Những khoản chi không được tính vào chi phí doanh nghiệp

Không phải khoản chi nào doanh nghiệp bỏ tiền ra cũng được tính vào chi phí khi xác định thuế TNDN. Có khoản chi thực tế phát sinh nhưng thiếu hóa đơn, thiếu chứng từ, không phục vụ hoạt động kinh doanh hoặc thanh toán không phù hợp. Nếu không kiểm tra từ đầu, doanh nghiệp rất dễ bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Khoản chi không được tính vào chi phí doanh nghiệp là gì?

Khoản chi không được tính vào chi phí doanh nghiệp, trong phạm vi bài này, được hiểu là những khoản chi không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Nói dễ hiểu hơn, doanh nghiệp có thể đã thật sự chi tiền, kế toán có thể vẫn ghi nhận để theo dõi nội bộ, nhưng khi tính thuế TNDN thì khoản chi đó có thể không được chấp nhận để làm giảm thu nhập chịu thuế.

Đây là điểm nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ hay nhầm. Chủ doanh nghiệp thường nghĩ: “Tôi có chi thật, có mất tiền thật, vậy phải là chi phí của công ty”. Về quản trị dòng tiền, cách nghĩ này dễ hiểu. Nhưng về thuế, khoản chi muốn được tính là chi phí được trừ cần đáp ứng điều kiện về mục đích kinh doanh, hóa đơn chứng từ và thanh toán phù hợp.

Ví dụ, công ty chi tiền tiếp khách nhưng không có hóa đơn. Công ty thuê dịch vụ marketing nhưng không có hợp đồng, không có nghiệm thu. Công ty trả lương cho nhân viên nhưng không có bảng lương, không có chứng từ thanh toán. Công ty mua tài sản nhưng hóa đơn đứng tên cá nhân. Những khoản này có thể là chi phí thực tế, nhưng khi quyết toán thuế vẫn có rủi ro bị loại.

Vì vậy, điều quan trọng không chỉ là “có chi hay không”, mà là “chi có đúng hồ sơ không”. Nếu doanh nghiệp kiểm soát hồ sơ từ đầu, việc quyết toán thuế cuối năm sẽ nhẹ hơn rất nhiều.

Vì sao doanh nghiệp cần biết các khoản chi không được trừ?

Doanh nghiệp cần biết các khoản chi không được trừ để tránh bị động khi quyết toán thuế TNDN. Nếu trong năm kế toán đưa nhiều khoản chi rủi ro vào sổ mà không phân loại, cuối năm lợi nhuận kế toán và thu nhập tính thuế có thể chênh lệch nhiều. Chủ doanh nghiệp thấy công ty chi rất nhiều tiền, nhưng khi tính thuế vẫn có lãi chịu thuế vì một số khoản chi không được trừ.

Việc không nắm rõ chi phí không được trừ có thể dẫn đến nhiều vấn đề:

– Tính sai số thuế TNDN phải nộp.
– Báo cáo lợi nhuận không phản ánh đúng rủi ro thuế.
– Chi phí bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra.
– Phát sinh tiền thuế truy thu, tiền chậm nộp hoặc xử phạt nếu có sai phạm.
– Chủ doanh nghiệp không biết khoản chi nào cần bổ sung hồ sơ.
– Kế toán cuối năm phải xử lý gấp nhiều chứng từ bị thiếu.
– Doanh nghiệp khó giải trình khi kiểm tra thuế.

Biết trước các khoản chi dễ bị loại giúp doanh nghiệp thay đổi cách làm. Trước khi chi một khoản lớn, chủ doanh nghiệp có thể hỏi kế toán cần hợp đồng gì, hóa đơn ra sao, thanh toán bằng cách nào, có cần nghiệm thu không. Đây là thói quen nhỏ nhưng giúp giảm rủi ro rất nhiều.

Nhóm 1: Khoản chi không liên quan đến hoạt động kinh doanh

Đây là nhóm rất dễ phát sinh ở công ty nhỏ, nhất là khi chủ doanh nghiệp chưa tách bạch tiền cá nhân và tiền công ty. Một khoản chi muốn được tính vào chi phí được trừ cần liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu khoản chi mang tính cá nhân, không phục vụ hoạt động công ty hoặc không giải thích được mục đích kinh doanh, rủi ro bị loại rất cao.

Một số ví dụ thường gặp:

– Mua sắm đồ dùng cá nhân cho chủ doanh nghiệp, gia đình hoặc người thân.
– Chi phí du lịch cá nhân nhưng đưa vào chi phí công tác.
– Chi phí ăn uống, giải trí không có nội dung tiếp khách, làm việc rõ ràng.
– Mua hàng hóa, dịch vụ không liên quan đến ngành nghề hoặc hoạt động của công ty.
– Chi phí sinh hoạt cá nhân như điện thoại, mua sắm, đi lại riêng nhưng đưa vào công ty.
– Chi cho hoạt động không phục vụ doanh nghiệp và không có hồ sơ chứng minh.

Không phải cứ hóa đơn đứng tên công ty là chắc chắn được tính chi phí. Kế toán vẫn cần xem khoản chi đó phục vụ hoạt động nào của doanh nghiệp. Nếu công ty làm dịch vụ kế toán mà có hóa đơn mua nguyên vật liệu sản xuất không rõ lý do, hoặc công ty thương mại nhỏ có nhiều hóa đơn chi tiêu cá nhân, kế toán cần rà lại trước khi quyết toán.

Cách hạn chế rủi ro

Chủ doanh nghiệp nên tách rõ chi phí cá nhân và chi phí công ty. Khoản nào phục vụ công ty thì lấy hóa đơn, hợp đồng, chứng từ đầy đủ. Khoản nào mang tính cá nhân thì không nên cố đưa vào chi phí doanh nghiệp. Việc đưa chi phí không liên quan vào sổ có thể làm hồ sơ kế toán rối hơn, không giúp doanh nghiệp an toàn hơn.

Nhóm 2: Khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Đây là nhóm lỗi phổ biến nhất. Doanh nghiệp có chi tiền thật nhưng không có hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp. Khi không có chứng từ, kế toán khó chứng minh khoản chi phát sinh hợp lệ và liên quan đến hoạt động công ty.

Các trường hợp thường gặp:

– Mua hàng hóa không lấy hóa đơn.
– Thuê dịch vụ nhưng bên cung cấp không xuất hóa đơn.
– Chi tiền mặt cho nhà cung cấp nhưng không có chứng từ rõ ràng.
– Mua hàng từ cá nhân nhưng không lập hồ sơ phù hợp.
– Nhận hóa đơn sai tên công ty hoặc sai mã số thuế nhưng không xử lý.
– Hóa đơn điện tử chỉ lưu ảnh chụp, không có file đầy đủ.
– Hóa đơn bị mất, thất lạc, không tra cứu được.

Với những khoản chi nhỏ, doanh nghiệp có thể chủ quan. Nhưng nếu số lượng nhiều, tổng chi phí không có chứng từ sẽ ảnh hưởng đáng kể đến thuế TNDN cuối năm. Chủ doanh nghiệp cần hiểu rằng “mất tiền thật” không thay thế được “chứng từ hợp lệ”.

Hóa đơn chưa đủ, cần hồ sơ đi kèm

Với nhiều khoản chi, hóa đơn chỉ là một phần. Doanh nghiệp còn cần hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận, thanh toán, bảng kê hoặc tài liệu bàn giao. Ví dụ, hóa đơn dịch vụ marketing nên có hợp đồng dịch vụ, kế hoạch, nghiệm thu hoặc báo cáo kết quả. Hóa đơn mua hàng hóa nên có phiếu nhập kho, giao nhận, chứng từ thanh toán. Hóa đơn thuê văn phòng nên có hợp đồng thuê, thanh toán và hồ sơ liên quan.

Nếu chỉ có hóa đơn nhưng không có chứng từ phía sau, khoản chi vẫn có thể bị đặt câu hỏi khi kiểm tra.

Nhóm 3: Khoản chi có hóa đơn nhưng thanh toán không phù hợp

Một số khoản chi có hóa đơn đầy đủ nhưng lại gặp rủi ro ở phần thanh toán. Với các giao dịch thuộc trường hợp cần thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc hình thức phù hợp theo quy định. Nếu thanh toán bằng tiền mặt không đúng điều kiện, khoản chi có thể bị rủi ro khi tính thuế.

Các lỗi thường gặp:

– Hóa đơn giá trị lớn nhưng thanh toán bằng tiền mặt.
– Chuyển tiền từ tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp nhưng không có hồ sơ chi hộ, hoàn ứng.
– Nhân viên thanh toán hộ nhưng không có tạm ứng, hoàn ứng.
– Chuyển khoản không ghi rõ nội dung, không đối chiếu được hóa đơn.
– Thanh toán nhiều hóa đơn trong một lần nhưng không có bảng đối chiếu.
– Thanh toán cho tài khoản không đúng bên bán mà không có thỏa thuận rõ.

Doanh nghiệp nên ưu tiên thanh toán các khoản chi lớn bằng tài khoản ngân hàng công ty. Nếu bắt buộc phải dùng tài khoản cá nhân để chi hộ, cần báo kế toán ngay để lập hồ sơ phù hợp. Đừng để cuối năm mới nhớ lại từng khoản đã chuyển cho ai, vì khi đó rất khó đối chiếu.

Nhóm 4: Khoản chi tiền lương nhưng thiếu hồ sơ lao động

Chi phí lương là khoản chi thường xuyên, nhưng cũng là nhóm dễ bị thiếu hồ sơ ở doanh nghiệp nhỏ. Nhiều công ty trả lương thật cho nhân viên nhưng không có hợp đồng lao động, không có bảng lương, không có bảng chấm công, không có chứng từ thanh toán hoặc không theo dõi thuế TNCN.

Các lỗi thường gặp:

– Trả lương bằng tiền mặt nhưng không có phiếu chi, bảng ký nhận.
– Trả lương qua tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp.
– Không có hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc.
– Không có bảng chấm công, bảng lương từng tháng.
– Không có quy chế thưởng, phụ cấp nhưng vẫn ghi chi phí.
– Không có thông tin mã số thuế cá nhân.
– Không xử lý thuế TNCN khi phát sinh nghĩa vụ.
– Nhân viên đã nghỉ nhưng vẫn còn ghi lương không rõ căn cứ.

Chi phí lương muốn chắc chắn cần có hồ sơ nhân sự rõ ràng. Không nhất thiết doanh nghiệp nhỏ phải làm quá phức tạp, nhưng tối thiểu nên có hợp đồng hoặc thỏa thuận, bảng lương, chứng từ thanh toán và thông tin cá nhân của người lao động.

Hoa hồng, cộng tác viên cũng cần kiểm tra

Nhiều doanh nghiệp chi hoa hồng bán hàng, thù lao cộng tác viên, phí môi giới hoặc tiền thuê cá nhân làm dịch vụ. Đây cũng là khoản chi trả cho cá nhân và cần xem xét hồ sơ thuế TNCN. Không nên nghĩ rằng chỉ lương nhân viên chính thức mới cần chứng từ.

Trước khi chi tiền cho cộng tác viên hoặc cá nhân thuê ngoài, doanh nghiệp nên hỏi kế toán cần hợp đồng, chứng từ khấu trừ, bảng kê hay hồ sơ gì để tránh bị loại chi phí.

Nhóm 5: Khoản chi phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp

Một nhóm chi phí doanh nghiệp hay nhầm là tiền phạt. Trong quá trình hoạt động, công ty có thể phát sinh tiền phạt vi phạm hành chính, tiền phạt chậm nộp thuế, phạt vi phạm giao thông, phạt hợp đồng, phạt do vi phạm quy định. Không phải khoản phạt nào cũng được tính vào chi phí được trừ.

Đặc biệt, các khoản tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp do vi phạm nghĩa vụ thuế thường là nhóm không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Kế toán cần phân loại rõ giữa chi phí hoạt động thông thường và khoản phạt do vi phạm.

Ví dụ:

– Tiền phạt chậm nộp tờ khai thuế.
– Tiền chậm nộp tiền thuế.
– Tiền phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
– Tiền phạt do vi phạm quy định quản lý nhà nước.
– Tiền phạt giao thông nếu không đủ căn cứ phục vụ hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp cần lưu chứng từ nộp phạt để theo dõi kế toán, nhưng không nên mặc định đưa vào chi phí được trừ. Khi lập quyết toán thuế TNDN, kế toán cần điều chỉnh phù hợp.

Nhóm 6: Khoản chi không có đủ hồ sơ nghiệm thu, bàn giao

Với nhiều dịch vụ, hóa đơn chưa đủ để chứng minh khoản chi. Doanh nghiệp cần có nghiệm thu, bàn giao hoặc tài liệu chứng minh dịch vụ đã thực hiện. Đây là nhóm lỗi rất phổ biến với dịch vụ marketing, thiết kế, tư vấn, sửa chữa, thi công, đào tạo, vận chuyển, gia công, bảo trì.

Các khoản dễ thiếu nghiệm thu:

– Dịch vụ quảng cáo, truyền thông.
– Dịch vụ thiết kế website, thiết kế logo, thiết kế hồ sơ năng lực.
– Dịch vụ tư vấn pháp lý, tư vấn quản trị, tư vấn kế toán.
– Dịch vụ thi công, sửa chữa, bảo trì.
– Dịch vụ vận chuyển, giao nhận.
– Dịch vụ đào tạo, tuyển dụng.
– Dịch vụ gia công, thuê ngoài sản xuất.

Nếu hóa đơn ghi “dịch vụ marketing” nhưng không có hợp đồng, không có báo cáo kết quả, không có nghiệm thu, không có tài liệu bàn giao, khoản chi sẽ yếu khi cần giải trình. Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp bàn giao hồ sơ ngay khi hoàn thành dịch vụ, không đợi cuối năm.

Nhóm 7: Khoản chi mua tài sản nhưng ghi nhận sai bản chất

Khi doanh nghiệp mua máy móc, máy tính, xe, thiết bị, phần mềm, bàn ghế, nội thất, công cụ làm việc, kế toán cần phân loại đúng. Có khoản là tài sản cố định, có khoản là công cụ dụng cụ, có khoản là chi phí trả trước, có khoản được ghi nhận ngay vào chi phí trong kỳ. Nếu ghi sai, chi phí được trừ từng kỳ có thể bị lệch.

Các lỗi thường gặp:

– Mua tài sản giá trị lớn nhưng đưa hết vào chi phí một lần.
– Công cụ dụng cụ dùng nhiều kỳ nhưng không phân bổ.
– Tài sản đã thanh lý nhưng vẫn tiếp tục khấu hao.
– Tài sản mua về không có biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng.
– Mua tài sản bằng tiền cá nhân nhưng không có hồ sơ công ty hoàn trả.
– Không theo dõi nguyên giá, thời gian khấu hao, giá trị còn lại.

Khi khoản chi bị ghi nhận sai bản chất, kế toán có thể phải điều chỉnh lại chi phí kế toán và chi phí tính thuế. Doanh nghiệp nên hỏi kế toán trước khi mua tài sản lớn để biết cần lưu hồ sơ gì.

Nhóm 8: Khoản chi cho cá nhân nhưng không xử lý thuế TNCN

Doanh nghiệp thường phát sinh khoản chi cho cá nhân ngoài lao động chính thức: cộng tác viên, môi giới, người giới thiệu khách hàng, người làm dịch vụ tự do, chuyên gia tư vấn, người viết bài, người thiết kế, người sửa chữa, người vận chuyển. Nếu không xử lý đúng hồ sơ và thuế TNCN, khoản chi có thể bị rủi ro.

Các lỗi thường gặp:

– Chi tiền cho cá nhân nhưng không có hợp đồng dịch vụ.
– Không có căn cứ nghiệm thu công việc.
– Không có chứng từ thanh toán.
– Không kiểm tra nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN nếu có.
– Không lưu thông tin cá nhân, căn cước, mã số thuế.
– Chi hoa hồng bằng tiền mặt nhưng không có bảng kê, ký nhận.

Với các khoản chi cho cá nhân, doanh nghiệp nên hỏi kế toán ngay trước khi thanh toán. Tùy bản chất khoản chi, kế toán sẽ hướng dẫn hồ sơ phù hợp. Đừng để sau khi đã chi xong mới tìm cách hợp thức hóa, vì lúc đó người nhận tiền có thể không còn hợp tác bổ sung chứng từ.

Nhóm 9: Khoản chi vượt mức hoặc không đúng quy chế nội bộ

Có những khoản chi không chỉ cần hóa đơn mà còn cần quy chế nội bộ hoặc điều kiện rõ ràng. Ví dụ thưởng nhân viên, phụ cấp, công tác phí, hỗ trợ điện thoại, xăng xe, ăn ca, trang phục, phúc lợi, đào tạo. Nếu doanh nghiệp chi nhưng không có quy chế, quyết định hoặc hồ sơ kèm theo, khoản chi có thể bị rủi ro.

Các lỗi thường gặp:

– Thưởng nhân viên nhưng không có quy chế thưởng hoặc quyết định thưởng.
– Phụ cấp trả đều nhưng không ghi trong hợp đồng, quy chế hoặc bảng lương.
– Công tác phí không có quyết định đi công tác, lịch trình, chứng từ đi lại.
– Hỗ trợ điện thoại, xăng xe nhưng không có quy định nội bộ.
– Chi phúc lợi nhưng không có danh sách người nhận, chứng từ, quyết định.
– Chi đào tạo nhưng không có kế hoạch, hợp đồng, chứng nhận hoặc tài liệu liên quan.

Doanh nghiệp nhỏ có thể làm quy chế đơn giản, không cần quá phức tạp. Nhưng nên có văn bản rõ ràng để kế toán có căn cứ hạch toán và giải trình.

Nhóm 10: Khoản chi bằng tài khoản cá nhân không giải trình được

Đây là lỗi rất phổ biến ở công ty nhỏ. Chủ doanh nghiệp dùng tài khoản cá nhân để nhận tiền khách, trả tiền nhà cung cấp, thanh toán quảng cáo, mua phần mềm, trả lương, chi hộ công ty. Nếu không báo kế toán và không có hồ sơ giải trình, sổ sách rất dễ rối.

Các rủi ro thường gặp:

– Chi phí thực tế không được ghi nhận vì không qua tài khoản công ty.
– Công nợ nhà cung cấp vẫn treo dù đã thanh toán bằng tài khoản cá nhân.
– Khách đã trả tiền vào tài khoản cá nhân nhưng doanh thu chưa được ghi nhận đúng.
– Chủ doanh nghiệp chuyển tiền qua lại với công ty nhưng không rõ là vay, góp vốn, tạm ứng hay hoàn ứng.
– Cuối năm kế toán không đối chiếu được dòng tiền.

Nếu bắt buộc dùng tài khoản cá nhân, cần báo kế toán ngay và lưu chứng từ chuyển tiền, nội dung giao dịch, hóa đơn liên quan. Kế toán cần xác định rõ đó là chi hộ, tạm ứng, hoàn ứng, khoản công ty phải trả lại chủ hay giao dịch khác.

Nhóm 11: Khoản chi không đúng kỳ hoặc ghi nhận sai thời điểm

Một khoản chi có thể có đủ hóa đơn và chứng từ, nhưng nếu ghi nhận sai kỳ cũng làm báo cáo không đúng. Ví dụ chi phí trả trước nhiều tháng nhưng đưa hết vào một tháng. Chi phí thuê văn phòng trả trước một năm nhưng không phân bổ. Chi phí dịch vụ thuộc năm sau nhưng ghi vào năm hiện tại. Chi phí phát sinh năm trước nhưng năm sau mới đưa vào không có giải thích.

Các lỗi thường gặp:

– Không phân bổ chi phí trả trước.
– Ghi nhận chi phí khi dịch vụ chưa hoàn thành.
– Ghi nhận chi phí sai năm tài chính.
– Mua tài sản nhưng hạch toán hết vào chi phí ngay.
– Hóa đơn cuối năm nhưng nghiệm thu thuộc năm sau.
– Hóa đơn năm sau nhưng chi phí liên quan năm trước, chưa có hồ sơ giải thích.

Doanh nghiệp nên để kế toán kiểm tra thời điểm phát sinh, thời điểm nghiệm thu, thời gian sử dụng và kỳ kế toán liên quan trước khi khóa sổ.

Nhóm 12: Khoản chi không có thật hoặc hóa đơn không phản ánh giao dịch thật

Đây là nhóm rủi ro nghiêm trọng. Doanh nghiệp tuyệt đối không nên sử dụng hóa đơn không phản ánh giao dịch thực tế, mua hóa đơn hoặc hợp thức hóa chi phí bằng chứng từ không có giao dịch thật. Cách làm này có thể dẫn đến rủi ro lớn về thuế, hóa đơn và pháp lý.

Dấu hiệu cần cẩn trọng:

– Hóa đơn từ nhà cung cấp lạ, không có giao dịch thực tế rõ ràng.
– Hóa đơn có nội dung chung chung, giá trị lớn nhưng không có hợp đồng.
– Không có giao nhận hàng hóa, không có nghiệm thu dịch vụ.
– Thanh toán vòng vo hoặc thanh toán không đúng bản chất.
– Nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro về hóa đơn.
– Hóa đơn được đề nghị xuất chỉ để “bù chi phí”.

Doanh nghiệp nên kiểm tra nhà cung cấp, hồ sơ giao dịch và chứng từ thanh toán. Không nên vì muốn giảm thuế trước mắt mà tạo rủi ro lâu dài cho công ty.

Cần làm gì khi phát hiện khoản chi không được trừ?

Khi phát hiện khoản chi có nguy cơ không được trừ, doanh nghiệp không nên vội xóa khỏi sổ. Trước tiên cần xác định bản chất khoản chi. Nếu khoản chi thực tế có phát sinh, kế toán vẫn có thể cần theo dõi trong sổ kế toán, nhưng khi tính thuế TNDN sẽ điều chỉnh theo quy định.

Quy trình nên làm:

– Xác định khoản chi thuộc nhóm rủi ro nào.
– Kiểm tra có thể bổ sung hóa đơn, hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán không.
– Đối chiếu với kế toán xem khoản chi ảnh hưởng thuế GTGT, TNDN, TNCN không.
– Phân loại khoản chi được trừ và không được trừ khi quyết toán.
– Lưu hồ sơ giải thích vì sao điều chỉnh.
– Rút kinh nghiệm để các khoản tương tự phát sinh sau có hồ sơ đầy đủ hơn.

Có khoản chi chỉ thiếu hồ sơ và có thể bổ sung. Có khoản chi bản chất không liên quan kinh doanh nên không nên cố đưa vào. Có khoản chi vẫn ghi nhận kế toán nhưng không được trừ khi tính thuế. Mỗi trường hợp cần xử lý khác nhau.

Dịch vụ rà soát khoản chi không được trừ tại GINCO

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO hỗ trợ doanh nghiệp rà soát các khoản chi không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán, hồ sơ lương, chi phí cá nhân, chi phí dịch vụ, tài sản, công cụ dụng cụ và các khoản chi có rủi ro.

Thông tin liên hệ:

– CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO
– Địa chỉ: Phòng 10 Tầng Lửng, 911 – 917 Nguyễn Trãi, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
– Điện thoại: 0987.192.097
– Mã số thuế: 0319597729
– Email: contact@ketoanginco.vn
– Website: https://ketoanginco.vn/

GINCO có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra khoản chi nào đủ điều kiện, khoản nào còn thiếu hồ sơ, khoản nào cần bổ sung chứng từ và khoản nào nên phân loại là chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Việc rà soát trước khi lập báo cáo tài chính giúp doanh nghiệp chủ động hơn, tránh bị bất ngờ về số thuế phải nộp.

GINCO có thể hỗ trợ những hạng mục nào?

Tùy tình trạng hồ sơ, GINCO có thể hỗ trợ:

– Rà soát toàn bộ chi phí trong năm.
– Kiểm tra hóa đơn đầu vào.
– Kiểm tra hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận, thanh toán.
– Phân loại chi phí được trừ và không được trừ.
– Rà soát chi phí lương, thưởng, phụ cấp, hoa hồng.
– Kiểm tra khoản chi cho cá nhân và nghĩa vụ thuế TNCN.
– Kiểm tra chi phí tiếp khách, công tác, quảng cáo, marketing.
– Rà soát chi phí tài sản, công cụ dụng cụ, khấu hao, phân bổ.
– Kiểm tra khoản chi bằng tài khoản cá nhân.
– Đối chiếu chi phí với sao kê ngân hàng.
– Lập danh sách chứng từ còn thiếu.
– Tư vấn cách bổ sung hồ sơ trước khi quyết toán.

Chủ doanh nghiệp cần làm gì để tránh bị loại chi phí?

Muốn hạn chế chi phí không được trừ, chủ doanh nghiệp cần thay đổi cách quản lý chứng từ ngay từ lúc phát sinh giao dịch. Đừng chi xong, cuối năm mới hỏi kế toán có đưa vào chi phí được không. Khi đó nhiều khoản đã khó bổ sung hồ sơ.

Nên duy trì các thói quen sau:

– Hỏi kế toán trước khi chi khoản lớn.
– Luôn lấy hóa đơn đúng tên công ty và mã số thuế.
– Với dịch vụ, phải có hợp đồng và nghiệm thu.
– Với hàng hóa, phải có giao nhận, nhập kho nếu cần.
– Với lương, phải có hợp đồng, bảng lương, chứng từ thanh toán.
– Với cộng tác viên, hoa hồng, phải kiểm tra thuế TNCN.
– Với tài sản, phải có bàn giao, khấu hao hoặc phân bổ phù hợp.
– Thanh toán khoản lớn qua tài khoản ngân hàng công ty.
– Không dùng tài khoản cá nhân lẫn với tài khoản công ty nếu không cần thiết.
– Không sử dụng hóa đơn không phản ánh giao dịch thật.
– Rà soát chi phí định kỳ theo tháng hoặc quý.

Làm đều những việc này giúp doanh nghiệp không chỉ giảm thuế rủi ro, mà còn quản lý tài chính rõ ràng hơn.

Kết luận

Những khoản chi không được tính vào chi phí doanh nghiệp khi xác định thuế TNDN thường rơi vào các nhóm: chi không liên quan hoạt động kinh doanh, chi không có hóa đơn chứng từ hợp pháp, chi thanh toán không phù hợp, chi lương thiếu hồ sơ, tiền phạt vi phạm hành chính, chi dịch vụ thiếu nghiệm thu, chi tài sản ghi nhận sai, chi cho cá nhân không xử lý thuế TNCN, chi không đúng quy chế nội bộ, chi bằng tài khoản cá nhân không giải trình được, chi sai kỳ và chi không phản ánh giao dịch thật.

Doanh nghiệp nên hiểu rằng chi phí thực tế và chi phí được trừ khi tính thuế không phải lúc nào cũng giống nhau. Muốn khoản chi được chấp nhận an toàn hơn, cần chuẩn bị hồ sơ ngay từ đầu: hóa đơn, hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán, bảng lương, công nợ, tài sản, kho và các chứng từ liên quan.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần rà soát các khoản chi không được trừ hoặc muốn kiểm tra hồ sơ trước khi quyết toán thuế TNDN, CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO có thể hỗ trợ theo tình trạng thực tế. Liên hệ 0987.192.097 hoặc email contact@ketoanginco.vn để được tư vấn cụ thể.