Thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP mới nhất: Doanh nghiệp cần lưu ý những gì?

Thời điểm lập hóa đơn là một trong những nội dung được doanh nghiệp, hộ kinh doanh và kế toán đặc biệt quan tâm khi thực hiện hóa đơn điện tử. Việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật mà còn hạn chế các rủi ro về thuế và xử phạt hành chính.
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nhiều trường hợp đã được quy định cụ thể về thời điểm lập hóa đơn đối với từng loại hình kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp đầy đủ và dễ hiểu để doanh nghiệp dễ dàng áp dụng.
1. Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa
Đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc người mua đã thanh toán hay chưa. Đây là nguyên tắc chung áp dụng đối với hầu hết các doanh nghiệp thương mại.
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu
Đối với hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu), người bán được chủ động xác định thời điểm lập hóa đơn.
Tuy nhiên, hóa đơn phải được lập không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật hải quan.
3. Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ
Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.Nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, ngoại trừ khoản tiền đặt cọc nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định của Bộ luật Dân sự.
4. Giao hàng hoặc nghiệm thu nhiều lần
Khi doanh nghiệp giao hàng hoặc bàn giao từng hạng mục, từng công đoạn dịch vụ nhiều lần thì mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ đã hoàn thành.
5. Thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp đặc thù
– Dịch vụ có đối soát dữ liệu định kỳ: Các lĩnh vực như:Logistics, Thương mại điện tử, Viễn thông, Công nghệ thông tin, Ngân hàng, Chứng khoán, Bảo hiểm, Dịch vụ bảo vệ, dịch vụ cung cấp suất ăn công nghiệp, Bưu chính, chuyển phát, Dịch vụ quảng cáo trên báo điện tử được lập hóa đơn sau khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng không muộn hơn ngày 07 của tháng tiếp theo hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ đối soát theo thỏa thuận.
– Dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin: Đối với dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin và các sản phẩm dữ liệu cần đối soát cước, thời điểm lập hóa đơn là sau khi hoàn thành việc đối soát nhưng không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước.
Riêng trường hợp bán thẻ trả trước hoặc thu phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn thì doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp theo ngày hoặc theo tháng.
– Hoạt động xây dựng, lắp đặt: Hóa đơn được lập tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng hoàn thành, không phụ thuộc vào việc đã thanh toán.
– Kinh doanh bất động sản: Thời điểm lập hóa đơn được chia thành hai trường hợp:
– Chưa bàn giao bất động sản: Lập hóa đơn khi thu tiền theo tiến độ hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng.
– Đã bàn giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng: Thực hiện theo quy định chung về bán hàng hóa.
– Bán vé máy bay qua website: Đối với vé máy bay hoặc dịch vụ vận tải hàng không phát hành trên website và hệ thống thương mại điện tử, hóa đơn được lập không quá 05 ngày kể từ ngày phát hành chứng từ điện tử.
– Hoạt động bán điện: Đối với các công ty phát điện trên thị trường điện, thời điểm lập hóa đơn căn cứ vào thời điểm đối soát thanh toán và không vượt quá thời hạn kê khai thuế của kỳ phát sinh.
– Bán lẻ xăng dầu: Mỗi lần bán xăng dầu cho khách hàng đều phải lập hóa đơn ngay khi kết thúc giao dịch bán hàng.
– Dịch vụ vận tải hàng không và bảo hiểm qua đại lý: Thời điểm lập hóa đơn là sau khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng không muộn hơn ngày 10 của tháng tiếp theo.
– Kinh doanh taxi sử dụng phần mềm tính tiền: Ngay khi kết thúc chuyến đi, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định.
– Cơ sở khám chữa bệnh
Nếu người bệnh không yêu cầu xuất hóa đơn, cơ sở y tế được phép lập hóa đơn điện tử tổng hợp vào cuối ngày.
Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn thì phải lập ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch.
– Kinh doanh bảo hiểm: Hóa đơn được lập tại thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật, đồng thời có quy định riêng đối với hợp đồng đồng bảo hiểm.
– Casino và trò chơi điện tử có thưởng: Hóa đơn điện tử phải được lập chậm nhất sau 01 ngày kể từ khi kết thúc ngày xác định doanh thu, đồng thời truyền dữ liệu doanh thu đến cơ quan thuế.
– Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho người tiêu dung: Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực:Ngân hàng, Trung gian thanh toán, Chứng khoán, Bảo hiểm, Ví điện tử, Thương mại điện tử, Taxi, Xe buýt, Bưu chính, Trông giữ xe, Chiếu phim nếu có hệ thống quản lý dữ liệu theo từng giao dịch thì phải truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định.
6. Một số lưu ý quan trọng
– Trường hợp bán hàng vào ban đêm nhưng chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
– Nếu người mua không cung cấp họ tên, địa chỉ hoặc số định danh cá nhân thì trên hóa đơn cần ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng”.
– Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình xuất hóa đơn phù hợp với từng loại hình kinh doanh để tránh lập hóa đơn sai thời điểm và bị xử phạt.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định chi tiết thời điểm lập hóa đơn đối với từng lĩnh vực nhằm bảo đảm tính minh bạch trong quản lý thuế và hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật quy định mới, rà soát quy trình kế toán và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp để bảo đảm tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động.