Những sai sót thường gặp khi lập báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính cuối năm là bộ hồ sơ quan trọng, nhưng cũng là phần doanh nghiệp rất dễ làm sai nếu chứng từ không được theo dõi đều. Nhiều lỗi không xuất hiện ngay khi nộp, nhưng sẽ gây khó khi cơ quan thuế kiểm tra, khi vay vốn, gọi vốn, giải thể hoặc cần rà soát lại số liệu.

Vì sao báo cáo tài chính dễ bị sai?

Báo cáo tài chính được lập từ toàn bộ số liệu kế toán trong năm. Nếu trong năm hóa đơn thiếu, chứng từ thất lạc, ngân hàng không đối chiếu, công nợ không theo dõi, hàng tồn kho không kiểm kê hoặc chi phí ghi nhận sai, báo cáo tài chính cuối năm rất dễ bị lệch.

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ nghĩ rằng báo cáo tài chính là việc riêng của kế toán. Cuối năm kế toán lập xong, chủ doanh nghiệp ký nộp là được. Nhưng thực tế, số liệu trên báo cáo tài chính phản ánh hoạt động của cả công ty. Nếu báo cáo sai, doanh nghiệp là bên chịu rủi ro cuối cùng.

Sai sót khi lập báo cáo tài chính thường đến từ ba nguyên nhân chính:

– Hồ sơ đầu vào không đầy đủ.
– Kế toán không đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ.
– Chủ doanh nghiệp không kiểm tra các chỉ tiêu lớn trước khi ký nộp.

Luật Kế toán 2015 quy định về chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính và tổ chức công tác kế toán trong đơn vị. Vì vậy, báo cáo tài chính không nên được lập theo cảm tính hoặc chỉ dựa trên file tổng hợp cuối năm. Số liệu phải có căn cứ từ chứng từ, sổ sách và hồ sơ kế toán thực tế.

Sai sót 1: Doanh thu không khớp với hóa đơn đầu ra

Đây là lỗi rất nghiêm trọng và thường gặp. Doanh thu trên báo cáo tài chính cần được đối chiếu với hóa đơn đầu ra, tờ khai thuế giá trị gia tăng, sổ doanh thu, hợp đồng, nghiệm thu và chứng từ thanh toán. Nếu các số liệu này không khớp, doanh nghiệp cần kiểm tra lại ngay.

Một số tình huống thường gặp:

– Hóa đơn đã xuất nhưng chưa ghi nhận doanh thu.
– Doanh thu đã ghi nhận nhưng chưa xuất hóa đơn đúng thời điểm.
– Hóa đơn bị hủy nhưng vẫn còn trong bảng doanh thu.
– Hóa đơn thay thế, điều chỉnh nhưng sổ sách chưa cập nhật.
– Doanh thu trên tờ khai thuế khác doanh thu trên báo cáo tài chính.
– Khách hàng đã thanh toán nhưng kế toán chưa đối chiếu công nợ.
– Có tiền vào ngân hàng nhưng chưa xác định là doanh thu, góp vốn hay khoản vay.

Lỗi doanh thu nếu không xử lý sớm có thể ảnh hưởng đến thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và lợi nhuận sau thuế. Vì vậy, trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần xuất danh sách toàn bộ hóa đơn đầu ra trong năm và đối chiếu từng hóa đơn với sổ sách.

Cách hạn chế lỗi doanh thu

Doanh nghiệp nên có quy trình kiểm tra hóa đơn đầu ra hằng tháng. Mỗi hóa đơn xuất ra cần lưu cùng hợp đồng, nghiệm thu, biên bản giao hàng hoặc chứng từ thanh toán nếu có. Với doanh nghiệp dịch vụ, cần xác định rõ thời điểm hoàn thành dịch vụ. Với doanh nghiệp thương mại, cần đối chiếu hóa đơn với giao hàng và kho. Với doanh nghiệp xây dựng, cần kiểm tra hồ sơ nghiệm thu khối lượng, phụ lục hợp đồng và thanh toán theo giai đoạn.

Sai sót 2: Ghi nhận chi phí nhưng thiếu chứng từ

Chi phí là phần rất dễ sai, nhất là ở doanh nghiệp nhỏ. Chủ doanh nghiệp có thể chi tiền thật, nhưng nếu thiếu hóa đơn, hợp đồng, nghiệm thu hoặc chứng từ thanh toán, khoản chi đó có thể không đủ căn cứ để ghi nhận đầy đủ khi tính thuế.

Một khoản chi muốn an toàn thường cần xem xét:

– Có phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty không.
– Có hóa đơn hợp lệ không.
– Có hợp đồng, báo giá, nghiệm thu hoặc biên bản bàn giao nếu cần không.
– Có chứng từ thanh toán phù hợp không.
– Nội dung chi có rõ ràng không.
– Có cần phân bổ hoặc khấu hao thay vì ghi nhận một lần không.

Nhiều doanh nghiệp chỉ giữ hóa đơn mà quên hồ sơ đi kèm. Ví dụ có hóa đơn dịch vụ marketing nhưng không có hợp đồng, không có nghiệm thu, không có tài liệu bàn giao. Có hóa đơn mua hàng nhưng không có phiếu nhập kho. Có chi phí thuê văn phòng nhưng hợp đồng thuê chưa đầy đủ. Những thiếu sót này khiến báo cáo tài chính kém chắc chắn.

Những nhóm chi phí dễ bị thiếu hồ sơ

Các nhóm chi phí sau nên được kiểm tra kỹ trước khi lập báo cáo:

– Chi phí tiếp khách, ăn uống.
– Chi phí quảng cáo, marketing, truyền thông.
– Chi phí dịch vụ tư vấn, môi giới, hoa hồng.
– Chi phí thuê ngoài nhân công.
– Chi phí công tác.
– Chi phí mua hàng giá trị lớn.
– Chi phí phần mềm, thiết kế website, bản quyền.
– Chi phí thuê văn phòng, kho bãi, mặt bằng.
– Chi phí trả cho cá nhân, cộng tác viên.

Trước khi khóa sổ, kế toán nên lập danh sách chi phí còn thiếu chứng từ để doanh nghiệp bổ sung. Đừng đợi đến khi báo cáo đã nộp rồi mới đi tìm hợp đồng hoặc nghiệm thu.

Sai sót 3: Tiền mặt bị âm hoặc tồn quỹ không thực tế

Tiền mặt là phần rất hay sai ở công ty nhỏ. Lỗi phổ biến nhất là quỹ tiền mặt bị âm trong năm. Về thực tế, doanh nghiệp không thể chi tiền nếu quỹ không có tiền. Vì vậy, quỹ âm là dấu hiệu cho thấy sổ sách đang ghi nhận thiếu nguồn tiền hoặc sai hình thức thanh toán.

Nguyên nhân thường gặp:

– Chủ doanh nghiệp chi hộ công ty nhưng kế toán chưa ghi nhận.
– Có khoản góp vốn hoặc cho vay bằng tiền mặt chưa hạch toán.
– Kế toán ghi chi tiền mặt trong khi thực tế thanh toán qua ngân hàng.
– Thiếu phiếu thu nhập quỹ.
– Thiếu chứng từ rút tiền ngân hàng nhập quỹ.
– Tạm ứng chưa hoàn ứng nhưng đã ghi chi phí.

Ngược lại, có doanh nghiệp báo cáo tiền mặt tồn quỹ rất lớn, nhưng thực tế công ty không giữ số tiền đó. Đây cũng là dấu hiệu cần kiểm tra. Tồn quỹ quá lớn trong thời gian dài có thể do kế toán chưa ghi nhận các khoản chi thực tế, hoặc chủ doanh nghiệp đã rút tiền nhưng chưa có hồ sơ giải thích.

Cách kiểm tra tiền mặt

Trước khi lập báo cáo tài chính, cần rà sổ quỹ tiền mặt theo từng tháng. Kiểm tra số dư đầu kỳ, phát sinh thu, phát sinh chi và số dư cuối kỳ. Nếu có thời điểm quỹ âm hoặc tồn quỹ bất thường, cần tìm nguyên nhân thật, không nên chỉnh số liệu cho đẹp mà không có chứng từ.

Sai sót 4: Số dư ngân hàng không khớp sao kê

Số dư tiền gửi ngân hàng trên sổ kế toán phải khớp với sao kê ngân hàng. Đây là nguyên tắc cơ bản, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn bị lệch do không đối chiếu thường xuyên.

Các nguyên nhân phổ biến:

– Bỏ sót phí ngân hàng.
– Bỏ sót lãi tiền gửi.
– Chưa hạch toán khoản khách hàng chuyển tiền.
– Chưa hạch toán khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
– Ghi sai tài khoản ngân hàng.
– Chuyển tiền giữa các tài khoản công ty nhưng chỉ ghi một chiều.
– Có giao dịch cá nhân đi qua tài khoản công ty.
– Nộp thuế điện tử nhưng chưa ghi nhận chứng từ nộp tiền.

Nếu số dư ngân hàng lệch, báo cáo tài chính sẽ không đáng tin. Vì vậy, kế toán cần tải sao kê đầy đủ của tất cả tài khoản ngân hàng công ty và đối chiếu với sổ kế toán trước khi lập báo cáo.

Cách hạn chế lỗi ngân hàng

Mỗi tháng nên đối chiếu sao kê một lần. Không nên để đến cuối năm mới kiểm tra, vì lúc đó giao dịch nhiều, việc tìm nguyên nhân lệch sẽ mất thời gian. Khi có khoản tiền vào không rõ nội dung, cần hỏi ngay chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận phụ trách. Khi có khoản chi lớn, cần lưu chứng từ thanh toán cùng hóa đơn và hợp đồng liên quan.

Sai sót 5: Công nợ phải thu, phải trả treo lâu không rõ lý do

Công nợ là phần thể hiện khách hàng còn nợ công ty và công ty còn nợ nhà cung cấp. Nếu công nợ không được đối chiếu đều, cuối năm báo cáo tài chính rất dễ xuất hiện số dư không đúng thực tế.

Lỗi công nợ thường gặp:

– Khách đã thanh toán nhưng sổ vẫn ghi còn nợ.
– Nhà cung cấp đã được thanh toán nhưng sổ vẫn treo phải trả.
– Công nợ treo nhiều năm không có biên bản đối chiếu.
– Khoản phải thu của nhân viên, chủ doanh nghiệp không rõ bản chất.
– Khoản phải trả cho chủ doanh nghiệp không phân biệt là vay, góp vốn hay chi hộ.
– Công nợ không khớp với hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán.

Công nợ treo lâu không phải lúc nào cũng sai, nhưng phải có giải thích. Nếu khách hàng còn nợ thật, nên có hợp đồng, hóa đơn, lịch thanh toán hoặc biên bản đối chiếu. Nếu khoản nợ đã thu hoặc đã trả, kế toán cần điều chỉnh sổ sách.

Cách rà soát công nợ cuối năm

Doanh nghiệp nên lập bảng công nợ theo từng khách hàng và nhà cung cấp. Bảng này cần thể hiện số đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, số cuối kỳ và ghi chú tình trạng. Với các khoản lớn hoặc treo lâu, nên có đối chiếu công nợ trước khi lập báo cáo tài chính.

Sai sót 6: Hàng tồn kho không khớp thực tế

Với doanh nghiệp thương mại, sản xuất, xây dựng hoặc bán lẻ, hàng tồn kho là chỉ tiêu rất quan trọng. Tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và lợi nhuận. Nếu tồn kho sai, báo cáo tài chính cũng sai theo.

Lỗi hàng tồn kho thường gặp:

– Không có bảng nhập xuất tồn.
– Không kiểm kê kho cuối năm.
– Mua hàng có hóa đơn nhưng không nhập kho.
– Bán hàng nhưng không xuất kho.
– Giá vốn được tính ước lượng.
– Hàng hư hỏng, mất mát nhưng chưa xử lý.
– Tồn kho trên sổ nhiều nhưng thực tế không còn hàng.
– Hàng tồn thực tế nhiều nhưng sổ không ghi nhận đầy đủ.

Doanh nghiệp nhỏ hay mắc lỗi này vì kho thường do chủ hoặc nhân viên bán hàng quản lý, không kết nối đều với kế toán. Cuối năm kế toán chỉ nhận hóa đơn và doanh thu, nhưng không có dữ liệu tồn kho thực tế. Khi đó giá vốn dễ bị sai.

Cách kiểm tra tồn kho

Cuối năm nên lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Hồ sơ cần có tên hàng, số lượng thực tế, số lượng trên sổ, chênh lệch nếu có và người kiểm kê. Nếu có hàng hư hỏng, mất phẩm chất hoặc mất mát, cần có hồ sơ xử lý riêng. Không nên để tồn kho chỉ là con số ước lượng.

Sai sót 7: Ghi nhận tài sản, công cụ dụng cụ chưa đúng

Doanh nghiệp thường mua máy móc, máy tính, xe, thiết bị, phần mềm, bàn ghế, công cụ làm việc hoặc thiết bị sản xuất. Nếu kế toán phân loại sai, chi phí và tài sản trên báo cáo tài chính sẽ bị lệch.

Các lỗi thường gặp:

– Mua tài sản nhưng đưa hết vào chi phí một lần.
– Tài sản đủ điều kiện ghi nhận nhưng không lập hồ sơ theo dõi.
– Công cụ dụng cụ cần phân bổ nhưng hạch toán một lần.
– Tài sản đã bán hoặc thanh lý nhưng vẫn còn trên sổ.
– Tài sản đã hư hỏng nhưng vẫn tiếp tục khấu hao.
– Bảng khấu hao không khớp nguyên giá và thời gian sử dụng.
– Mua tài sản bằng tiền cá nhân nhưng không có hồ sơ ghi nhận với công ty.

Trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần rà danh sách tài sản cố định, công cụ dụng cụ và chi phí trả trước. Các khoản mua giá trị lớn cần có hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao và bảng phân bổ hoặc khấu hao nếu cần.

Sai sót 8: Hồ sơ lương và thuế thu nhập cá nhân chưa đầy đủ

Chi phí lương là khoản quan trọng với nhiều doanh nghiệp. Nhưng ở công ty nhỏ, hồ sơ lương thường bị làm thiếu. Có doanh nghiệp trả lương đều hằng tháng nhưng không có hợp đồng lao động, không có bảng chấm công, không có bảng lương hoặc không có chứng từ thanh toán rõ ràng.

Các lỗi thường gặp:

– Không có hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc.
– Không có bảng lương từng tháng.
– Không có chứng từ chi lương.
– Không có mã số thuế cá nhân của người lao động.
– Không theo dõi người phụ thuộc nếu có.
– Không kê khai thuế thu nhập cá nhân khi phát sinh nghĩa vụ.
– Trả hoa hồng, thù lao, cộng tác viên nhưng không kiểm tra nghĩa vụ thuế.

Luật Quản lý thuế 2019 quy định người nộp thuế phải khai thuế chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ đúng thời hạn. Vì vậy, nếu doanh nghiệp có chi trả thu nhập cho cá nhân, phần thuế thu nhập cá nhân và hồ sơ lương cần được kiểm tra kỹ trước khi lập báo cáo tài chính.

Cách chuẩn bị hồ sơ lương

Doanh nghiệp nên lưu hợp đồng, bảng chấm công, bảng lương, chứng từ thanh toán và thông tin cá nhân người lao động theo từng tháng. Với khoản chi cho cộng tác viên, hoa hồng, thù lao hoặc thuê ngoài cá nhân, nên hỏi kế toán trước để xử lý đúng.

Sai sót 9: Thuế trên sổ không khớp với tờ khai

Trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần đối chiếu số dư thuế trên sổ với tờ khai thuế và chứng từ nộp tiền. Nếu lệch, báo cáo tài chính có thể phản ánh sai nghĩa vụ thuế.

Các lỗi thường gặp:

– Thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ trên sổ không khớp tờ khai.
– Thuế giá trị gia tăng phải nộp đã nộp nhưng chưa hạch toán.
– Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp chưa ghi nhận đúng.
– Thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ nhưng chưa kê khai hoặc chưa nộp.
– Lệ phí môn bài đã nộp nhưng sổ chưa ghi nhận.
– Có tờ khai bổ sung nhưng kế toán chưa cập nhật lại số liệu.
– Tiền phạt, tiền chậm nộp chưa được ghi nhận.

Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, bao gồm hệ thống ghi nhận kế toán và mẫu báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Với doanh nghiệp áp dụng chế độ này, số liệu thuế trên sổ cần được ghi nhận nhất quán với hồ sơ kê khai thuế thực tế.

Sai sót 10: Vốn góp và giao dịch với chủ doanh nghiệp không rõ

Ở doanh nghiệp nhỏ, chủ công ty thường chuyển tiền cá nhân vào công ty để chi phí vận hành. Công ty cũng có thể chuyển lại tiền cho chủ. Nếu không ghi nhận rõ, báo cáo tài chính sẽ xuất hiện các khoản phải thu, phải trả nội bộ khó giải thích.

Cần phân biệt rõ:

– Chủ góp vốn vào công ty.
– Chủ cho công ty vay tiền.
– Chủ chi hộ công ty.
– Công ty hoàn tiền cho chủ.
– Chủ tạm ứng tiền công ty.
– Công ty chia lợi nhuận hoặc cổ tức nếu có.

Mỗi trường hợp có cách ghi nhận và hồ sơ khác nhau. Nếu kế toán không hỏi rõ bản chất giao dịch, rất dễ ghi nhận sai. Ví dụ tiền chủ chuyển vào công ty bị ghi là doanh thu, hoặc tiền công ty chuyển cho chủ bị treo công nợ không rõ lý do.

Sai sót 11: Lập báo cáo theo mẫu cũ hoặc sai chế độ kế toán

Một lỗi kỹ thuật nhưng khá thường gặp là dùng sai mẫu báo cáo tài chính hoặc không đúng chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. Điều này thường xảy ra khi doanh nghiệp đổi kế toán, lấy file mẫu từ năm cũ hoặc sao chép từ công ty khác.

Cần kiểm tra:

– Doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán nào.
– Mẫu báo cáo tài chính có đúng không.
– Hệ thống tài khoản có nhất quán không.
– Số dư đầu năm có khớp báo cáo năm trước không.
– Thuyết minh báo cáo tài chính có phù hợp thực tế không.
– Các chỉ tiêu trên báo cáo có được liên kết đúng không.

Sai mẫu báo cáo có thể khiến hồ sơ không phù hợp, dù số liệu bên trong có thể đã được kế toán xử lý. Vì vậy, trước khi nộp, cần kiểm tra kỹ phần biểu mẫu, kỳ báo cáo, thông tin doanh nghiệp và chữ ký.

Sai sót 12: Không kiểm tra các chỉ tiêu bất thường

Sau khi lập xong báo cáo, nhiều kế toán chỉ kiểm tra xem bảng cân đối có cân không, tờ khai có nộp được không. Nhưng như vậy chưa đủ. Cần đọc lại báo cáo ở góc nhìn quản trị để phát hiện các chỉ tiêu bất thường.

Các dấu hiệu cần kiểm tra:

– Doanh thu tăng giảm đột biến so với năm trước.
– Chi phí tăng cao nhưng doanh thu không tăng tương ứng.
– Lỗ nhiều năm liên tục nhưng công ty vẫn mở rộng hoạt động.
– Tiền mặt tồn quá lớn so với thực tế.
– Công nợ phải thu treo lâu.
– Công nợ phải trả không có đối chiếu.
– Hàng tồn kho lớn nhưng doanh thu thấp.
– Giá vốn quá cao hoặc quá thấp so với doanh thu.
– Chi phí lương cao nhưng hồ sơ nhân sự ít.
– Thuế phải nộp không khớp với tờ khai.
– Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối bất thường.

Có chỉ tiêu bất thường không có nghĩa là báo cáo sai. Nhưng doanh nghiệp cần có lý do giải thích và hồ sơ đi kèm. Nếu không chuẩn bị, khi bị hỏi sẽ rất bị động.

Quy trình hạn chế sai sót khi lập báo cáo tài chính

Để giảm lỗi, doanh nghiệp không nên đợi đến cuối năm mới làm. Cần có quy trình theo dõi chứng từ đều trong năm và rà soát trước khi nộp.

Bước 1: Gom hồ sơ theo từng tháng

Mỗi tháng nên lưu hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, sao kê ngân hàng, phiếu thu chi, hợp đồng, bảng lương và các chứng từ phát sinh. Hồ sơ nên chia theo tháng để cuối năm dễ kiểm tra.

Bước 2: Đối chiếu hóa đơn và tờ khai thuế

Trước khi nộp tờ khai thuế từng kỳ, kế toán cần đối chiếu hóa đơn đầu vào, đầu ra. Nếu có hóa đơn sai, điều chỉnh hoặc thay thế, cần cập nhật ngay.

Bước 3: Đối chiếu ngân hàng và công nợ định kỳ

Ngân hàng nên đối chiếu hằng tháng. Công nợ nên đối chiếu theo quý hoặc trước cuối năm. Việc này giúp phát hiện sớm các khoản treo sai.

Bước 4: Kiểm kê kho và tài sản cuối năm

Doanh nghiệp có hàng hóa, công cụ, tài sản nên kiểm kê cuối năm. Không nên để tồn kho và tài sản chỉ nằm trên sổ mà không kiểm tra thực tế.

Bước 5: Rà soát báo cáo trước khi ký nộp

Trước khi nộp, cần kiểm tra doanh thu, chi phí, thuế, tiền mặt, ngân hàng, công nợ, tồn kho, tài sản, lương, vốn góp và các chỉ tiêu bất thường. Chủ doanh nghiệp nên yêu cầu kế toán giải thích những số liệu lớn.

Dịch vụ rà soát sai sót báo cáo tài chính tại GINCO

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO hỗ trợ doanh nghiệp rà soát báo cáo tài chính, kiểm tra sổ sách, hóa đơn, chứng từ và các chỉ tiêu rủi ro trước khi nộp hoặc trước khi cơ quan thuế kiểm tra. Dịch vụ phù hợp với công ty nhỏ, công ty mới thành lập, doanh nghiệp đổi kế toán, công ty nhiều tháng chưa cập nhật sổ sách hoặc doanh nghiệp muốn kiểm tra lại báo cáo đã lập.

Thông tin liên hệ:

– CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO
– Địa chỉ: Phòng 10 Tầng Lửng, 911 – 917 Nguyễn Trãi, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
– Điện thoại: 0987.192.097
– Mã số thuế: 0319597729
– Email: contact@ketoanginco.vn
– Website: https://ketoanginco.vn/

GINCO có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra từng nhóm lỗi thường gặp: doanh thu, chi phí, hóa đơn, công nợ, ngân hàng, tiền mặt, tồn kho, tài sản, lương, thuế, vốn góp và báo cáo tài chính. Sau khi rà soát, doanh nghiệp sẽ biết hồ sơ còn thiếu gì, số liệu nào cần điều chỉnh và chỉ tiêu nào nên chuẩn bị giải trình.

GINCO có thể hỗ trợ những phần việc nào?

Tùy tình trạng hồ sơ, GINCO có thể hỗ trợ:

– Rà soát báo cáo tài chính trước khi nộp.
– Kiểm tra doanh thu với hóa đơn đầu ra.
– Kiểm tra chi phí và chứng từ kèm theo.
– Đối chiếu tờ khai thuế với sổ kế toán.
– Đối chiếu sao kê ngân hàng.
– Kiểm tra tiền mặt, tạm ứng, hoàn ứng.
– Rà soát công nợ phải thu, phải trả.
– Kiểm tra hàng tồn kho, tài sản, công cụ dụng cụ.
– Rà soát bảng lương và thuế thu nhập cá nhân.
– Kiểm tra vốn góp, giao dịch với chủ doanh nghiệp.
– Lập danh sách hồ sơ còn thiếu.
– Tư vấn hướng xử lý trước khi nộp hoặc trước khi kiểm tra thuế.

Với doanh nghiệp chưa có kế toán nội bộ chuyên sâu, việc rà soát bởi một đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp chủ doanh nghiệp yên tâm hơn trước khi ký nộp báo cáo tài chính.

Chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi rà soát báo cáo?

Để việc rà soát hiệu quả, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kế toán trong năm. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, có thể gửi trước những gì đang có để kế toán lập danh sách bổ sung.

Hồ sơ nên chuẩn bị:

– Báo cáo tài chính dự kiến nộp hoặc báo cáo đã nộp cần kiểm tra.
– Bảng cân đối số phát sinh.
– Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản quan trọng.
– Hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Tờ khai thuế đã nộp trong năm.
– Sao kê ngân hàng.
– Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý.
– Bảng lương và hồ sơ nhân sự.
– Bảng công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
– Bảng nhập xuất tồn và kiểm kê kho nếu có.
– Hồ sơ tài sản, công cụ dụng cụ.
– Chứng từ góp vốn, vay, tạm ứng, hoàn ứng.
– Các thông báo, công văn từ cơ quan thuế nếu có.

Chủ doanh nghiệp cũng nên cung cấp thông tin thực tế như trong năm có đổi địa chỉ không, có đổi kế toán không, có mua tài sản lớn không, có vay tiền không, có khoản công nợ khó thu không hoặc có giai đoạn ngừng hoạt động không. Những thông tin này giúp việc rà soát chính xác hơn.

Lời khuyên để tránh sai sót trong những năm sau

Muốn báo cáo tài chính ít lỗi, doanh nghiệp cần làm đều từ đầu năm. Không có cách nào cuối năm làm nhanh mà vẫn chắc nếu cả năm chứng từ bị bỏ trống. Kế toán tốt là quá trình theo dõi liên tục, không phải chỉ là thao tác lập báo cáo cuối kỳ.

Doanh nghiệp nên duy trì các thói quen sau:

– Lưu hóa đơn và hợp đồng ngay khi phát sinh.
– Tải sao kê ngân hàng hằng tháng.
– Đối chiếu công nợ định kỳ.
– Kiểm tra hóa đơn trước khi xuất cho khách.
– Hỏi kế toán trước khi phát sinh khoản chi lớn.
– Lập bảng lương đầy đủ nếu có nhân sự.
– Kiểm kê kho và tài sản cuối năm.
– Rà soát báo cáo tài chính trước khi ký nộp.

Những việc này không quá phức tạp, nhưng cần làm đều. Khi hồ sơ gọn, báo cáo tài chính sẽ sạch hơn và doanh nghiệp cũng dễ quản lý hơn.

Kết luận

Những sai sót thường gặp khi lập báo cáo tài chính gồm doanh thu không khớp hóa đơn, chi phí thiếu chứng từ, tiền mặt âm, ngân hàng lệch sao kê, công nợ treo lâu, tồn kho sai, tài sản ghi nhận chưa đúng, hồ sơ lương thiếu, thuế không khớp tờ khai, vốn góp không rõ và dùng sai mẫu báo cáo.

Phần lớn các lỗi này có thể phòng tránh nếu doanh nghiệp lưu chứng từ đều trong năm, đối chiếu số liệu định kỳ và rà soát kỹ trước khi nộp. Báo cáo tài chính không chỉ để hoàn thành nghĩa vụ cuối năm, mà còn là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp quản lý tài chính, làm việc với thuế, ngân hàng, cổ đông và đối tác.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần kiểm tra sai sót báo cáo tài chính, CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ, phát hiện điểm rủi ro và tư vấn cách xử lý phù hợp. Liên hệ 0987.192.097 hoặc email contact@ketoanginco.vn để được tư vấn theo tình trạng thực tế.