Cách quản lý chứng từ kế toán để tránh rủi ro khi quyết toán thuế

Quản lý chứng từ kế toán tốt giúp doanh nghiệp kê khai thuế đúng hơn, lập báo cáo tài chính rõ hơn và giảm rủi ro khi quyết toán thuế. Nhiều công ty không sai vì không có giao dịch thật, mà sai vì hóa đơn thất lạc, hợp đồng thiếu, ngân hàng không đối chiếu hoặc chứng từ lưu quá rời rạc.

Vì sao chứng từ kế toán quan trọng khi quyết toán thuế?

Chứng từ kế toán là căn cứ để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh trong doanh nghiệp. Mỗi khoản doanh thu, chi phí, công nợ, thanh toán, tài sản, hàng tồn kho, tiền lương hoặc khoản thuế đã nộp đều cần có chứng từ đi kèm.

Khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán, doanh nghiệp không chỉ cần nói “có phát sinh thật”, mà cần có hồ sơ để chứng minh. Một khoản chi có thể đã trả tiền thật, nhưng nếu thiếu hóa đơn, thiếu hợp đồng, thiếu nghiệm thu, thiếu chứng từ thanh toán hoặc không giải thích được mục đích kinh doanh, khoản chi đó vẫn có rủi ro.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ gom hóa đơn cuối năm rồi giao cho kế toán. Cách này rất dễ thiếu hồ sơ. Trong năm, hóa đơn có thể nằm trong email, Zalo, phần mềm nhà cung cấp, điện thoại của nhân viên, tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp hoặc thư mục tải xuống trên máy tính. Khi cần kiểm tra lại, người phụ trách không nhớ giao dịch, nhà cung cấp khó liên hệ, nhân viên đã nghỉ hoặc file hóa đơn không còn tìm thấy.

Quản lý chứng từ tốt không chỉ để phục vụ cơ quan thuế. Nó còn giúp chủ doanh nghiệp biết tiền đã chi vào đâu, khách hàng nào còn nợ, nhà cung cấp nào còn phải trả, hóa đơn nào chưa thanh toán, khoản chi nào thiếu hồ sơ và báo cáo tài chính có đáng tin không.

Chứng từ kế toán gồm những gì?

Chứng từ kế toán không chỉ là hóa đơn. Hóa đơn rất quan trọng, nhưng thường chỉ là một phần trong bộ hồ sơ. Một giao dịch đầy đủ có thể cần nhiều loại chứng từ khác nhau để chứng minh bản chất giao dịch.

Các nhóm chứng từ doanh nghiệp thường cần lưu gồm:

– Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
– Hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra.
– Hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ.
– Báo giá, đơn đặt hàng, phụ lục hợp đồng.
– Biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
– Biên bản nghiệm thu, bàn giao, thanh lý hợp đồng.
– Sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi, chứng từ nộp tiền.
– Phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng, hoàn ứng.
– Bảng lương, hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự.
– Hồ sơ thuế thu nhập cá nhân nếu có.
– Hồ sơ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, khấu hao, phân bổ.
– Bảng nhập xuất tồn, biên bản kiểm kê kho.
– Tờ khai thuế, chứng từ nộp thuế, thông báo từ cơ quan thuế.
– Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, bảng cân đối số phát sinh.

Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có hồ sơ trọng tâm khác nhau. Công ty dịch vụ cần chú ý hợp đồng, nghiệm thu và chứng từ thanh toán. Công ty thương mại cần chú ý hóa đơn, nhập xuất kho, công nợ, giao nhận. Công ty xây dựng cần chú ý hợp đồng, dự toán, nghiệm thu khối lượng, thanh toán theo giai đoạn. Công ty có nhân sự cần lưu kỹ hồ sơ lương và thuế TNCN.

Nguyên tắc quản lý chứng từ kế toán an toàn

Muốn tránh rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần có nguyên tắc quản lý chứng từ ngay từ đầu. Không cần làm quá phức tạp, nhưng phải nhất quán và dễ kiểm tra lại.

Chứng từ phải được lưu ngay khi phát sinh

Đừng để cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm mới đi tìm chứng từ. Khi nhận hóa đơn, ký hợp đồng, nghiệm thu dịch vụ, chuyển khoản thanh toán hoặc nhận tiền khách hàng, doanh nghiệp nên lưu ngay vào đúng thư mục.

Với hóa đơn điện tử, nên tải và lưu đầy đủ file XML, PDF nếu có. Không nên chỉ chụp màn hình hóa đơn hoặc lưu đường link tra cứu trong email. Nếu sau này đường link hết hạn hoặc email bị thất lạc, kế toán sẽ gặp khó khi kiểm tra.

Chứng từ phải khớp với nhau

Một bộ hồ sơ tốt là các chứng từ trong đó khớp với nhau. Hợp đồng ghi tên công ty nào, hóa đơn phải đúng công ty đó. Hợp đồng ghi nội dung dịch vụ gì, hóa đơn và nghiệm thu nên thể hiện đúng bản chất đó. Giá trị hợp đồng, hóa đơn và thanh toán cần đối chiếu được.

Các điểm cần khớp gồm:

– Tên công ty, mã số thuế.
– Nội dung hàng hóa, dịch vụ.
– Giá trị trước thuế, thuế, tổng thanh toán.
– Thời điểm giao hàng, nghiệm thu, xuất hóa đơn.
– Số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.
– Mã hàng, số lượng, đơn giá nếu có hàng hóa.
– Đối tượng khách hàng, nhà cung cấp.

Nếu chứng từ không khớp, doanh nghiệp cần xử lý sớm. Đừng để đến khi quyết toán mới phát hiện hợp đồng một nội dung, hóa đơn một nội dung, nghiệm thu lại ghi nội dung khác.

Chứng từ phải giải thích được bản chất giao dịch

Chứng từ không chỉ để đủ file, mà phải giải thích được giao dịch. Ví dụ một hóa đơn dịch vụ marketing cần có hồ sơ thể hiện dịch vụ đã làm gì, thời gian nào, kết quả bàn giao ra sao. Một hóa đơn mua hàng cần có giao nhận hoặc nhập kho. Một khoản tiền khách chuyển vào cần xác định là thanh toán hóa đơn, đặt cọc, ứng trước hay khoản khác.

Nếu kế toán không hiểu bản chất giao dịch, rất dễ hạch toán sai. Chủ doanh nghiệp nên ghi chú các khoản đặc biệt ngay khi gửi chứng từ cho kế toán.

Cách phân loại chứng từ theo từng nhóm

Nhóm hồ sơ pháp lý

Hồ sơ pháp lý là nhóm cần lưu cố định và cập nhật khi có thay đổi. Đây là nền tảng để kế toán biết thông tin doanh nghiệp, loại hình công ty, vốn điều lệ, người đại diện, địa chỉ và ngành nghề hoạt động.

Nên lưu:

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
– Điều lệ công ty.
– Thông tin người đại diện pháp luật.
– Hồ sơ thành viên góp vốn, cổ đông nếu có.
– Hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
– Hồ sơ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có.
– Thông tin chữ ký số, tài khoản thuế điện tử.
– Thông tin tài khoản ngân hàng công ty.

Khi doanh nghiệp đổi địa chỉ, đổi người đại diện, đổi tên, tăng vốn hoặc mở chi nhánh, cần cập nhật hồ sơ cho kế toán. Nếu kế toán không biết thay đổi, hóa đơn, tờ khai và sổ sách có thể bị sai thông tin.

Nhóm hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào là căn cứ để ghi nhận chi phí, tài sản, hàng tồn kho, công nợ nhà cung cấp và thuế GTGT đầu vào nếu đủ điều kiện. Khi nhận hóa đơn, cần kiểm tra ngay tên công ty, mã số thuế, nội dung, ngày hóa đơn, thuế suất và giá trị.

Nên lưu hóa đơn đầu vào theo tháng và theo nhà cung cấp. Với mỗi hóa đơn giá trị lớn, nên lưu kèm hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận và chứng từ thanh toán.

Các lỗi thường gặp:

– Hóa đơn sai tên công ty hoặc mã số thuế.
– Hóa đơn thiếu file XML.
– Hóa đơn nhận qua email nhưng không tải về lưu.
– Hóa đơn có nhưng thiếu hợp đồng, nghiệm thu.
– Hóa đơn mua hàng nhưng không có nhập kho.
– Hóa đơn dịch vụ nhưng không có tài liệu bàn giao.
– Hóa đơn do nhân viên nhận nhưng không gửi kế toán.

Nhóm hóa đơn đầu ra

Hóa đơn đầu ra liên quan trực tiếp đến doanh thu, thuế GTGT đầu ra và công nợ phải thu. Trước khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin khách hàng và nội dung giao dịch.

Nên lưu hóa đơn đầu ra cùng hợp đồng bán hàng, nghiệm thu, giao nhận, thanh toán và bảng công nợ. Nếu hóa đơn bị điều chỉnh, thay thế hoặc hủy theo trường hợp phù hợp, cần lưu cả hóa đơn cũ và hồ sơ xử lý.

Các lỗi thường gặp:

– Xuất sai mã số thuế khách hàng.
– Xuất sai nội dung hàng hóa, dịch vụ.
– Xuất sai ngày hoặc sai thời điểm.
– Hóa đơn đã xuất nhưng chưa theo dõi công nợ.
– Khách đã thanh toán nhưng kế toán chưa cấn trừ công nợ.
– Hóa đơn điều chỉnh nhưng sổ sách chưa cập nhật.

Nhóm hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý

Đây là nhóm chứng từ rất quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp hay thiếu. Hợp đồng giúp xác định giao dịch. Nghiệm thu chứng minh hàng hóa, dịch vụ đã hoàn thành. Thanh lý giúp kết thúc nghĩa vụ giữa các bên nếu có.

Nên lưu:

– Hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ.
– Phụ lục hợp đồng.
– Báo giá, đơn đặt hàng.
– Biên bản giao nhận, bàn giao.
– Biên bản nghiệm thu.
– Biên bản thanh lý hợp đồng.
– Tài liệu bàn giao sản phẩm, báo cáo dịch vụ nếu có.

Với dịch vụ marketing, thiết kế, tư vấn, sửa chữa, thi công, vận chuyển, đào tạo, gia công, nghiệm thu là hồ sơ rất cần thiết. Nếu chỉ có hóa đơn mà không có nghiệm thu, khoản chi sẽ yếu hơn khi giải trình.

Nhóm chứng từ ngân hàng

Sao kê ngân hàng là căn cứ đối chiếu dòng tiền. Doanh nghiệp nên tải sao kê tất cả tài khoản ngân hàng công ty theo tháng và lưu cùng chứng từ thanh toán liên quan.

Nên lưu:

– Sao kê ngân hàng từng tháng.
– Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có nếu có.
– Chứng từ nộp thuế điện tử.
– Chứng từ chuyển khoản cho nhà cung cấp.
– Chứng từ khách hàng thanh toán.
– Hồ sơ chuyển tiền giữa các tài khoản công ty.
– Hồ sơ vay, trả nợ, góp vốn nếu có.

Sổ ngân hàng phải khớp sao kê. Nếu lệch, cần tìm nguyên nhân ngay: phí ngân hàng, lãi tiền gửi, khách chuyển tiền, nộp thuế, trả nhà cung cấp, chuyển khoản nội bộ hoặc giao dịch chưa rõ nội dung.

Nhóm tiền mặt, tạm ứng, hoàn ứng

Tiền mặt là phần dễ sai ở doanh nghiệp nhỏ. Nếu không lưu phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng, hoàn ứng, cuối năm quỹ tiền mặt có thể bị âm hoặc tồn quá cao so với thực tế.

Nên lưu:

– Phiếu thu, phiếu chi.
– Chứng từ rút tiền ngân hàng nhập quỹ.
– Hồ sơ tạm ứng cho nhân viên.
– Hồ sơ hoàn ứng sau khi chi.
– Bảng kê chi tiền mặt.
– Chứng từ gốc đi kèm từng khoản chi.

Không nên dùng tiền mặt quá nhiều cho các khoản chi lớn. Nếu chủ doanh nghiệp chi hộ công ty bằng tiền cá nhân, cần báo kế toán để ghi nhận đúng, tránh quỹ âm hoặc công nợ nội bộ bị lệch.

Nhóm lương, nhân sự và thuế TNCN

Nếu công ty có nhân viên, cần lưu hồ sơ lương đầy đủ. Chi phí lương là khoản lớn nhưng rất dễ thiếu chứng từ ở công ty nhỏ.

Nên lưu:

– Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc.
– Hồ sơ thông tin người lao động.
– Mã số thuế cá nhân nếu có.
– Bảng chấm công hoặc căn cứ tính lương.
– Bảng lương từng tháng.
– Chứng từ thanh toán lương.
– Quy chế lương thưởng, phụ cấp nếu có.
– Hồ sơ người phụ thuộc nếu có.
– Tờ khai và hồ sơ quyết toán thuế TNCN nếu phát sinh.

Với cộng tác viên, hoa hồng, thù lao, thuê cá nhân làm dịch vụ, doanh nghiệp cũng cần lưu hợp đồng, bảng kê, chứng từ thanh toán và hồ sơ thuế TNCN nếu có nghĩa vụ.

Nhóm tài sản, công cụ dụng cụ

Khi mua tài sản hoặc công cụ làm việc, doanh nghiệp cần lưu riêng hồ sơ để kế toán phân loại, khấu hao hoặc phân bổ đúng.

Nên lưu:

– Hóa đơn mua tài sản, công cụ.
– Hợp đồng mua bán nếu có.
– Chứng từ thanh toán.
– Biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng.
– Bảng khấu hao tài sản cố định.
– Bảng phân bổ công cụ dụng cụ.
– Hồ sơ sửa chữa, nâng cấp nếu có.
– Hồ sơ thanh lý, bán, hủy tài sản nếu có.

Lỗi thường gặp là mua tài sản nhưng ghi hết vào chi phí một lần, hoặc tài sản đã không còn sử dụng nhưng vẫn nằm trên sổ. Lưu hồ sơ đầy đủ giúp kế toán xử lý đúng hơn.

Nhóm hàng tồn kho

Với doanh nghiệp có hàng hóa, vật tư, nguyên liệu, thành phẩm, hàng tồn kho cần được quản lý kỹ. Chứng từ kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và lợi nhuận.

Nên lưu:

– Hóa đơn mua hàng.
– Phiếu nhập kho.
– Phiếu xuất kho.
– Biên bản giao nhận hàng hóa.
– Bảng nhập xuất tồn.
– Biên bản kiểm kê kho.
– Hồ sơ hàng hư hỏng, mất mát, giảm giá trị nếu có.
– Hồ sơ xử lý chênh lệch kiểm kê nếu có.

Không nên để tồn kho chỉ là số ước lượng. Khi quyết toán thuế hoặc lập báo cáo tài chính, tồn kho sai sẽ kéo theo giá vốn và lợi nhuận sai.

Cách sắp xếp chứng từ để dễ tìm khi quyết toán thuế

Một hệ thống lưu chứng từ tốt cần dễ tìm, dễ đối chiếu và dễ bàn giao khi đổi kế toán. Doanh nghiệp nên lưu song song bản mềm và bản giấy nếu có chứng từ giấy.

Lưu theo năm, tháng và nhóm chứng từ

Cách đơn giản nhất là tạo thư mục theo năm, sau đó chia theo từng nhóm:

– 2026/01-Hoa-don-dau-vao.
– 2026/02-Hoa-don-dau-ra.
– 2026/03-Hop-dong.
– 2026/04-Nghiem-thu-Thanh-ly.
– 2026/05-Sao-ke-ngan-hang.
– 2026/06-Luong-Nhan-su.
– 2026/07-Tai-san-Cong-cu.
– 2026/08-Kho-Hang-ton.
– 2026/09-To-khai-thue.
– 2026/10-Bao-cao-tai-chinh.

Trong từng nhóm, có thể chia tiếp theo tháng hoặc theo khách hàng, nhà cung cấp. Điều quan trọng là người khác nhìn vào cũng hiểu cách tìm, không chỉ riêng chủ doanh nghiệp biết.

Đặt tên file rõ ràng

Tên file nên có ngày, tên đối tác, nội dung và số hóa đơn nếu có. Ví dụ:

– 2026-01-15_NCC-ABC_Hoa-don-mua-may-tinh_000123.pdf.
– 2026-02-28_Khach-X_Nghiem-thu-dich-vu-marketing.pdf.
– 2026-03_Sao-ke-ngan-hang-VCB.pdf.
– 2026-04_Bang-luong-thang-04.xlsx.

Không nên đặt tên file kiểu “scan1”, “hóa đơn mới”, “ảnh Zalo”, “file gửi kế toán”. Những tên này khiến cuối năm tìm chứng từ rất mất thời gian.

Lập bảng theo dõi chứng từ còn thiếu

Mỗi tháng, kế toán hoặc người phụ trách nên có một bảng theo dõi chứng từ còn thiếu. Bảng này có thể gồm: ngày phát sinh, nhà cung cấp, nội dung, số tiền, chứng từ đã có, chứng từ còn thiếu, người phụ trách bổ sung và tình trạng xử lý.

Cách này giúp doanh nghiệp không bị quên các hồ sơ như hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán, hóa đơn điều chỉnh hoặc công nợ chưa đối chiếu.

Quy trình quản lý chứng từ hằng tháng

Bước 1: Gom chứng từ phát sinh trong tháng

Cuối mỗi tháng, doanh nghiệp gom hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, hợp đồng, nghiệm thu, sao kê ngân hàng, bảng lương, phiếu thu chi và các chứng từ phát sinh khác. Nếu có nhiều bộ phận, cần quy định một người chịu trách nhiệm tập hợp.

Bước 2: Kiểm tra chứng từ sai hoặc thiếu

Kế toán kiểm tra hóa đơn có sai tên, mã số thuế, nội dung, ngày, thuế suất không. Kiểm tra chi phí có hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán không. Kiểm tra doanh thu có khớp hóa đơn và công nợ không.

Bước 3: Đối chiếu ngân hàng và công nợ

Sao kê ngân hàng cần đối chiếu với sổ kế toán. Khoản tiền khách chuyển vào phải xác định thuộc hóa đơn nào. Khoản trả nhà cung cấp phải cấn trừ công nợ đúng. Nếu có giao dịch chưa rõ, cần hỏi ngay chủ doanh nghiệp.

Bước 4: Lập danh sách hồ sơ cần bổ sung

Chứng từ nào thiếu thì ghi vào danh sách theo dõi. Ví dụ thiếu hợp đồng thuê dịch vụ, thiếu nghiệm thu, thiếu chứng từ thanh toán, thiếu file XML hóa đơn, thiếu bảng lương hoặc thiếu biên bản giao nhận.

Bước 5: Lưu hồ sơ sau khi đã kiểm tra

Sau khi rà xong, chứng từ được lưu vào thư mục đúng. Bản giấy nếu có nên kẹp theo tháng, theo nhóm hoặc theo số thứ tự. Không nên để chứng từ lẫn lộn trong một túi hồ sơ lớn.

Những lỗi quản lý chứng từ doanh nghiệp hay mắc

Doanh nghiệp nhỏ thường mắc những lỗi sau:

– Chỉ lưu hóa đơn, không lưu hợp đồng và nghiệm thu.
– Chỉ lưu file PDF, không lưu file XML hóa đơn điện tử.
– Hóa đơn nằm rải rác trong email, Zalo, máy cá nhân.
– Không tải sao kê ngân hàng đầy đủ.
– Không đối chiếu công nợ theo khách hàng, nhà cung cấp.
– Chi bằng tài khoản cá nhân nhưng không báo kế toán.
– Trả lương nhưng không có bảng lương, hợp đồng lao động.
– Mua tài sản nhưng không có biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng.
– Có hàng tồn kho nhưng không kiểm kê.
– Đợi cuối năm mới gom chứng từ.
– Đổi kế toán nhưng không bàn giao file sổ sách, tờ khai, chứng từ.

Những lỗi này ban đầu nhìn nhỏ, nhưng khi quyết toán thuế sẽ làm doanh nghiệp rất mất thời gian. Có khoản chi phải loại vì không đủ hồ sơ. Có công nợ không giải thích được. Có hóa đơn sai nhưng đã qua nhiều kỳ. Có số liệu ngân hàng lệch mà không tìm ra nguyên nhân.

Cách rà soát chứng từ trước khi quyết toán thuế

Trước khi quyết toán thuế hoặc trước khi lập báo cáo tài chính cuối năm, doanh nghiệp nên rà soát chứng từ một lần tổng thể.

Cần kiểm tra:

– Doanh thu có khớp hóa đơn đầu ra không.
– Hóa đơn đầu vào có đúng thông tin công ty không.
– Chi phí lớn có đủ hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán không.
– Sao kê ngân hàng có khớp sổ kế toán không.
– Tiền mặt có bị âm hoặc tồn bất thường không.
– Công nợ phải thu, phải trả có đối chiếu không.
– Hàng tồn kho có kiểm kê không.
– Tài sản, công cụ dụng cụ có hồ sơ khấu hao, phân bổ không.
– Lương có hợp đồng, bảng lương, chứng từ thanh toán không.
– Thuế GTGT, TNDN, TNCN có khớp tờ khai không.
– Có hóa đơn điều chỉnh, thay thế nào chưa cập nhật không.
– Có khoản chi nào rủi ro không được trừ khi tính thuế không.

Nếu phát hiện thiếu hồ sơ, cần bổ sung trước khi khóa sổ. Nếu khoản chi không đủ điều kiện, kế toán cần phân loại rõ để xử lý khi quyết toán thuế TNDN. Không nên chờ đến khi có quyết định kiểm tra thuế mới bắt đầu gom chứng từ.

Dịch vụ quản lý và rà soát chứng từ kế toán tại GINCO

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, kiểm tra và rà soát chứng từ kế toán để hạn chế rủi ro khi kê khai thuế, lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Dịch vụ phù hợp với công ty nhỏ, công ty mới thành lập, doanh nghiệp nhiều hóa đơn, doanh nghiệp đổi kế toán hoặc công ty có sổ sách chưa được cập nhật đều.

Thông tin liên hệ:

– CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO
– Địa chỉ: Phòng 10 Tầng Lửng, 911 – 917 Nguyễn Trãi, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
– Điện thoại: 0987.192.097
– Mã số thuế: 0319597729
– Email: contact@ketoanginco.vn
– Website: https://ketoanginco.vn/

GINCO có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra chứng từ theo từng nhóm: hóa đơn, hợp đồng, nghiệm thu, ngân hàng, tiền mặt, công nợ, lương, tài sản, hàng tồn kho, thuế và báo cáo tài chính. Sau khi rà soát, doanh nghiệp sẽ biết hồ sơ nào đã đủ, hồ sơ nào còn thiếu và khoản nào có rủi ro khi quyết toán thuế.

GINCO có thể hỗ trợ những hạng mục nào?

Tùy tình trạng hồ sơ, GINCO có thể hỗ trợ:

– Kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Rà soát hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý.
– Kiểm tra chứng từ thanh toán, sao kê ngân hàng.
– Đối chiếu công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
– Kiểm tra phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng, hoàn ứng.
– Rà soát bảng lương, hồ sơ nhân sự, thuế TNCN.
– Kiểm tra hồ sơ tài sản, công cụ dụng cụ, khấu hao, phân bổ.
– Rà soát hàng tồn kho, nhập xuất tồn, kiểm kê.
– Đối chiếu tờ khai thuế với sổ kế toán.
– Lập danh sách chứng từ còn thiếu.
– Tư vấn cách lưu trữ chứng từ hằng tháng.
– Rà soát hồ sơ trước khi quyết toán thuế.

Chủ doanh nghiệp cần làm gì ngay từ bây giờ?

Nếu doanh nghiệp chưa có hệ thống lưu chứng từ, nên bắt đầu từ những việc đơn giản nhất. Không cần đợi đến đầu năm mới làm. Càng làm sớm, cuối năm càng nhẹ.

Chủ doanh nghiệp nên thực hiện:

– Tạo thư mục lưu chứng từ theo năm và theo tháng.
– Gom lại hóa đơn đầu vào, đầu ra đã phát sinh.
– Tải sao kê ngân hàng đầy đủ.
– Kiểm tra hợp đồng, nghiệm thu còn thiếu.
– Lập danh sách khách hàng còn nợ và nhà cung cấp còn phải trả.
– Kiểm tra bảng lương, hồ sơ nhân sự nếu có.
– Kiểm kê tài sản, công cụ, hàng tồn kho nếu có.
– Gửi chứng từ cho kế toán định kỳ.
– Hỏi kế toán ngay khi phát sinh khoản chi lớn hoặc hóa đơn sai.
– Không để chứng từ nằm rải rác trong điện thoại, Zalo, email cá nhân.

Điều quan trọng nhất là duy trì đều. Mỗi tháng xử lý một ít sẽ nhẹ hơn rất nhiều so với việc cuối năm gom cả đống hồ sơ và không nhớ từng giao dịch.

Kết luận

Quản lý chứng từ kế toán tốt là cách hiệu quả để doanh nghiệp tránh rủi ro khi quyết toán thuế. Chứng từ không chỉ gồm hóa đơn, mà còn có hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận, thanh toán, sao kê ngân hàng, bảng lương, hồ sơ tài sản, kho, công nợ, tờ khai thuế và sổ sách kế toán.

Doanh nghiệp nên lưu chứng từ ngay khi phát sinh, phân loại theo nhóm, đặt tên file rõ ràng, đối chiếu ngân hàng và công nợ định kỳ, kiểm tra hóa đơn sai, bổ sung hồ sơ còn thiếu và rà soát trước khi lập báo cáo tài chính. Càng quản lý đều, doanh nghiệp càng ít bị động khi quyết toán thuế.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần rà soát hoặc xây dựng quy trình quản lý chứng từ kế toán, CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, phát hiện chứng từ còn thiếu và tư vấn cách lưu trữ phù hợp. Liên hệ 0987.192.097 hoặc email contact@ketoanginco.vn để được tư vấn theo tình trạng thực tế.