Hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập theo Thông tư 91/2026/TT-BTC áp dụng từ ngày 01/07/2026

Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, bổ sung nhiều quy định mới về xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế và xử lý hàng hóa trả lại. Doanh nghiệp và kế toán cần nắm rõ các trường hợp áp dụng để thực hiện đúng quy định, tránh bị xử phạt về hóa đơn và thuế. Sau đây, kế toán GINCO sẽ điểm qua một vài hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập bị sai sót thường gặp tại doanh nghiệp.

1. Xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai

Khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, người bán cần xác định đúng loại sai sót để lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

a) Trường hợp chỉ sai thông tin không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Nếu hóa đơn chỉ sai các thông tin như:

• Tên người mua;
• Địa chỉ;
• Số tiền bằng chữ;
• Các nội dung khác không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa;

Doanh nghiệp không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà chỉ cần lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế để thông báo sai sót.

b) Trường hợp sai thông tin quan trọng

Nếu hóa đơn sai một trong các nội dung sau:

• Mã số thuế;
• Tên hàng hóa;
• Quy cách, chất lượng hàng hóa;
• Số lượng, đơn giá, thành tiền;
• Thuế suất;
• Tiền thuế;
• Các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn.

Người bán được lựa chọn một trong hai phương án:

• Lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.
• Lập hóa đơn thay thế, trên hóa đơn ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm…”.

Đồng thời, hai bên cần lập biên bản xác nhận hóa đơn sai sót theo quy định.

c)  Một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai

Nếu trong cùng một tháng, người bán lập nhiều hóa đơn sai cùng nội dung (người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất) đối với cùng một khách hàng thì được phép:

• Lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc 01 hóa đơn thay thế;
• Kèm theo Bảng kê mẫu 01/BK-ĐCTT.
• Biên bản xác nhận hóa đơn sai sót.

d)  Trường hợp không cần lập biên bản sai sót

Không bắt buộc lập biên bản khi:

• Chuyển dữ liệu hóa đơn theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn ( Thường áp dụng cho doanh nghiệp bưu chính, viễn thông, bảo hiểm, ngân hàng, chứng khoán, hàng không …);
• Chuyển cơ sở dữ liệu theo Bảng thông tin chi tiết phát sinh ( Thường áp dụng cho ngân hàng, chứng khoán, thương mại điện tử..);
• Giao dịch mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.

e) Các trường hợp khác

– Đối với hóa đơn lập sai từ máy tính tiền hoặc bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản. Khi phát hiện sai sót,người bán phải thực hiện lập hóa đơn thay thế.

– Riêng đối với ngành hàng không: Hóa đơn ghi nhận việc đổi hoặc hoàn vé được xem là hóa đơn điều chỉnh và không bắt buộc ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày… tháng… năm…”.

2. Xử lý khi trả lại hàng hóa, dịch vụ

– Trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa: Khi khách hàng trả lại hàng hóa, người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại.

– Với hàng hóa thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng và đã đứng tên người mua, nếu người mua sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua phải lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.

– Đối với các trường hợp hủy giao dịch, chấm dứt hợp đồng hoặc hủy một phần việc cung cấp dịch vụ mà trước đó người bán đã lập hóa đơn thu tiền trước  trong lĩnh vực bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán hoặc chuyển nhượng thì người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.

3. Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi đã lựa chọn phương án xử lý lần đầu thì các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo đúng phương án đó.Cụ thể:

• Nếu lần đầu lập hóa đơn điều chỉnh, thì các lần phát sinh sai tiếp theo tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh.
• Nếu lần đầu lập hóa đơn thay thế, thì các lần sau tiếp tục áp dụng hình thức thay thế theo quy định.

– Đối với hóa đơn điều chỉnh giá trị:

• Điều chỉnh tăng ghi số dương (+).

• Điều chỉnh giảm ghi số âm (-).

– Trường hợp hóa đơn đã lập không ghi ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mẫu số hóa đơn đã lập sai thì người chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh mà không lập thay thế.

– Đối với hóa đơn trả lại hàng hóa:

• Người bán kê khai tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
• Người mua kê khai tại kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Kết luận

Thông tư 91/2026/TT-BTC đã quy định rõ các phương án xử lý hóa đơn điện tử sai sót nhằm thống nhất việc kê khai và quản lý thuế. Kế toán doanh nghiệp cần xác định đúng loại sai sót để lựa chọn giữa thông báo sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế, đồng thời thực hiện đúng thời điểm kê khai để hạn chế rủi ro về thuế và hóa đơn.