Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần đổi dịch vụ kế toán ngay

Dịch vụ kế toán làm không tốt có thể khiến doanh nghiệp chậm tờ khai, sai hóa đơn, thiếu chứng từ, sổ sách bỏ trống, công nợ lệch và báo cáo tài chính không đáng tin. Nếu các vấn đề lặp lại nhiều lần nhưng không được xử lý, doanh nghiệp nên cân nhắc đổi dịch vụ kế toán sớm.

Vì sao cần nhận ra dấu hiệu phải đổi dịch vụ kế toán?

Với doanh nghiệp nhỏ, dịch vụ kế toán thường là người theo dõi gần như toàn bộ hồ sơ thuế và sổ sách: hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, tờ khai thuế, công nợ, ngân hàng, tiền mặt, chi phí, lương, báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán cuối năm. Nếu dịch vụ kế toán làm tốt, chủ doanh nghiệp sẽ nhẹ việc hơn, chứng từ được nhắc đều, số liệu rõ hơn và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Ngược lại, nếu dịch vụ kế toán làm qua loa, doanh nghiệp có thể không phát hiện ngay trong vài tháng đầu. Tờ khai vẫn có thể được nộp, phí dịch vụ vẫn đóng đều, nhưng phía sau sổ sách có thể đang thiếu rất nhiều thứ: hóa đơn sai chưa xử lý, chi phí thiếu hợp đồng, công nợ không đối chiếu, ngân hàng không khớp sao kê, bảng lương không có hồ sơ, tài sản không theo dõi, báo cáo cuối năm làm vội.

Điều nguy hiểm là lỗi kế toán thường không bộc lộ ngay như lỗi bán hàng hay lỗi giao hàng. Doanh nghiệp có thể chỉ phát hiện khi bị cơ quan thuế hỏi, khi cần vay vốn, khi muốn giải thể, khi đổi kế toán, khi lập báo cáo tài chính hoặc khi chủ doanh nghiệp muốn xem công ty đang lãi hay lỗ nhưng kế toán không cung cấp được số liệu rõ ràng.

Vì vậy, chủ doanh nghiệp nên biết các dấu hiệu cảnh báo. Nếu thấy một vài dấu hiệu nhỏ, có thể trao đổi để dịch vụ kế toán cải thiện. Nhưng nếu nhiều dấu hiệu lặp lại, không có phản hồi, không có trách nhiệm hoặc không có hồ sơ bàn giao, doanh nghiệp nên cân nhắc đổi dịch vụ kế toán ngay để tránh rủi ro kéo dài.

Dấu hiệu 1: Kế toán thường xuyên nộp tờ khai sát hạn hoặc trễ hạn

Một trong những dấu hiệu dễ nhận ra nhất là kế toán thường xuyên làm sát hạn. Gần đến hạn nộp tờ khai mới nhắn xin hóa đơn, gấp gáp hỏi sao kê, vội vàng yêu cầu ký nộp mà không cho chủ doanh nghiệp xem số liệu. Nếu việc này xảy ra một lần do phát sinh đặc biệt thì có thể thông cảm. Nhưng nếu kỳ nào cũng như vậy, đó là dấu hiệu không tốt.

Kê khai thuế cần có thời gian để kiểm tra hóa đơn, đối chiếu chứng từ và rà số liệu. Nếu chỉ gom hóa đơn sát hạn rồi nộp cho kịp, nguy cơ bỏ sót hóa đơn, kê khai sai, không phát hiện hóa đơn sai thông tin hoặc không đối chiếu được chứng từ là rất cao.

Doanh nghiệp cần chú ý các biểu hiện:

– Kế toán chỉ liên hệ vào sát ngày nộp tờ khai.
– Không có lịch nhắc gửi chứng từ rõ ràng.
– Tờ khai nộp xong nhưng không gửi thông báo tiếp nhận, chấp nhận.
– Không báo trước số thuế phải nộp.
– Chủ doanh nghiệp phải tự hỏi mới biết đã nộp hay chưa.
– Từng bị chậm tờ khai nhưng kế toán không giải thích rõ nguyên nhân.

Luật Quản lý thuế yêu cầu người nộp thuế khai chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng thời hạn. Dù doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán, trách nhiệm pháp lý với hồ sơ thuế vẫn gắn với doanh nghiệp. Vì vậy, nếu kế toán làm việc trễ hạn thường xuyên, chủ doanh nghiệp không nên xem nhẹ.

Dấu hiệu 2: Không kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra

Dịch vụ kế toán yếu thường chỉ nhận hóa đơn rồi kê khai, không kiểm tra kỹ. Trong khi đó, hóa đơn là phần rất dễ sai và ảnh hưởng trực tiếp đến thuế, chi phí, doanh thu, công nợ.

Một đơn vị kế toán tốt cần kiểm tra:

– Hóa đơn đầu vào có đúng tên công ty, mã số thuế không.
– Hóa đơn đầu ra có đúng thông tin khách hàng không.
– Nội dung hàng hóa, dịch vụ có khớp hợp đồng không.
– Ngày hóa đơn có phù hợp không.
– Thuế suất, thành tiền, tiền thuế có đúng không.
– Hóa đơn có bị điều chỉnh, thay thế, hủy không.
– Hóa đơn đầu vào có đủ chứng từ đi kèm không.
– Hóa đơn đầu ra có khớp doanh thu, nghiệm thu, công nợ không.

Nếu kế toán không bao giờ báo hóa đơn nào sai, không hỏi hợp đồng, không nhắc nghiệm thu, không hỏi chứng từ thanh toán, có thể họ chỉ đang làm phần kê khai bề mặt. Việc này rất rủi ro, vì lỗi hóa đơn nếu phát hiện muộn sẽ khó xử lý hơn.

Đặc biệt, với doanh nghiệp có nhiều hóa đơn giá trị lớn, hóa đơn dịch vụ, hóa đơn xây dựng, hóa đơn mua hàng hóa, việc không kiểm tra chứng từ có thể dẫn đến chi phí bị yếu khi quyết toán thuế.

Dấu hiệu 3: Không gửi báo cáo định kỳ cho chủ doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp không cần đọc toàn bộ sổ kế toán mỗi tháng, nhưng ít nhất cần biết tình hình chính: doanh thu, chi phí, thuế, công nợ, hóa đơn sai, chứng từ còn thiếu. Nếu dịch vụ kế toán làm nhiều tháng nhưng không gửi bất kỳ báo cáo nào, chủ doanh nghiệp sẽ không biết công ty đang ở trạng thái nào.

Một báo cáo định kỳ đơn giản có thể gồm:

– Doanh thu trong kỳ.
– Chi phí chính trong kỳ.
– Thuế GTGT phải nộp hoặc còn được khấu trừ.
– Thuế TNCN nếu có phát sinh.
– Công nợ khách hàng còn phải thu.
– Công nợ nhà cung cấp còn phải trả.
– Hóa đơn sai hoặc chứng từ thiếu.
– Các việc cần bổ sung trước kỳ sau.

Nếu kế toán chỉ nói “em nộp rồi”, “xong rồi”, “không sao đâu” nhưng không có số liệu cụ thể, doanh nghiệp nên hỏi lại. Kế toán dịch vụ không nên khiến chủ doanh nghiệp bị mù số liệu. Làm kế toán tốt phải giúp chủ doanh nghiệp hiểu tình hình cơ bản của công ty, không phải chỉ nộp file cho xong.

Dấu hiệu 4: Không theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp

Công nợ là phần rất quan trọng nhưng nhiều dịch vụ kế toán bỏ qua, nhất là khi giá dịch vụ quá thấp hoặc chỉ nhận kê khai thuế. Nếu không theo dõi công nợ, doanh nghiệp sẽ không biết khách hàng nào còn nợ, nhà cung cấp nào chưa thanh toán, khoản nào đã trả nhưng vẫn treo trên sổ.

Dấu hiệu công nợ đang bị bỏ qua:

– Khách đã trả tiền nhưng sổ vẫn ghi còn nợ.
– Nhà cung cấp đã nhận tiền nhưng sổ vẫn treo phải trả.
– Có khoản khách chuyển tiền nhưng không biết thuộc hóa đơn nào.
– Công nợ cuối năm không được đối chiếu.
– Kế toán không lập bảng công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp.
– Không phân biệt tiền đặt cọc, ứng trước, thanh toán công nợ và doanh thu.

Công nợ sai không chỉ ảnh hưởng báo cáo tài chính mà còn ảnh hưởng quản trị dòng tiền. Chủ doanh nghiệp có thể tưởng còn nhiều tiền phải thu, nhưng thực tế khách đã thanh toán rồi. Hoặc tưởng đã trả hết nhà cung cấp, nhưng sổ vẫn còn treo do kế toán chưa cấn trừ.

Dấu hiệu 5: Không đối chiếu sao kê ngân hàng

Sao kê ngân hàng là căn cứ quan trọng để kiểm tra dòng tiền. Nếu kế toán không tải hoặc không yêu cầu sao kê ngân hàng định kỳ, sổ sách rất dễ sai. Số dư ngân hàng trên sổ phải khớp với sao kê thực tế. Nếu không khớp, cần tìm nguyên nhân.

Các lỗi thường gặp khi kế toán không đối chiếu ngân hàng:

– Phí ngân hàng không được hạch toán.
– Lãi tiền gửi bị bỏ sót.
– Khách chuyển tiền nhưng chưa ghi nhận.
– Chuyển khoản cho nhà cung cấp nhưng công nợ chưa giảm.
– Nộp thuế nhưng sổ chưa cập nhật.
– Chuyển tiền nội bộ bị ghi sai.
– Chủ doanh nghiệp chuyển tiền vào công ty nhưng không phân loại là góp vốn, vay hay tạm ứng.
– Khoản tiền ra vào không rõ nội dung nhưng không được hỏi lại.

Nếu cuối năm kế toán mới xin sao kê cả năm, đó là dấu hiệu quy trình chưa tốt. Ngân hàng nên được đối chiếu hằng tháng hoặc ít nhất theo từng kỳ kê khai để phát hiện sai sớm.

Dấu hiệu 6: Sổ quỹ tiền mặt bị âm hoặc tồn không thực tế

Tiền mặt là phần dễ sai ở doanh nghiệp nhỏ. Nếu kế toán không theo dõi đều, sổ quỹ có thể bị âm hoặc tồn tiền mặt rất lớn nhưng thực tế không có. Đây là dấu hiệu sổ sách đang không phản ánh đúng tình hình.

Nguyên nhân thường gặp:

– Doanh nghiệp chi tiền nhưng chưa ghi nhận nguồn tiền vào.
– Chủ doanh nghiệp chi hộ nhưng kế toán không biết.
– Giao dịch ngân hàng bị ghi nhầm là tiền mặt.
– Phiếu thu, phiếu chi không đầy đủ.
– Tạm ứng, hoàn ứng không theo dõi.
– Kế toán chỉ nhập chi phí nhưng không xử lý dòng tiền.

Nếu kế toán để quỹ âm nhiều tháng mà không báo, doanh nghiệp nên kiểm tra lại. Sổ quỹ âm là lỗi dễ thấy và cần xử lý theo bản chất giao dịch, không nên tự tạo chứng từ cho cân.

Dấu hiệu 7: Chi phí thiếu hồ sơ nhưng kế toán không nhắc

Một dịch vụ kế toán tốt không chỉ nhận hóa đơn, mà còn phải nhắc doanh nghiệp về hồ sơ đi kèm. Nhiều khoản chi nếu chỉ có hóa đơn vẫn chưa chắc đủ mạnh khi quyết toán thuế. Cần có hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận, thanh toán, bảng lương, quyết định, quy chế hoặc tài liệu bàn giao tùy từng loại chi phí.

Những khoản kế toán cần nhắc hồ sơ:

– Chi phí dịch vụ marketing, thiết kế, tư vấn, sửa chữa.
– Chi phí thuê văn phòng, mặt bằng.
– Chi phí mua hàng hóa, vật tư.
– Chi phí nhân công, lương, hoa hồng.
– Chi phí cộng tác viên, thuê cá nhân.
– Chi phí tiếp khách, công tác.
– Chi phí tài sản, công cụ dụng cụ.
– Chi phí thầu phụ, nghiệm thu công trình.

Nếu kế toán không bao giờ hỏi hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán, bảng lương, công nợ, kho hay tài sản, doanh nghiệp nên xem lại phạm vi dịch vụ. Có thể đơn vị đó chỉ làm kê khai thuế, chưa làm kế toán đúng nghĩa.

Dấu hiệu 8: Không hạch toán sổ sách đều, chỉ làm cuối năm

Có dịch vụ kế toán chỉ nộp tờ khai theo quý, đến cuối năm mới hạch toán sổ sách để lập báo cáo tài chính. Cách làm này khiến rất nhiều lỗi bị phát hiện muộn. Hóa đơn sai đã qua nhiều tháng, công nợ không nhớ, chứng từ thất lạc, sao kê ngân hàng phải đối chiếu lại từ đầu.

Kế toán nên cập nhật sổ sách định kỳ, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều phát sinh. Nếu chỉ làm cuối năm, báo cáo tài chính có thể được lập cho kịp hạn nhưng chất lượng số liệu không chắc chắn.

Dấu hiệu cần chú ý:

– Kế toán không có bảng cân đối số phát sinh trong năm.
– Không có sổ chi tiết công nợ.
– Không có sổ ngân hàng, sổ tiền mặt cập nhật.
– Không theo dõi tài sản, khấu hao, công cụ dụng cụ.
– Không theo dõi hàng tồn kho nếu doanh nghiệp có hàng hóa.
– Cuối năm mới hỏi lại toàn bộ chứng từ.

Nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh rất ít, việc hạch toán có thể đơn giản hơn. Nhưng vẫn cần có số liệu rõ để cuối năm không bị động.

Dấu hiệu 9: Không bàn giao tờ khai, sổ sách, báo cáo

Đây là dấu hiệu rất nghiêm trọng. Doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán nhưng không giữ tờ khai, không có thông báo nộp thuế, không có báo cáo tài chính, không có sổ sách, không có dữ liệu kế toán. Khi muốn đổi dịch vụ hoặc kiểm tra lại, không có gì để bàn giao.

Hồ sơ doanh nghiệp nên yêu cầu kế toán bàn giao gồm:

– Tờ khai thuế đã nộp.
– Thông báo tiếp nhận, chấp nhận hồ sơ thuế.
– Chứng từ nộp tiền thuế nếu có.
– Sổ sách kế toán.
– Bảng cân đối số phát sinh.
– Báo cáo tài chính.
– Hồ sơ quyết toán thuế TNDN, TNCN nếu có.
– Bảng công nợ phải thu, phải trả.
– Bảng khấu hao, phân bổ.
– Bảng nhập xuất tồn nếu có.
– Danh sách chứng từ còn thiếu hoặc cần lưu ý.
– Dữ liệu phần mềm kế toán nếu có thỏa thuận.

Nếu dịch vụ kế toán không bàn giao hoặc bàn giao thiếu, doanh nghiệp sẽ gặp khó khi đổi kế toán. Kế toán mới có thể phải làm lại từ đầu, mất thời gian và chi phí.

Dấu hiệu 10: Phản hồi chậm, né tránh khi có vấn đề

Kế toán không thể lúc nào cũng trả lời ngay lập tức, nhưng khi doanh nghiệp có vấn đề về hóa đơn, thuế, công nợ hoặc cơ quan thuế hỏi, dịch vụ kế toán cần phản hồi có trách nhiệm. Nếu thường xuyên không nghe máy, trả lời chung chung, hẹn nhiều lần không xử lý hoặc đổ lỗi hết cho doanh nghiệp, đó là dấu hiệu nên cân nhắc đổi.

Các biểu hiện đáng lo:

– Hóa đơn sai nhưng hỏi nhiều ngày không có hướng xử lý.
– Cơ quan thuế thông báo nhưng kế toán không hỗ trợ kiểm tra.
– Chủ doanh nghiệp hỏi báo cáo nhưng không gửi.
– Hỏi công nợ, thuế, doanh thu thì kế toán không nắm.
– Khi phát hiện lỗi, kế toán chỉ nói “không sao” nhưng không giải thích.
– Khi cần bàn giao thì chậm trễ, thiếu hợp tác.

Kế toán là công việc cần sự tin cậy. Nếu liên lạc quá khó, doanh nghiệp sẽ rất bị động khi có vấn đề gấp.

Dấu hiệu 11: Không hiểu ngành nghề của doanh nghiệp

Mỗi ngành có đặc thù kế toán riêng. Nếu dịch vụ kế toán không hiểu mô hình kinh doanh, rất dễ hạch toán sai hoặc bỏ sót hồ sơ quan trọng.

Ví dụ:

– Công ty thương mại cần theo dõi hàng tồn kho, giá vốn, công nợ.
– Công ty dịch vụ cần hợp đồng, nghiệm thu, bàn giao, chi phí nhân sự.
– Công ty xây dựng cần theo dõi công trình, vật tư, nhân công, thầu phụ, nghiệm thu khối lượng.
– Công ty sản xuất cần nguyên vật liệu, thành phẩm, định mức, giá thành.
– Công ty có nhân sự nhiều cần hồ sơ lương, bảo hiểm, thuế TNCN.
– Công ty bán online cần đối chiếu doanh thu qua nhiều kênh, phí sàn, vận chuyển, hoàn đơn.

Nếu kế toán chỉ làm theo một mẫu chung cho mọi công ty, không hỏi doanh nghiệp bán gì, mua gì, vận hành ra sao, doanh thu đến từ đâu, chi phí lớn nằm ở đâu, thì số liệu có thể không phản ánh đúng hoạt động thật.

Dấu hiệu 12: Không cảnh báo rủi ro trước, chỉ xử lý khi đã muộn

Một dịch vụ kế toán tốt cần cảnh báo rủi ro sớm. Ví dụ hóa đơn đầu vào sai mã số thuế, chi phí lớn thiếu hợp đồng, công nợ treo lâu, tiền mặt âm, tài khoản cá nhân dùng nhiều, hàng tồn kho lệch, hóa đơn đầu ra xuất sai thời điểm. Những vấn đề này nên được báo ngay khi phát hiện.

Nếu kế toán chỉ đến cuối năm mới nói: “Chi phí này thiếu hồ sơ”, “Công nợ này không giải trình được”, “Quỹ đang âm”, “Báo cáo đang lãi nhiều”, thì doanh nghiệp sẽ rất khó xử lý kịp.

Các rủi ro cần được nhắc sớm:

– Hóa đơn sai thông tin.
– Hóa đơn đầu vào thiếu chứng từ.
– Chi phí không đủ điều kiện tính thuế.
– Thuế GTGT còn được khấu trừ bị lệch.
– Doanh thu chưa xuất hóa đơn đúng thời điểm.
– Công nợ treo lâu.
– Ngân hàng không khớp.
– Tiền mặt âm.
– Lương thiếu hồ sơ.
– Tài sản, kho, công cụ chưa theo dõi.

Kế toán không chỉ ghi nhận chuyện đã xảy ra, mà còn phải giúp doanh nghiệp thấy rủi ro để sửa trước khi quá muộn.

Dấu hiệu 13: Tư vấn theo kiểu hứa chắc, bỏ qua chứng từ

Doanh nghiệp nên cẩn trọng với những lời tư vấn nghe quá dễ: “Không cần chứng từ đâu”, “cứ đưa chi phí vào hết”, “bên em bao thuế”, “muốn giảm thuế bao nhiêu cũng được”, “mua hóa đơn là xong”. Những lời này có thể làm doanh nghiệp yên tâm trước mắt nhưng rất rủi ro về lâu dài.

Kế toán uy tín phải dựa trên hồ sơ thật, giao dịch thật và chứng từ phù hợp. Nếu khoản chi thiếu hồ sơ, kế toán cần nói rõ thiếu gì và cách bổ sung. Nếu khoản chi có rủi ro, cần phân loại rõ. Không nên hứa xử lý bằng cách không có căn cứ.

Doanh nghiệp cần nhớ: khi có rủi ro thuế, cơ quan thuế làm việc với doanh nghiệp. Dịch vụ kế toán có thể hỗ trợ giải trình theo hợp đồng, nhưng doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm chính với hồ sơ của mình.

Dấu hiệu 14: Kế toán cũ giữ tài khoản, chữ ký số, dữ liệu nhưng không bàn giao

Doanh nghiệp cần kiểm soát tài khoản thuế điện tử, chữ ký số, phần mềm hóa đơn, phần mềm kế toán và dữ liệu báo cáo. Nếu toàn bộ tài khoản do dịch vụ kế toán giữ, doanh nghiệp không có quyền truy cập, không biết mật khẩu, không lưu hồ sơ, đây là rủi ro lớn.

Khi đổi dịch vụ kế toán, cần bàn giao:

– Tài khoản thuế điện tử.
– Thông tin chữ ký số.
– Tài khoản phần mềm hóa đơn điện tử.
– Dữ liệu hóa đơn đã lập.
– Tờ khai thuế đã nộp.
– Sổ sách kế toán.
– Báo cáo tài chính.
– Dữ liệu phần mềm kế toán nếu có.
– Danh sách hồ sơ còn thiếu, vấn đề đang xử lý.

Nếu dịch vụ kế toán không bàn giao hoặc gây khó dễ, doanh nghiệp cần xử lý sớm để tránh ảnh hưởng đến kỳ kê khai tiếp theo.

Khi thấy dấu hiệu xấu, có nên đổi kế toán ngay không?

Không phải cứ có một lỗi nhỏ là đổi ngay. Trước tiên, doanh nghiệp nên trao đổi rõ với dịch vụ kế toán hiện tại. Có thể hai bên chưa thống nhất phạm vi công việc, doanh nghiệp gửi chứng từ trễ hoặc kế toán đang thiếu thông tin. Tuy nhiên, nếu đã trao đổi nhiều lần mà tình trạng không cải thiện, doanh nghiệp nên cân nhắc đổi.

Nên đổi dịch vụ kế toán khi:

– Tờ khai thường xuyên sát hạn, trễ hạn.
– Không kiểm tra hóa đơn, chứng từ.
– Không báo cáo số liệu định kỳ.
– Không bàn giao hồ sơ.
– Sổ sách nhiều tháng chưa hạch toán.
– Công nợ, ngân hàng, tiền mặt bị lệch nhưng không xử lý.
– Kế toán phản hồi chậm, né tránh trách nhiệm.
– Có sai sót lặp lại nhiều lần.
– Chủ doanh nghiệp mất niềm tin vào số liệu.
– Chuẩn bị quyết toán, vay vốn, giải thể, chuyển nhượng mà sổ sách không rõ.

Đổi sớm khi còn ít lỗi sẽ nhẹ hơn đổi vào cuối năm hoặc khi cơ quan thuế đã kiểm tra. Nếu để quá lâu, kế toán mới phải mất nhiều thời gian rà lại dữ liệu cũ.

Quy trình đổi dịch vụ kế toán nên làm thế nào?

Bước 1: Kiểm tra lại tình trạng hiện tại

Trước khi đổi, doanh nghiệp nên kiểm tra đã nộp tờ khai đến kỳ nào, báo cáo tài chính năm trước đã nộp chưa, có hóa đơn sai đang chờ xử lý không, có công nợ, ngân hàng, tiền mặt, kho, tài sản nào đang lệch không.

Bước 2: Yêu cầu bàn giao hồ sơ

Doanh nghiệp cần yêu cầu đơn vị kế toán cũ bàn giao tờ khai, thông báo nộp thuế, sổ sách, báo cáo tài chính, bảng công nợ, bảng khấu hao, bảng nhập xuất tồn, dữ liệu phần mềm và danh sách vấn đề còn tồn.

Bước 3: Đổi quyền truy cập và kiểm soát tài khoản

Cần kiểm tra lại quyền truy cập tài khoản thuế điện tử, chữ ký số, phần mềm hóa đơn, email nhận thông báo thuế và các tài khoản liên quan. Doanh nghiệp nên giữ quyền kiểm soát chính, không phụ thuộc hoàn toàn vào dịch vụ.

Bước 4: Để kế toán mới rà soát trước khi nhận tiếp

Đơn vị kế toán mới nên rà soát hồ sơ cũ trước khi làm tiếp. Nếu nhận số liệu mà không kiểm tra, lỗi cũ có thể tiếp tục kéo dài.

Bước 5: Lập danh sách việc cần xử lý

Sau khi rà soát, cần có danh sách rõ: hồ sơ nào thiếu, tờ khai nào cần kiểm tra, hóa đơn nào sai, công nợ nào lệch, ngân hàng có khớp không, báo cáo năm trước có cần xem lại không.

Dịch vụ rà soát và tiếp nhận kế toán tại GINCO

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ khi muốn đổi dịch vụ kế toán, tiếp nhận sổ sách từ kế toán cũ, kiểm tra tờ khai, hóa đơn, ngân hàng, công nợ, chi phí, lương, tài sản, hàng tồn kho và báo cáo tài chính để đánh giá tình trạng thực tế.

Thông tin liên hệ:

– CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO
– Địa chỉ: Phòng 10 Tầng Lửng, 911 – 917 Nguyễn Trãi, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
– Điện thoại: 0987.192.097
– Mã số thuế: 0319597729
– Email: contact@ketoanginco.vn
– Website: https://ketoanginco.vn/

GINCO có thể hỗ trợ doanh nghiệp không chỉ làm tiếp kỳ thuế mới, mà còn rà lại phần tồn tại trước đó để tránh nhận số liệu sai. Khi tiếp nhận, GINCO ưu tiên kiểm tra các điểm quan trọng: tờ khai đã nộp, hóa đơn có sai không, sổ sách có bỏ trống không, ngân hàng có khớp không, công nợ có treo lâu không và báo cáo tài chính có chỉ tiêu bất thường không.

GINCO có thể hỗ trợ những hạng mục nào?

Tùy tình trạng doanh nghiệp, GINCO có thể hỗ trợ:

– Rà soát tình trạng dịch vụ kế toán hiện tại.
– Kiểm tra tờ khai thuế đã nộp.
– Kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Rà soát hóa đơn sai, hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
– Đối chiếu sao kê ngân hàng.
– Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả.
– Rà soát tiền mặt, tạm ứng, hoàn ứng.
– Kiểm tra chi phí thiếu hồ sơ.
– Kiểm tra bảng lương, hồ sơ nhân sự, thuế TNCN.
– Rà soát tài sản, công cụ dụng cụ, khấu hao, phân bổ.
– Kiểm tra hàng tồn kho nếu có.
– Hoàn thiện sổ sách bị bỏ trống.
– Lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán nếu đến kỳ.
– Hướng dẫn quy trình lưu chứng từ và làm việc với kế toán mới.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đổi dịch vụ kế toán?

Khi đổi dịch vụ kế toán, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ càng đầy đủ càng tốt. Nếu hồ sơ đang thiếu, vẫn nên nói rõ để kế toán mới đánh giá đúng.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

– Giấy phép kinh doanh và hồ sơ pháp lý.
– Tờ khai thuế đã nộp các kỳ trước.
– Thông báo tiếp nhận, chấp nhận hồ sơ thuế.
– Chứng từ nộp tiền thuế.
– Hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– File XML, PDF hóa đơn điện tử.
– Sao kê ngân hàng.
– Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý.
– Bảng công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
– Bảng lương, hồ sơ nhân sự.
– Hồ sơ tài sản, công cụ dụng cụ.
– Bảng nhập xuất tồn nếu có.
– Báo cáo tài chính năm trước.
– Sổ sách kế toán, bảng cân đối số phát sinh.
– Dữ liệu phần mềm kế toán nếu có.
– Danh sách vấn đề đang tồn: hóa đơn sai, công nợ lệch, chứng từ thiếu, tờ khai cần kiểm tra.

Chủ doanh nghiệp nên trao đổi thật với kế toán mới: kế toán cũ đang vướng gì, tháng nào chưa làm, hồ sơ nào thiếu, có bị trễ tờ khai không, có dùng tài khoản cá nhân không, có hàng tồn kho hoặc công trình dở dang không. Nói rõ từ đầu giúp kế toán mới xử lý đúng hơn.

Lời khuyên trước khi quyết định đổi kế toán

Đổi dịch vụ kế toán là việc nên làm cẩn thận. Mục tiêu không phải chỉ là tìm đơn vị khác, mà là tìm đơn vị làm rõ hơn, có trách nhiệm hơn và phù hợp hơn với tình trạng doanh nghiệp.

Trước khi đổi, doanh nghiệp nên:

– Trao đổi lần cuối với kế toán hiện tại về các vấn đề đang gặp.
– Yêu cầu bàn giao hồ sơ đầy đủ.
– Không cắt dịch vụ đột ngột khi đang sát hạn nộp tờ khai nếu chưa có phương án thay thế.
– Kiểm tra quyền truy cập tài khoản thuế, chữ ký số, hóa đơn điện tử.
– Chọn đơn vị mới có quy trình tiếp nhận và rà soát hồ sơ cũ.
– Hỏi rõ phạm vi công việc, báo cáo định kỳ và trách nhiệm bàn giao.
– Không chọn đơn vị mới chỉ vì giá rẻ hơn.

Nếu đang gần hạn nộp tờ khai hoặc báo cáo tài chính, nên ưu tiên xử lý hồ sơ đúng hạn trước, sau đó rà soát sâu hơn. Tuy nhiên, nếu kế toán cũ gần như không phản hồi hoặc không bàn giao, doanh nghiệp cần chủ động chuyển hướng sớm.

Kết luận

Doanh nghiệp cần cân nhắc đổi dịch vụ kế toán ngay khi thấy các dấu hiệu nghiêm trọng: thường xuyên nộp sát hạn hoặc trễ hạn, không kiểm tra hóa đơn chứng từ, không gửi báo cáo định kỳ, không theo dõi công nợ, không đối chiếu ngân hàng, để quỹ tiền mặt âm, không nhắc chi phí thiếu hồ sơ, chỉ làm sổ cuối năm, không bàn giao tờ khai sổ sách, phản hồi chậm, không hiểu ngành nghề và tư vấn thiếu căn cứ.

Kế toán là phần nền của hồ sơ tài chính doanh nghiệp. Nếu làm sai hoặc làm qua loa, lỗi có thể kéo dài nhiều kỳ và gây rủi ro khi quyết toán thuế, lập báo cáo tài chính, vay vốn, giải thể hoặc chuyển nhượng. Đổi dịch vụ kế toán đúng thời điểm giúp doanh nghiệp dừng rủi ro, rà lại số liệu và xây dựng quy trình kế toán tốt hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang không hài lòng với dịch vụ kế toán hiện tại, sổ sách bị bỏ trống, tờ khai thiếu rõ ràng hoặc hồ sơ không được bàn giao đầy đủ, CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO có thể hỗ trợ rà soát và tiếp nhận kế toán theo tình trạng thực tế. Liên hệ 0987.192.097 hoặc email contact@ketoanginco.vn để được tư vấn cụ thể.