Hướng dẫn thuế đối với hoạt động thu mua phế liệu không có hóa đơn năm 2026

Hoạt động thu mua phế liệu từ người dân, người trực tiếp thu nhặt, là một giao dịch khá phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp sản xuất, tái chế và kinh doanh phế liệu. Tuy nhiên, do người bán thường là cá nhân không kinh doanh nên không xuất được hóa đơn, dẫn đến nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu khoản chi này có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không.

Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, doanh nghiệp vẫn có thể được ghi nhận chi phí hợp lệ nếu đáp ứng đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định.

I. Mua phế liệu không có hóa đơn có được tính vào chi phí hợp lệ?

Hoạt động thu mua phế liệu không có hóa đơn được thực hiện theo các quy định:

Khoản 2.4 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC).
Điểm b Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ.
Điểm a Khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC ngày 12/03/2026 của Bộ Tài chính.

Trường hợp được áp dụng

Doanh nghiệp được áp dụng cơ chế mua hàng không có hóa đơn khi:

✔ Mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt, thu gom.

✔ Người bán là cá nhân không kinh doanh.

✔ Người bán không thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn.

✔Mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

✔Mua sản phẩm thủ công làm bằng dây, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra

Trong trường hợp này, mặc dù không có hóa đơn đầu vào nhưng doanh nghiệp vẫn có thể đưa khoản chi vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế.

II. Hồ sơ cần có để được tính chi phí được trừ
(1) Chứng từ thanh toán

Doanh nghiệp cần lưu giữ:

Phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng theo quy định kế toán .
Giấy biên nhận tiền giữa bên mua và bên bán.

Lưu ý: Đối với giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên/ngày/người, việc thanh toán phải được thực hiện không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành.

(2) Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ

Doanh nghiệp phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN theo TT 20/2026/TT-BTC.

Nội dung bảng kê cần thể hiện:

Họ tên người bán.
Địa chỉ.
Loại phế liệu.
Số lượng.
Đơn giá.
Giá trị mua vào.
Ngày giao dịch.
Chữ ký của người bán hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

Đây là chứng từ quan trọng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi không có hóa đơn.

(3) Hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế

Ngoài bảng kê và chứng từ thanh toán, doanh nghiệp nên lưu giữ thêm:

Thông tin người bán.
Hợp đồng hoặc biên bản mua bán (nếu có).
Phiếu nhập kho.
Biên bản giao nhận hàng hóa.
Hình ảnh, video giao nhận hàng.
Chứng từ vận chuyển.
Các tài liệu chứng minh việc mua bán là có thật.
Trường hợp công ty ủy quyền cho người lao động trực tiếp thu mua thì phải cos trong quy ché nội bộ hoặc quyết định ủy quyền

Lưu ý: Cơ quan thuế có quyền kiểm tra tính thực tế của giao dịch. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ càng đầy đủ càng tốt để giảm rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.

III. Giá trị pháp lý của bảng kê thu mua

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần lập bảng kê là đủ điều kiện để đưa vào chi phí.

Tuy nhiên, theo hướng dẫn của cơ quan thuế:

❌ Bảng kê không phải là căn cứ duy nhất.

✔ Bảng kê chỉ là một thành phần trong bộ hồ sơ chứng minh khoản chi.Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về:

Tính chính xác của thông tin.
Tính trung thực của giao dịch.
Tính đầy đủ của hồ sơ chứng minh.

Nếu không chứng minh được giao dịch thực tế, cơ quan thuế có thể loại toàn bộ khoản chi khi quyết toán.

Khi nào người bán phải đăng ký kinh doanh?

Trường hợp không phải đăng ký kinh doanh

Người trực tiếp thu nhặt, thu gom phế liệu:

Là cá nhân không kinh doanh.
Bán phế liệu phát sinh từ hoạt động thu nhặt thông thường.

Trong trường hợp này, người bán không phải xuất hóa đơn.

=> Trường hợp phải đăng ký kinh doanh

Nếu cá nhân:

Thu mua phế liệu từ nhiều nguồn.
Mua đi bán lại thường xuyên.
Hoạt động mang tính chất kinh doanh liên tục.

Thì phải:

Đăng ký kinh doanh.
Đăng ký thuế.
Thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.

Một số lưu ý quan trọng khi quyết toán thuế
Cơ quan thuế thường xem xét các yếu tố sau:

– Tính hợp lý của giá mua
Giá mua phải phù hợp với giá thị trường tại thời điểm giao dịch.

– Tính thực tế của giao dịch
Doanh nghiệp phải chứng minh được:

Có người bán thực tế.
Có hàng hóa thực tế.
Có quá trình giao nhận thực tế.

Vì vậy, để đảm bảo chứng minh giao dịch phát sinh là có thật, doanh nghiệp có thể bổ sung them hình ảnh của hang hóa, hình ảnh hai bên thực hiện giao dịch, lưu trữ thông tin người bán như hình ảnh CCCD , số điện thoại người bán, Thông tin đơn vị vận chuyển và biển số xe vận chuyển hang hóa để cung cấp cho cơ quan thuế khi có thanh kiểm tra.

– Sự phù hợp với hoạt động kinh doanh
Khoản chi phải phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.Nếu doanh nghiệp không chứng minh được giao dịch thực tế, khoản chi mua phế liệu có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi cơ quan thuế thanh tra hoặc quyết toán.

Kết luận

Đối với hoạt động thu mua phế liệu từ cá nhân không kinh doanh:

✅ Không bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào.

✅ Phải lập bảng kê thu mua theo quy định.

✅ Phải có chứng từ thanh toán hợp lệ.

✅ Giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên/ngày/người phải thanh toán không dùng tiền mặt.

✅ Cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh việc mua bán thực tế.

✅ Cá nhân mua đi bán lại thường xuyên phải đăng ký kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ thuế.

👉 Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình thu mua, lưu trữ hồ sơ và chứng từ ngay từ đầu để hạn chế tối đa rủi ro khi quyết toán thuế.

IV: Giải đáp thắc mắc

Câu 1: Công ty tôi chuyên thu mua pallet gỗ từ các tài xế lái xe tải. Họ không có kinh doanh mà chỉ đi nhặt các pallet gỗ cũ từ việc vận chuyển hàng hóa bị thải ra và bán lại cho chúng tôi. Do đó, công ty chúng tôi không có hóa đơn đầu vào. Điều này dẫn đến chúng tôi bị cảnh báo về hệ số K (giá trị hàng hóa bán ra vượt quá giá trị tồn kho). Vậy chúng tôi có bị rủi ro gì về thuế không? Chúng tôi cần chuẩn bị hồ sơ gì để hang hóa mua vào là chi phí hợp lý của doanh nghiệp
Trả lời: Doanh nghiệp thu mua pallet gỗ cũ từ các tài xế tải trực tiếp thu nhặt và không có hóa đơn. Vì vậy, theo Điểm a Khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC ngày 12/03/2026 thì chi phí này được tính là chi phí được trừ khi doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ sau chứng minh các giao dịch có thực tế phát sinh

Thông tin người bán.
Hợp đồng hoặc biên bản mua bán (nếu có), bảng kê theo mẫu số 02/TNDN theo TT 20/2026/TT-BTC.
Chứng từ thanh toán như phiếu chi, ủy nhiệm chi … Đối với giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên/ngày/người, việc thanh toán phải thực hiện không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành.
Phiếu nhập kho.
Biên bản giao nhận hàng hóa.
Hình ảnh, video giao nhận hàng.
Chứng từ vận chuyển.
Các tài liệu chứng minh việc mua bán là có thật.

Nếu bạn có các hồ sơ trên thì chi phí của công ty được tính là chi phí được trừ và không bị rủi ro về thuế. Bạn chỉ cần cung cấp hồ sơ và giải trình về việc không có hóa đơn mà chỉ có bảng kê để cơ quan thuế xóa bỏ rủi ro hệ số K cho công ty

Câu 2: Công ty mua lại xe cũ từ một cá nhân không kinh doanh nên không có hóa đơn đầu vào. Cần hồ sơ gì để việc mua xe được ghi nhận là tài sản của công ty và khấu hao hàng tháng được tính vào chi phí hợp lý?
Trả lời: Việc mua xe của cá nhân không kinh doanh được tính là chi phí không được trừ. Bạn cần có đủ các hồ sơ sau

Hợp đồng mua bán ( Thông tin người bán, số điện thoại, CCCD)
Chứng từ thanh toán . Đối với giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên/ngày/người, việc thanh toán phải được thực hiện không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành.
Giấy nộp tiền thuế trước bạ
Biên lai đăng kiểm, lệ phí sử dụng đường bộ..
Bảo hiểm xe
Hình ảnh xe