đó là tiền ứng trước cho hợp đồng chưa hoàn thành, có thể cần theo dõi khoản người mua trả tiền trước. Nếu đó là chủ doanh nghiệp chuyển tiền vào công ty, lại phải xem là góp vốn, cho vay hay tạm ứng. Chỉ nhìn dòng tiền thì chưa đủ, kế toán phải hiểu bản chất giao dịch.

Hạch toán đúng giúp sổ sách phản ánh đúng tình hình công ty. Hạch toán sai có thể làm lệch doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, thuế, tiền mặt, ngân hàng và báo cáo tài chính. Vì vậy, đây không chỉ là việc nhập số vào phần mềm, mà là công việc cần chuyên môn và sự phối hợp giữa kế toán với chủ doanh nghiệp.

Vì sao chủ doanh nghiệp nên hiểu cơ bản về hạch toán?

Chủ doanh nghiệp không cần tự làm kế toán chi tiết nếu đã thuê kế toán nội bộ hoặc dịch vụ kế toán. Nhưng nếu hoàn toàn không hiểu gì về hạch toán, chủ doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng ký báo cáo mà không biết số liệu nói gì, không kiểm soát được chi phí, không biết công ty đang lãi hay lỗ thật và không phát hiện được các lỗi cơ bản.

Hiểu cơ bản về hạch toán giúp chủ doanh nghiệp:

– Biết vì sao kế toán cần hóa đơn, hợp đồng, sao kê, bảng lương và chứng từ.
– Hiểu tiền vào tài khoản chưa chắc là doanh thu.
– Hiểu chi tiền thật chưa chắc được tính hết vào chi phí hợp lý.
– Biết công nợ trên sổ có ý nghĩa gì.
– Biết vì sao tiền mặt âm là dấu hiệu sai.
– Hiểu báo cáo tài chính không chỉ là giấy tờ nộp cuối năm.
– Kiểm tra được các chỉ tiêu lớn trước khi ký nộp.
– Làm việc với kế toán hiệu quả hơn.

Trong thực tế, nhiều rủi ro không đến từ việc chủ doanh nghiệp không biết làm kế toán, mà đến từ việc không cung cấp đúng thông tin cho kế toán. Kế toán không biết giao dịch là gì thì rất khó hạch toán đúng. Chủ doanh nghiệp càng hiểu cơ bản, việc phối hợp càng nhẹ.

Hạch toán không chỉ là nhập hóa đơn vào phần mềm

Nhiều người nghĩ kế toán chỉ cần lấy hóa đơn rồi nhập vào phần mềm. Cách hiểu này chưa đủ. Hóa đơn là chứng từ quan trọng, nhưng hạch toán còn cần xem hợp đồng, chứng từ thanh toán, nghiệm thu, giao nhận, sao kê ngân hàng, bảng lương, công nợ, tài sản, kho và bản chất giao dịch.

Ví dụ, cùng là hóa đơn mua máy tính, kế toán cần xem máy tính đó dùng cho công ty hay dùng cá nhân, giá trị bao nhiêu, có đưa vào tài sản hay công cụ dụng cụ không, có cần phân bổ chi phí không, thanh toán bằng tài khoản công ty hay cá nhân, hóa đơn có đúng thông tin công ty không.

Cùng là hóa đơn dịch vụ marketing, kế toán cần xem dịch vụ đã hoàn thành chưa, có hợp đồng không, có nghiệm thu không, có tài liệu bàn giao không, khoản chi này phục vụ hoạt động kinh doanh nào. Nếu chỉ nhập hóa đơn mà không có hồ sơ phía sau, sổ sách sẽ thiếu căn cứ.

Cùng là khoản khách chuyển tiền vào ngân hàng, kế toán cần xem khách thanh toán hóa đơn nào, còn nợ bao nhiêu, có thanh toán thừa không, có phải tiền đặt cọc không, có cần xuất hóa đơn chưa. Nếu không đối chiếu, công nợ rất dễ bị lệch.

Vì vậy, hạch toán là công việc vừa có kỹ thuật kế toán, vừa cần hiểu thực tế kinh doanh.

Những nhóm nghiệp vụ hạch toán doanh nghiệp thường gặp

Hạch toán doanh thu

Doanh thu phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hoàn thành nghĩa vụ theo thỏa thuận với khách hàng. Khi hạch toán doanh thu, kế toán cần căn cứ vào hóa đơn đầu ra, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, giao nhận và chứng từ thanh toán nếu có.

Doanh thu cần được ghi nhận đúng kỳ, đúng đối tượng và đúng giá trị. Nếu xuất hóa đơn rồi nhưng chưa ghi nhận doanh thu, báo cáo sẽ thiếu doanh thu. Nếu ghi doanh thu nhưng chưa đủ căn cứ, báo cáo lại có thể phản ánh sai. Với công ty dịch vụ, thời điểm hoàn thành dịch vụ rất quan trọng. Với công ty thương mại, cần đối chiếu doanh thu với giao hàng và kho. Với công ty xây dựng, cần xem nghiệm thu khối lượng và điều khoản hợp đồng.

Chủ doanh nghiệp nên lưu ý: tiền khách chuyển vào không phải lúc nào cũng là doanh thu ngay. Có thể đó là tiền ứng trước, tiền đặt cọc hoặc thanh toán công nợ cũ. Kế toán cần thông tin rõ để hạch toán đúng.

Hạch toán chi phí

Chi phí là các khoản doanh nghiệp bỏ ra để phục vụ hoạt động kinh doanh. Nhưng trong kế toán, không phải cứ chi tiền là tự động được ghi nhận đúng vào chi phí trong kỳ. Kế toán cần xem khoản chi đó có chứng từ, có phục vụ hoạt động công ty, có cần phân bổ hay khấu hao, có liên quan đến kỳ nào và có đủ điều kiện khi tính thuế không.

Những khoản chi thường gặp gồm:

– Chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu.
– Chi phí thuê văn phòng, kho, mặt bằng.
– Chi phí lương, thưởng, phụ cấp.
– Chi phí quảng cáo, marketing.
– Chi phí dịch vụ thuê ngoài.
– Chi phí vận chuyển, giao nhận.
– Chi phí điện, nước, internet.
– Chi phí tiếp khách, công tác.
– Chi phí phần mềm, thiết kế website, bản quyền.
– Chi phí khấu hao tài sản, phân bổ công cụ dụng cụ.

Một lỗi hay gặp là doanh nghiệp chi bằng tiền cá nhân của chủ, không lấy hóa đơn hoặc lấy hóa đơn sai thông tin công ty. Khi đó, kế toán khó ghi nhận chi phí đầy đủ. Chủ doanh nghiệp nên hỏi kế toán trước với các khoản chi lớn để tránh thiếu hồ sơ.

Hạch toán công nợ

Công nợ là phần doanh nghiệp còn phải thu khách hàng hoặc còn phải trả nhà cung cấp. Nếu hạch toán công nợ sai, chủ doanh nghiệp sẽ không biết ai còn nợ mình, mình còn nợ ai và dòng tiền thật đang ở đâu.

Công nợ phải thu thường phát sinh khi doanh nghiệp đã bán hàng, xuất hóa đơn hoặc hoàn thành dịch vụ nhưng khách chưa thanh toán. Công nợ phải trả phát sinh khi doanh nghiệp đã mua hàng, nhận dịch vụ hoặc nhận hóa đơn nhưng chưa thanh toán cho nhà cung cấp.

Kế toán cần theo dõi công nợ theo từng đối tượng. Không nên gộp chung tất cả vào một dòng. Nếu một khách hàng còn nợ nhiều hóa đơn, cần biết từng hóa đơn đã thanh toán bao nhiêu, còn lại bao nhiêu. Nếu một nhà cung cấp vừa có khoản mua hàng, vừa có khoản trả trước, cần đối chiếu rõ.

Với doanh nghiệp nhỏ, công nợ treo lâu là lỗi rất phổ biến. Khách đã trả tiền nhưng sổ vẫn còn nợ. Công ty đã trả nhà cung cấp nhưng sổ vẫn treo phải trả. Nguyên nhân thường do không đối chiếu ngân hàng, không ghi rõ nội dung chuyển khoản hoặc kế toán không được báo kịp thời.

Hạch toán tiền mặt và ngân hàng

Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng là hai phần cần theo dõi sát. Mỗi khoản tiền vào, tiền ra phải có lý do rõ ràng. Nếu không, cuối năm sổ sách sẽ lệch và khó giải trình.

Với tiền gửi ngân hàng, số dư trên sổ kế toán phải khớp sao kê ngân hàng. Kế toán cần ghi nhận đầy đủ phí ngân hàng, lãi tiền gửi, khách hàng thanh toán, công ty chuyển tiền cho nhà cung cấp, nộp thuế, chuyển khoản nội bộ và các khoản giao dịch khác.

Với tiền mặt, cần có phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng, hoàn ứng và chứng từ đi kèm. Quỹ tiền mặt không nên bị âm. Nếu sổ quỹ âm, có thể kế toán đã ghi thiếu nguồn tiền vào hoặc ghi sai hình thức thanh toán.

Chủ doanh nghiệp nên hạn chế dùng tài khoản cá nhân cho giao dịch công ty. Nếu bắt buộc dùng, cần báo rõ cho kế toán để xử lý đúng bản chất: chi hộ, tạm ứng, cho công ty vay hay khoản phải trả lại cho chủ.

Hạch toán hàng tồn kho và giá vốn

Với doanh nghiệp thương mại, sản xuất, xây dựng hoặc bán lẻ, hàng tồn kho và giá vốn là phần rất quan trọng. Giá vốn ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Nếu tồn kho sai, giá vốn sai, báo cáo tài chính cũng sai.

Kế toán cần theo dõi:

– Hàng mua vào.
– Hàng bán ra.
– Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
– Bảng nhập xuất tồn.
– Giá vốn hàng bán.
– Hàng tồn kho cuối kỳ.
– Hàng hư hỏng, mất mát, chậm luân chuyển nếu có.

Doanh nghiệp nhỏ thường bán hàng theo thực tế nhưng không cập nhật kho đều. Cuối năm mới ước lượng tồn kho. Cách này rất rủi ro. Nếu muốn báo cáo tài chính phản ánh đúng, doanh nghiệp nên kiểm kê kho định kỳ và gửi dữ liệu cho kế toán.

Hạch toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Khi công ty mua máy móc, máy tính, thiết bị, xe, phần mềm, nội thất hoặc công cụ làm việc, kế toán phải phân loại đúng. Có khoản được ghi nhận là tài sản cố định, có khoản là công cụ dụng cụ, có khoản là chi phí trả trước hoặc chi phí trong kỳ.

Việc phân loại này ảnh hưởng đến chi phí từng tháng, từng năm. Nếu một tài sản có giá trị lớn nhưng đưa toàn bộ vào chi phí một lần không phù hợp, lợi nhuận năm đó có thể bị giảm mạnh. Ngược lại, nếu tài sản đã hư hỏng hoặc không còn sử dụng nhưng vẫn tiếp tục khấu hao, báo cáo cũng không đúng.

Hồ sơ tài sản thường cần có hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao, thời điểm đưa vào sử dụng và bảng khấu hao hoặc phân bổ. Chủ doanh nghiệp nên báo cho kế toán khi mua, bán, thanh lý, cho tặng hoặc ngừng sử dụng tài sản.

Hạch toán lương và thuế thu nhập cá nhân

Nếu công ty có nhân sự, kế toán cần hạch toán lương, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm nếu có và các khoản thuế thu nhập cá nhân liên quan. Chi phí lương không nên chỉ ghi theo số tiền chuyển khoản. Cần có hồ sơ lao động và bảng lương rõ ràng.

Hồ sơ lương thường gồm:

– Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc.
– Bảng chấm công hoặc căn cứ tính lương.
– Bảng lương từng tháng.
– Chứng từ thanh toán lương.
– Thông tin mã số thuế cá nhân.
– Hồ sơ giảm trừ gia cảnh nếu có.
– Tờ khai thuế thu nhập cá nhân nếu phát sinh nghĩa vụ.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ trả lương đều nhưng không có bảng lương hoặc hợp đồng. Đến cuối năm, kế toán khó ghi nhận và quyết toán. Vì vậy, phần lương nên được chuẩn bị từ đầu, không nên để dồn.

Hạch toán theo chứng từ hay theo dòng tiền?

Đây là điểm chủ doanh nghiệp rất nên hiểu. Nhiều người quản lý công ty theo dòng tiền: tiền vào là thu, tiền ra là chi. Nhưng kế toán không phải lúc nào cũng ghi nhận theo cách này. Kế toán cần căn cứ vào bản chất giao dịch, hóa đơn, hợp đồng, thời điểm phát sinh quyền và nghĩa vụ.

Ví dụ, công ty đã bán hàng và xuất hóa đơn trong tháng 12 nhưng khách đến tháng 1 năm sau mới trả tiền. Về dòng tiền, tháng 12 chưa thu được tiền. Nhưng về kế toán, doanh thu có thể đã cần ghi nhận trong năm nếu đủ điều kiện. Ngược lại, khách chuyển tiền đặt cọc trước nhưng công ty chưa giao hàng, chưa hoàn thành dịch vụ thì chưa chắc đã ghi nhận doanh thu ngay.

Với chi phí cũng tương tự. Công ty trả tiền thuê văn phòng trước 12 tháng, không nhất thiết đưa toàn bộ vào chi phí của tháng thanh toán. Kế toán có thể cần phân bổ theo thời gian sử dụng. Công ty mua máy tính, máy móc, thiết bị có giá trị sử dụng nhiều năm thì có thể phải khấu hao hoặc phân bổ, không phải cứ trả tiền là ghi hết chi phí một lần.

Vì vậy, chủ doanh nghiệp nên phân biệt giữa quản lý dòng tiền và hạch toán kế toán. Dòng tiền cho biết tiền ra vào. Hạch toán cho biết doanh thu, chi phí, tài sản, công nợ và kết quả kinh doanh theo nguyên tắc kế toán.

Một nghiệp vụ kế toán cần những thông tin gì để hạch toán đúng?

Để hạch toán đúng, kế toán không chỉ cần hóa đơn. Một nghiệp vụ thường cần đủ thông tin về đối tượng, nội dung, giá trị, thời điểm, phương thức thanh toán và chứng từ liên quan.

Doanh nghiệp nên cung cấp cho kế toán:

– Giao dịch phát sinh với ai.
– Nội dung giao dịch là gì.
– Giá trị bao nhiêu.
– Đã có hóa đơn chưa.
– Đã thanh toán chưa, thanh toán bằng cách nào.
– Có hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận không.
– Giao dịch thuộc kỳ nào.
– Có liên quan đến công nợ cũ không.
– Có phải khoản tạm ứng, đặt cọc, vay, góp vốn hay hoàn tiền không.
– Có điểm đặc biệt nào cần ghi chú không.

Thông tin càng rõ, kế toán càng hạch toán đúng. Nếu chủ doanh nghiệp chỉ gửi ảnh hóa đơn mà không nói giao dịch phục vụ việc gì, kế toán có thể ghi nhận chưa đúng bản chất.

Những lỗi hạch toán kế toán thường gặp

Nhầm tiền khách chuyển là doanh thu

Không phải khoản tiền khách chuyển vào tài khoản công ty đều là doanh thu mới. Có thể đó là thanh toán công nợ cũ, tiền đặt cọc, tiền ứng trước hoặc khoản hoàn tiền. Nếu hạch toán nhầm thành doanh thu, doanh thu và thuế có thể bị lệch.

Ghi chi phí khi chưa đủ chứng từ

Doanh nghiệp có khoản chi thực tế nhưng thiếu hóa đơn, hợp đồng, nghiệm thu hoặc chứng từ thanh toán. Nếu kế toán ghi nhận thiếu căn cứ, sau này dễ phải điều chỉnh hoặc giải trình.

Không tách tiền cá nhân và tiền công ty

Chủ doanh nghiệp dùng tài khoản cá nhân nhận tiền khách, chi tiền nhà cung cấp hoặc thanh toán chi phí công ty. Nếu không báo rõ cho kế toán, sổ sách rất dễ rối. Công ty có thể thiếu doanh thu, thiếu chi phí hoặc công nợ bị treo sai.

Không theo dõi công nợ chi tiết

Gộp chung công nợ hoặc không đối chiếu theo từng khách hàng, nhà cung cấp sẽ khiến báo cáo cuối năm không rõ ai còn nợ và nợ từ giao dịch nào.

Ghi nhận tài sản thành chi phí một lần

Có khoản mua thiết bị, máy móc, phần mềm hoặc công cụ cần phân bổ, khấu hao nhưng lại đưa hết vào chi phí ngay. Lỗi này làm lợi nhuận bị lệch giữa các kỳ.

Không cập nhật hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Khi hóa đơn bị sai và được điều chỉnh hoặc thay thế, kế toán cần cập nhật sổ sách. Nếu không, doanh thu, thuế và công nợ có thể bị sai.

Ngân hàng không khớp sao kê

Bỏ sót phí ngân hàng, lãi tiền gửi, giao dịch chuyển khoản hoặc nộp thuế sẽ khiến sổ ngân hàng lệch. Lỗi này cần phát hiện sớm, không nên để đến cuối năm.

Chủ doanh nghiệp nên đọc số liệu hạch toán như thế nào?

Chủ doanh nghiệp không cần đọc từng bút toán kế toán chi tiết, nhưng nên biết xem một số báo cáo cơ bản để kiểm soát công ty.

Các báo cáo nên xem định kỳ:

– Báo cáo doanh thu theo tháng.
– Báo cáo chi phí theo nhóm.
– Báo cáo công nợ khách hàng.
– Báo cáo công nợ nhà cung cấp.
– Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
– Báo cáo thuế còn phải nộp hoặc còn được khấu trừ.
– Báo cáo lãi lỗ tạm tính.
– Báo cáo hàng tồn kho nếu có.

Chủ doanh nghiệp nên hỏi kế toán các câu đơn giản:

– Doanh thu tháng này đã khớp hóa đơn chưa?
– Chi phí nào đang tăng bất thường?
– Khách hàng nào còn nợ lâu?
– Nhà cung cấp nào còn phải trả?
– Tiền ngân hàng có khớp sao kê không?
– Có khoản chi nào thiếu chứng từ không?
– Thuế kỳ này dự kiến bao nhiêu?
– Có vấn đề nào cần xử lý trước cuối năm không?

Chỉ cần theo dõi những điểm này đều đặn, chủ doanh nghiệp sẽ không bị bất ngờ khi đến cuối năm lập báo cáo tài chính.

Dịch vụ hạch toán kế toán tại GINCO hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO hỗ trợ doanh nghiệp hạch toán kế toán, kiểm tra chứng từ, theo dõi sổ sách, lập báo cáo thuế và báo cáo tài chính. Dịch vụ phù hợp với công ty nhỏ, công ty mới thành lập, doanh nghiệp chưa có kế toán nội bộ, công ty ít chứng từ hoặc doanh nghiệp cần rà soát lại sổ sách trước khi nộp báo cáo.

Thông tin liên hệ:

– CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO
– Địa chỉ: Phòng 10 Tầng Lửng, 911 – 917 Nguyễn Trãi, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
– Điện thoại: 0987.192.097
– Mã số thuế: 0319597729
– Email: contact@ketoanginco.vn
– Website: https://ketoanginco.vn/

GINCO hỗ trợ hạch toán theo hướng thực tế, dễ hiểu. Không chỉ nhập số liệu vào phần mềm, GINCO kiểm tra bản chất giao dịch, hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán, ngân hàng, công nợ, lương, tài sản và thuế để giúp sổ sách phản ánh đúng hơn hoạt động của doanh nghiệp.

Các hạng mục GINCO có thể hỗ trợ

Tùy tình trạng doanh nghiệp, GINCO có thể hỗ trợ:

– Kiểm tra chứng từ kế toán phát sinh.
– Hạch toán hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Theo dõi doanh thu, chi phí.
– Đối chiếu sao kê ngân hàng.
– Theo dõi tiền mặt, tạm ứng, hoàn ứng.
– Theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
– Hạch toán lương và thuế thu nhập cá nhân nếu có.
– Hạch toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước.
– Theo dõi hàng tồn kho nếu doanh nghiệp có hàng hóa.
– Kiểm tra số dư thuế, chứng từ nộp thuế.
– Lập sổ sách kế toán.
– Lập báo cáo tài chính cuối năm.
– Tư vấn các chứng từ còn thiếu trước khi khóa sổ.

Với doanh nghiệp chưa quen làm việc với kế toán, GINCO có thể hướng dẫn cách gửi chứng từ hằng tháng, cách lưu hóa đơn, cách ghi chú giao dịch ngân hàng và cách hỏi kế toán trước khi phát sinh khoản chi lớn hoặc xuất hóa đơn lớn.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để hạch toán kế toán đúng?

Muốn kế toán hạch toán đúng, doanh nghiệp cần cung cấp chứng từ và thông tin đầy đủ. Đây là phần rất quan trọng. Kế toán không thể tự biết hết thực tế nếu chủ doanh nghiệp không báo.

Hồ sơ nên gửi định kỳ gồm:

– Hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Hợp đồng mua bán, dịch vụ.
– Biên bản nghiệm thu, giao nhận, thanh lý.
– Sao kê ngân hàng.
– Phiếu thu, phiếu chi nếu có tiền mặt.
– Bảng lương, thông tin nhân sự.
– Hồ sơ tạm ứng, hoàn ứng.
– Danh sách công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
– Hồ sơ tài sản, công cụ dụng cụ.
– Bảng nhập xuất tồn nếu có hàng hóa.
– Chứng từ góp vốn, vay, trả nợ nếu có.
– Các thông báo từ cơ quan thuế nếu đã nhận.

Ngoài chứng từ, doanh nghiệp nên ghi chú rõ các giao dịch đặc biệt. Ví dụ: khoản tiền này là khách đặt cọc, khoản kia là chủ cho công ty vay, khoản này là thanh toán công nợ cũ, khoản này là chi hộ bằng tài khoản cá nhân. Những ghi chú nhỏ giúp kế toán tránh hạch toán nhầm.

Lời khuyên cho chủ doanh nghiệp

Hạch toán kế toán không phải là việc xa vời chỉ dành cho kế toán. Chủ doanh nghiệp nên hiểu ở mức cơ bản để kiểm soát công ty tốt hơn. Không cần nhớ tài khoản Nợ, Có chi tiết, nhưng cần hiểu bản chất: doanh thu phải có căn cứ, chi phí phải có chứng từ, ngân hàng phải khớp sao kê, công nợ phải theo dõi, tiền cá nhân và tiền công ty nên tách bạch.

Mỗi tháng, doanh nghiệp nên dành thời gian xem nhanh báo cáo kế toán. Nếu có số liệu lạ, hỏi ngay. Đừng đợi cuối năm mới kiểm tra, vì lúc đó sai sót đã tích lũy qua nhiều tháng và việc xử lý sẽ khó hơn.

Khi làm việc với kế toán, hãy cung cấp thông tin thật. Nếu dùng tài khoản cá nhân, có chi hộ, có nhận tiền đặt cọc, có hóa đơn sai, có khoản vay, có khách nợ lâu, nên báo rõ. Kế toán biết thực tế thì mới hạch toán đúng. Nếu giấu hoặc bỏ qua, sổ sách sẽ lệch và doanh nghiệp là bên chịu rủi ro.

Kết luận

Hạch toán kế toán là quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán theo đúng bản chất giao dịch. Đây là nền tảng để lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và giúp chủ doanh nghiệp hiểu tình hình kinh doanh của công ty.

Chủ doanh nghiệp không cần tự làm kế toán chi tiết, nhưng nên hiểu những điểm cơ bản: tiền vào chưa chắc là doanh thu, chi tiền chưa chắc là chi phí hợp lệ, công nợ cần theo dõi chi tiết, ngân hàng phải khớp sao kê, tài sản cần phân loại đúng và chứng từ phải được lưu đầy đủ.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần hạch toán kế toán, rà soát chứng từ hoặc lập sổ sách kế toán định kỳ, CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO có thể hỗ trợ theo tình trạng thực tế. Liên hệ 0987.192.097 hoặc email contact@ketoanginco.vn để được tư vấn cụ thể.