Quà tặng khách hàng, nhân viên có phải xuất hóa đơn không? Hướng dẫn mới nhất 2026

Doanh nghiệp thường mua quà để tặng khách hàng, đối tác hoặc nhân viên vào dịp lễ, Tết, khai trương, sinh nhật. Tuy nhiên nhiều kế toán vẫn băn khoăn: quà biếu tặng có phải xuất hóa đơn không? Có phải tính thuế GTGT? Chi phí này có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN không?

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn, kê khai thuế GTGT và hồ sơ cần chuẩn bị theo quy định mới nhất.

1. Quy định về xuất hóa đơn hàng biếu tặng

Theo khoản 1, điều 4 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì

“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.”

Căn cứ vào điểm a.3 Mục 5 Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định nội dung hóa đơn như sau:

“Đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại; hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định của pháp luật, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng, quý phù hợp với kỳ khai thuế giá trị gia tăng của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa. Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa có trách nhiệm bảo đảm việc lập hóa đơn tổng hợp phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh; lưu giữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, cho, biếu, tặng và hồ sơ có liên quan; cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ quản lý thuế khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng theo quy định

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số…ngày… tháng… năm”

Tổng hợp từ các quy định trên, đối với hàng biếu tặng cho nhân viên, khách hàng, đối tác thì doanh nghiệp cần phải

• Lập hóa đơn GTGT
• Được lập hóa đơn riêng theo từng giao dịch hoặc lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng, quý phù hợp với kỳ khai thuế GTGT
• Hóa đơn phải ghi rõ kèm theo bảng kê số ngày tháng năm, tên, mst, địa chỉ của người cho, biếu tặng, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người mua là người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì ghi thông tin “Bán cho người tiêu dùng” và kèm nội dung hàng biếu tặng
• Thời điểm xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên, khách hàng là thời điểm tặng hàng

2. Cách tính thuế GTGT đối với quà biếu tặng

Theo Điều 6 của Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn về Luật thuế GTGT

“Điều 6. Giá tính thuế đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho và hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại

1. Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho là giá tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này. Trong đó, hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ là hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp sử dụng cho tiêu dùng,

…

2. Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0), trừ trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ với giá thấp hơn giá bán hàng, cung cấp dịch vụ trước đó, được áp dụng trong thời gian khuyến mại (khuyến mại bằng hình thức giảm giá) thì giá tính thuế là giá bán đã giảm áp dụng trong thời gian khuyến mại đã đăng ký hoặc thông báo theo quy định của pháp luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại. Các hình thức khuyến mại của hàng hóa, dịch vụ khuyến mại có giá tính thuế bằng không (0) hoặc giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ bán ra không bao gồm giá trị của hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại,”

Trường hợp 1: Đối với tặng quà cho nhân viên, đối tác khách hàng nhân dịp lễ, Tết, khai trương không thuộc chương trình khuyến mại thì khi xuất hàng hóa, dịch vụ sẽ xuất theo giá trị tính thuế, thuế suất của hàng hóa dịch vụ cùng loại hoặc tương đương. Công ty sẽ phải kê khai và tính nộp thuế GTGT

Ví dụ 1: Tặng quà khách hàng :

Công ty A mua 100 giỏ quà Tết trị giá 1.000.000 đồng/giỏ để tặng khách hàng. Khi tặng công ty cần phải

– Xuất hóa đơn.

– Giá tính thuế: theo giá bán của giỏ quà tương đương.

– Kê khai VAT đầu ra.

Trường hợp 2: Đối với tặng quà cho khách hàng theo chương khuyến mại thì

+ Nếu thực theo đúng quy định theo pháp luật thương mại về trường hợp đăng ký, thông báo chương trình khuyến mại với Sở công thương thì lập hóa đơn ghi giá trị tính thuế bằng 0

+ Nếu không thực hiện đúng quy định pháp luật thương mại về chương trình khuyến mại thì xuất hóa đơn theo giá trị tính thuế và thuế suất của sản phẩm dịch vụ cùng loại hoặc tương đương, công ty phải kê khai và nộp thuế đối với các mặt hàng này

Ví dụ 2: Khuyến mại :

Doanh nghiệp mua 100 sản phẩm tặng khách theo chương trình đã đăng ký với Sở Công thương. Khi tặng doanh nghiệp cần

– Xuất hóa đơn.

– Giá tính thuế = 0.

– Không phát sinh VAT đầu ra.

3. Hồ sơ ghi nhận quà biếu tặng nhân viên, khách hàng

Để có đầy đủ căn cứ ghi nhận, hạch toán và giải trình khoản chi quà biếu tặng, doanh nghiệp nên lưu giữ các hồ sơ, chứng từ sau:

• Quy chế tài chính/Quy chế chi tiêu nội bộ hoặc chính sách phúc lợi của công ty;
• Quyết định của Ban lãnh đạo về việc mua và biếu tặng quà cho nhân viên, khách hàng, đối tác;
• Kế hoạch/chương trình tặng quà (nếu có), trong đó nêu rõ mục đích, đối tượng, thời gian và nội dung tặng quà;
• Danh sách nhân viên, khách hàng, đối tác nhận quà, có thông tin và xác nhận phù hợp;
• Hợp đồng/đơn đặt hàng mua quà (nếu có);
• Hóa đơn đầu vào mua hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu tặng;
• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ nhập – xuất liên quan;
• Biên bản giao nhận/xác nhận đã nhận quà hoặc chứng từ chứng minh việc tặng quà;
• Hóa đơn đầu ra về hàng hóa, dịch vụ biếu tặng;
• Chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp;
• Các chứng từ khác có liên quan đến chương trình tặng quà.

Các hồ sơ, chứng từ trên là căn cứ để doanh nghiệp chứng minh mục đích, đối tượng và giá trị của khoản quà biếu tặng, đồng thời phục vụ việc hạch toán kế toán, kê khai thuế và giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

4. Chi phí mua vào của hàng hóa biếu tặng có được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí thuế TNDN

a) Về thuế GTGT

Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng khách hàng, đối tác hoặc nhân viên có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện khấu trừ theo quy định về thuế GTGT.

Doanh nghiệp cần lưu ý các điều kiện về hóa đơn, chứng từ, mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp thuộc diện phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

b) Về thuế TNDN

Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ để biếu tặng khách hàng, đối tác hoặc người lao động có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định về thuế TNDN, trong đó cần đặc biệt lưu ý tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ và điều kiện thanh toán.

Đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động, doanh nghiệp cần theo dõi riêng để xác định giới hạn chi phí được trừ theo quy định hiện hành. Nghị định 320/2025/NĐ-CP là căn cứ quan trọng về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Việc mua hàng để biếu, tặng khách hàng, đối tác và nhân viên là hoạt động phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý đầy đủ các quy định về xuất hóa đơn quà biếu tặng, thuế GTGT và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN để tránh sai sót trong quá trình kê khai và quyết toán thuế.

Theo quy định, hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng vẫn thuộc trường hợp phải lập hóa đơn. Tùy từng trường hợp là quà tặng thông thường hay hàng hóa thuộc chương trình khuyến mại theo quy định pháp luật thương mại mà cách xác định giá tính thuế GTGT có sự khác nhau. Đồng thời, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc mua và tặng quà để làm cơ sở hạch toán, kê khai thuế và giải trình khi cần thiết.

Do đó, khi thực hiện mua quà tặng khách hàng, nhân viên, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình và hồ sơ chứng từ đầy đủ ngay từ đầu, đồng thời xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn và nghĩa vụ thuế phát sinh. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thuế mà còn đảm bảo các khoản chi phí quà biếu tặng được ghi nhận phù hợp.