Cách kiểm tra sổ sách kế toán trước khi cơ quan thuế kiểm tra

Trước khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại sổ sách, hóa đơn, chứng từ, báo cáo thuế và báo cáo tài chính. Việc chuẩn bị sớm giúp phát hiện sai sót, bổ sung hồ sơ còn thiếu và tránh bị động khi cần giải trình số liệu. Càng để sát ngày kiểm tra, việc xử lý càng áp lực.

Vì sao cần kiểm tra sổ sách trước khi cơ quan thuế kiểm tra?

Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu rà soát sổ sách khi nhận được thông báo kiểm tra từ cơ quan thuế. Lúc đó, kế toán mới gom hóa đơn, tìm hợp đồng, tải sao kê ngân hàng, kiểm tra tờ khai, rà công nợ và xem lại báo cáo tài chính. Cách làm này rất bị động, nhất là với công ty đã hoạt động nhiều năm hoặc có nhiều chứng từ phát sinh.

Thực tế, sổ sách kế toán không nên chỉ được kiểm tra khi có thông báo. Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ, ít nhất trước khi nộp báo cáo tài chính cuối năm và trước các giai đoạn quan trọng như quyết toán thuế, vay vốn, chuyển nhượng, giải thể hoặc thay đổi đơn vị kế toán.

Kiểm tra sổ sách trước giúp doanh nghiệp biết hồ sơ của mình đang ở tình trạng nào. Có hóa đơn nào thiếu chứng từ không, chi phí nào chưa đủ căn cứ, công nợ có khớp không, tiền mặt có bị âm không, ngân hàng có đối chiếu đúng không, thuế đã kê khai đủ chưa, báo cáo tài chính có chỉ tiêu bất thường không.

Một bộ sổ sách được rà soát sớm sẽ giúp doanh nghiệp:

– Chủ động bổ sung hồ sơ còn thiếu.
– Phát hiện hóa đơn sai, kê khai sai hoặc bỏ sót chứng từ.
– Giảm áp lực khi nhận thông báo kiểm tra.
– Hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.
– Dễ giải trình số liệu với cơ quan thuế.
– Đánh giá lại chất lượng kế toán hiện tại.
– Tránh tình trạng kế toán cũ nghỉ rồi không ai hiểu dữ liệu.

Với doanh nghiệp nhỏ, việc này càng quan trọng vì nhiều công ty không có kế toán nội bộ chuyên sâu. Chứng từ thường nằm rải rác trong email, Zalo, máy tính cá nhân hoặc file của đơn vị dịch vụ kế toán. Nếu không rà soát sớm, đến khi cần sẽ rất khó gom đủ.

Khi nào doanh nghiệp nên rà soát sổ sách kế toán?

Không nên đợi đến khi cơ quan thuế gửi thông báo mới kiểm tra. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát trong một số thời điểm quan trọng.

Trước khi nộp báo cáo tài chính năm

Đây là thời điểm bắt buộc nên rà soát. Báo cáo tài chính là kết quả tổng hợp của cả năm. Nếu số liệu chưa được kiểm tra kỹ, doanh thu, chi phí, công nợ, tài sản, vốn và thuế có thể bị sai lệch. Khi đã nộp rồi mới phát hiện sai, việc điều chỉnh sẽ mất thời gian hơn.

Trước khi cơ quan thuế kiểm tra

Khi có thông báo kiểm tra, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ hồ sơ trong phạm vi kỳ kiểm tra. Không chỉ xem tờ khai thuế, mà phải đối chiếu cả hóa đơn, hợp đồng, chứng từ ngân hàng, sổ sách, báo cáo tài chính và hồ sơ giải trình.

Khi đổi kế toán hoặc đổi đơn vị dịch vụ kế toán

Mỗi lần thay người làm kế toán là một lần nên kiểm tra lại. Nếu không bàn giao rõ, người mới rất khó tiếp tục số liệu. Doanh nghiệp nên yêu cầu bàn giao tờ khai, sổ sách, báo cáo tài chính, file dữ liệu, bảng công nợ, bảng tài sản, bảng thuế và danh sách hồ sơ còn thiếu.

Khi doanh nghiệp chuẩn bị vay vốn, gọi vốn hoặc chuyển nhượng

Ngân hàng, nhà đầu tư hoặc bên nhận chuyển nhượng thường quan tâm đến báo cáo tài chính, dòng tiền, công nợ, doanh thu và chi phí. Nếu sổ sách chưa sạch, doanh nghiệp sẽ khó chứng minh tình hình tài chính. Vì vậy, nên rà soát trước khi làm việc với các bên này.

Bước 1: Kiểm tra hồ sơ pháp lý và thông tin doanh nghiệp

Trước khi đi vào số liệu, doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ pháp lý. Đây là phần nền tảng nhưng nhiều công ty lại bỏ qua. Nếu thông tin pháp lý không khớp, các hồ sơ kế toán phía sau có thể bị ảnh hưởng.

Cần kiểm tra:

– Tên công ty trên giấy phép kinh doanh.
– Mã số thuế.
– Địa chỉ trụ sở chính.
– Người đại diện pháp luật.
– Vốn điều lệ.
– Ngành nghề kinh doanh.
– Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có.
– Tình trạng hoạt động của mã số thuế.
– Các lần thay đổi đăng ký doanh nghiệp trong kỳ kiểm tra.

Ví dụ, công ty đã đổi địa chỉ nhưng hóa đơn, hợp đồng hoặc tờ khai vẫn dùng thông tin cũ. Công ty tăng vốn nhưng kế toán chưa cập nhật vốn góp. Công ty mở địa điểm kinh doanh nhưng chưa theo dõi nghĩa vụ liên quan. Những lỗi này không phải lúc nào cũng lớn, nhưng nếu không chuẩn bị, khi bị hỏi doanh nghiệp sẽ lúng túng.

Doanh nghiệp nên gom toàn bộ hồ sơ pháp lý vào một thư mục riêng. Nếu có thay đổi qua từng năm, nên lưu theo thứ tự thời gian để dễ giải trình.

Bước 2: Đối chiếu tờ khai thuế đã nộp

Sau hồ sơ pháp lý, phần cần kiểm tra tiếp theo là tờ khai thuế. Doanh nghiệp phải biết trong các năm được kiểm tra, mình đã nộp những tờ khai nào, có kỳ nào nộp chậm không, có tờ khai bổ sung không, có thông báo chấp nhận hay không và có khoản thuế nào còn phải nộp không.

Kiểm tra tờ khai thuế giá trị gia tăng

Kế toán cần đối chiếu tờ khai thuế giá trị gia tăng với bảng kê hóa đơn đầu vào, đầu ra và sổ kế toán. Các chỉ tiêu trên tờ khai phải hợp lý với doanh thu, chi phí và hóa đơn thực tế.

Cần rà:

– Có kỳ nào chưa nộp tờ khai không.
– Có kỳ nào nộp bổ sung không.
– Doanh thu trên tờ khai có khớp hóa đơn đầu ra không.
– Thuế đầu vào có khớp hóa đơn đầu vào không.
– Có hóa đơn bị kê khai sai kỳ không.
– Có hóa đơn hủy, thay thế, điều chỉnh chưa xử lý đúng không.
– Số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau có khớp giữa các kỳ không.

Một lỗi hay gặp là số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang kỳ sau bị lệch. Có thể do nộp bổ sung nhưng không cập nhật lại, hoặc kế toán thay đổi mà không đối chiếu số dư. Đây là lỗi cần kiểm tra kỹ.

Kiểm tra thuế thu nhập cá nhân

Nếu công ty có trả lương, thù lao, hoa hồng hoặc thuê cộng tác viên, cần kiểm tra thuế thu nhập cá nhân. Không nên chỉ xem có phát sinh tiền thuế phải nộp hay không. Cần kiểm tra cả hồ sơ lương và thông tin cá nhân.

Cần rà:

– Bảng lương hằng tháng.
– Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc.
– Mã số thuế cá nhân của người lao động.
– Hồ sơ giảm trừ gia cảnh nếu có.
– Chứng từ thanh toán lương.
– Tờ khai thuế thu nhập cá nhân đã nộp.
– Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm nếu có.
– Các khoản chi trả cho cá nhân ngoài lương.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ trả lương đều nhưng không có bảng lương, không có hợp đồng hoặc không có chứng từ thanh toán. Khi kiểm tra, khoản chi lương có thể bị yêu cầu giải trình thêm.

Kiểm tra thuế thu nhập doanh nghiệp

Thuế thu nhập doanh nghiệp liên quan đến doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Phần này thường có rủi ro lớn vì nhiều khoản chi thực tế chưa chắc được tính vào chi phí được trừ nếu thiếu hồ sơ.

Kế toán cần rà:

– Doanh thu tính thuế có khớp hóa đơn và sổ sách không.
– Chi phí có đủ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán không.
– Có khoản chi nào cần loại khỏi chi phí được trừ không.
– Lợi nhuận kế toán và thu nhập tính thuế có chênh lệch không.
– Các khoản lỗ chuyển kỳ trước nếu có đã theo dõi đúng chưa.
– Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp và quyết toán cuối năm có khớp không.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị bảng giải thích các khoản chi lớn, khoản chi bất thường và các khoản điều chỉnh khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Bước 3: Kiểm tra hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào là phần cơ quan thuế thường xem kỹ, nhất là các khoản chi phí lớn, hóa đơn dịch vụ, hóa đơn mua hàng giá trị cao hoặc hóa đơn từ nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro. Doanh nghiệp cần rà lại toàn bộ hóa đơn đầu vào trong kỳ kiểm tra.

Cần kiểm tra từng hóa đơn theo các điểm:

– Tên công ty có đúng không.
– Mã số thuế có chính xác không.
– Ngày hóa đơn có phù hợp với thời điểm phát sinh không.
– Nội dung hàng hóa, dịch vụ có rõ ràng không.
– Thuế suất có đúng không.
– Giá trị hóa đơn có khớp hợp đồng, báo giá, nghiệm thu không.
– Hóa đơn có bị hủy, thay thế, điều chỉnh không.
– Có chứng từ thanh toán phù hợp không.
– Nhà cung cấp có tình trạng hoạt động bình thường tại thời điểm giao dịch không.

Không nên chỉ tải file hóa đơn rồi để đó. Với các hóa đơn chi phí lớn, cần có bộ hồ sơ đi kèm. Ví dụ chi phí thuê văn phòng cần hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán, hóa đơn hoặc hồ sơ liên quan. Chi phí dịch vụ cần hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn, thanh toán. Chi phí mua hàng cần phiếu giao nhận, phiếu nhập kho nếu có kho.

Những hóa đơn đầu vào cần chú ý đặc biệt

Một số nhóm hóa đơn thường có rủi ro cao hơn:

– Hóa đơn tiếp khách, ăn uống.
– Hóa đơn quảng cáo, marketing, truyền thông.
– Hóa đơn dịch vụ tư vấn, môi giới, hoa hồng.
– Hóa đơn thuê ngoài nhân công.
– Hóa đơn mua hàng hóa giá trị lớn.
– Hóa đơn từ nhà cung cấp mới, ít thông tin.
– Hóa đơn phát sinh sát cuối năm.
– Hóa đơn có nội dung chung chung.

Với các nhóm này, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ giải trình kỹ hơn. Không phải cứ có hóa đơn là đủ. Cần chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh và có chứng từ hợp lệ đi kèm.

Bước 4: Kiểm tra hóa đơn đầu ra và doanh thu

Hóa đơn đầu ra liên quan trực tiếp đến doanh thu. Khi kiểm tra, cần đảm bảo doanh thu trên hóa đơn, tờ khai thuế, sổ kế toán và báo cáo tài chính không bị lệch.

Cần đối chiếu:

– Danh sách hóa đơn đầu ra đã xuất.
– Doanh thu trên tờ khai thuế giá trị gia tăng.
– Doanh thu trên sổ kế toán.
– Doanh thu trên báo cáo kết quả kinh doanh.
– Hợp đồng bán hàng, hợp đồng dịch vụ.
– Biên bản giao hàng, nghiệm thu, bàn giao.
– Chứng từ khách hàng thanh toán.
– Công nợ phải thu cuối kỳ.

Một số lỗi thường gặp:

– Xuất hóa đơn nhưng chưa ghi nhận doanh thu đúng kỳ.
– Ghi nhận doanh thu nhưng chưa xuất hóa đơn đúng thời điểm.
– Hóa đơn sai thông tin khách hàng.
– Hóa đơn điều chỉnh, thay thế nhưng sổ sách chưa cập nhật.
– Doanh thu trên tờ khai thuế và báo cáo tài chính không khớp.
– Khách đã thanh toán nhưng công nợ vẫn treo.
– Hóa đơn đã hủy nhưng vẫn còn trong bảng doanh thu.

Với doanh nghiệp dịch vụ, xây dựng, sản xuất hoặc thương mại, cần kiểm tra thêm thời điểm ghi nhận doanh thu có phù hợp với hồ sơ thực tế hay không. Đừng để hóa đơn đứng một mình mà không có hợp đồng, nghiệm thu hoặc giao nhận.

Bước 5: Rà soát chi phí hợp lý

Chi phí là phần dễ phát sinh tranh luận khi kiểm tra thuế. Doanh nghiệp có thể chi tiền thật, nhưng nếu hồ sơ không đủ thì khoản chi vẫn có thể bị xem xét lại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Khi rà soát chi phí, cần kiểm tra từng nhóm:

– Chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu.
– Chi phí thuê văn phòng, kho bãi, mặt bằng.
– Chi phí lương, thưởng, phụ cấp.
– Chi phí quảng cáo, marketing.
– Chi phí dịch vụ thuê ngoài.
– Chi phí tiếp khách, hội họp.
– Chi phí công tác.
– Chi phí khấu hao tài sản cố định.
– Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ.
– Chi phí lãi vay nếu có.
– Chi phí vận chuyển, giao nhận.
– Chi phí điện, nước, internet, phần mềm.

Với mỗi khoản chi, cần tự hỏi:

– Khoản chi này có phục vụ hoạt động kinh doanh không?
– Có hóa đơn hợp lệ không?
– Có hợp đồng hoặc hồ sơ đi kèm không?
– Có chứng từ thanh toán không?
– Có bị thanh toán bằng tài khoản cá nhân nhưng chưa giải trình không?
– Có cần phân bổ hoặc khấu hao thay vì đưa vào chi phí một lần không?
– Có vượt mức hoặc thuộc nhóm dễ bị loại không?

Nếu phát hiện khoản chi thiếu hồ sơ, doanh nghiệp nên bổ sung sớm. Ví dụ thiếu hợp đồng thì liên hệ đối tác ký bổ sung đúng bản chất giao dịch. Thiếu nghiệm thu thì lập biên bản xác nhận công việc đã hoàn thành. Thiếu sao kê thì tải lại. Thiếu bảng lương thì lập và đối chiếu với chứng từ thanh toán.

Bước 6: Kiểm tra tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Kiểm tra tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt là phần nhiều doanh nghiệp nhỏ hay sai. Lỗi thường gặp nhất là quỹ tiền mặt bị âm. Điều này xảy ra khi kế toán ghi chi nhiều hơn số tiền mặt đang có trên sổ. Về thực tế, không thể chi tiền nếu không có tiền, nên số âm quỹ là dấu hiệu cần kiểm tra.

Cần rà:

– Số dư quỹ tiền mặt đầu kỳ và cuối kỳ.
– Phiếu thu, phiếu chi có đầy đủ không.
– Các khoản tạm ứng, hoàn ứng có được quyết toán không.
– Có khoản chủ doanh nghiệp chi hộ nhưng chưa ghi nhận không.
– Có khoản rút tiền ngân hàng về quỹ nhưng thiếu chứng từ không.
– Có thời điểm nào quỹ bị âm không.

Nếu quỹ tiền mặt bất thường, cần tìm nguyên nhân. Không nên tự điều chỉnh số liệu cho đẹp mà không có chứng từ. Việc điều chỉnh phải dựa trên bản chất giao dịch thực tế.

Kiểm tra tiền gửi ngân hàng

Số dư tiền gửi ngân hàng trên sổ kế toán phải khớp với sao kê ngân hàng. Đây là nguyên tắc quan trọng. Nếu lệch, phải tìm ra nguyên nhân.

Cần kiểm tra:

– Đã lưu đủ sao kê từng tháng chưa.
– Số dư cuối kỳ trên sổ có khớp sao kê không.
– Các khoản phí ngân hàng đã hạch toán chưa.
– Lãi tiền gửi nếu có đã ghi nhận chưa.
– Các khoản khách hàng chuyển tiền đã đối chiếu công nợ chưa.
– Các khoản thanh toán nhà cung cấp đã khớp hóa đơn chưa.
– Có giao dịch cá nhân đi qua tài khoản công ty không.
– Có khoản chuyển tiền không rõ nội dung không.

Đối chiếu ngân hàng nên làm hằng tháng. Nếu để vài năm mới đối chiếu, việc tìm nguyên nhân lệch sẽ rất mệt.

Bước 7: Kiểm tra công nợ phải thu và phải trả

Công nợ là phần phản ánh doanh nghiệp còn phải thu khách hàng bao nhiêu và còn phải trả nhà cung cấp bao nhiêu. Khi kiểm tra thuế hoặc kiểm tra nội bộ, số dư công nợ bất thường thường bị hỏi.

Công nợ phải thu

Cần đối chiếu công nợ phải thu theo từng khách hàng. Nếu công nợ treo quá lâu, doanh nghiệp phải giải thích được vì sao chưa thu, khách còn hoạt động không, có biên bản đối chiếu không, có khoản nào thực tế đã thu nhưng chưa hạch toán không.

Cần rà:

– Danh sách khách hàng còn nợ.
– Hóa đơn liên quan đến từng khoản nợ.
– Hợp đồng và thời hạn thanh toán.
– Chứng từ khách đã thanh toán.
– Biên bản đối chiếu công nợ nếu có.
– Các khoản nợ khó đòi hoặc tranh chấp nếu có.

Công nợ phải trả

Công nợ phải trả cũng cần kiểm tra kỹ. Nếu công ty còn nợ nhà cung cấp nhiều năm mà không có đối chiếu, hoặc đã thanh toán rồi nhưng sổ sách vẫn treo, số liệu sẽ không đáng tin.

Cần rà:

– Danh sách nhà cung cấp còn phải trả.
– Hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận liên quan.
– Chứng từ thanh toán.
– Biên bản đối chiếu công nợ nếu có.
– Khoản phải trả cho chủ doanh nghiệp, thành viên, cổ đông nếu có.
– Khoản vay cá nhân, vay tổ chức nếu có.

Đặc biệt với khoản phải trả cho chủ doanh nghiệp, cần phân biệt đó là tiền chủ cho công ty vay, góp vốn, tạm ứng hay chi hộ. Nếu không phân loại rõ, số dư sẽ rất khó giải trình.

Bước 8: Kiểm tra hàng tồn kho, tài sản và công cụ dụng cụ

Hàng tồn kho

Với doanh nghiệp thương mại, sản xuất, xây dựng hoặc có mua bán hàng hóa, hàng tồn kho là phần cần rà soát kỹ. Tồn kho ảnh hưởng đến giá vốn và lợi nhuận. Nếu tồn kho sai, báo cáo tài chính cũng sai.

Cần kiểm tra:

– Bảng nhập xuất tồn.
– Hóa đơn mua hàng.
– Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
– Biên bản giao nhận hàng hóa.
– Kiểm kê cuối kỳ.
– Hàng hư hỏng, mất mát, chậm luân chuyển nếu có.
– Giá vốn đã ghi nhận có phù hợp không.

Một lỗi thường gặp là doanh nghiệp bán hàng nhưng không theo dõi kho, cuối năm kế toán tự tính giá vốn ước lượng. Cách này rủi ro vì không có căn cứ rõ ràng.

Tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Kế toán cần rà lại tài sản, công cụ dụng cụ và chi phí trả trước. Các khoản mua máy móc, thiết bị, xe, máy tính, phần mềm, nội thất, công cụ làm việc cần được phân loại đúng.

Cần kiểm tra:

– Hồ sơ mua tài sản.
– Hóa đơn và chứng từ thanh toán.
– Biên bản bàn giao, nghiệm thu.
– Quyết định đưa vào sử dụng nếu có.
– Bảng khấu hao tài sản cố định.
– Bảng phân bổ công cụ dụng cụ.
– Tài sản đã thanh lý, bán, hư hỏng hoặc không còn sử dụng.
– Số liệu tài sản trên sổ có khớp thực tế không.

Nếu tài sản đã không còn dùng nhưng vẫn khấu hao, hoặc mua tài sản nhưng đưa toàn bộ vào chi phí một lần không phù hợp, doanh nghiệp cần rà lại trước khi bị hỏi.

Bước 9: Kiểm tra báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là tài liệu tổng hợp cuối cùng. Trước khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp cần đọc lại báo cáo tài chính chứ không chỉ lưu file đã nộp.

Cần rà các chỉ tiêu dễ bị chú ý:

– Doanh thu tăng giảm bất thường.
– Lợi nhuận âm nhiều năm liên tục.
– Chi phí quản lý tăng cao bất thường.
– Tiền mặt tồn quỹ quá lớn hoặc bị âm trong kỳ.
– Công nợ phải thu treo lâu.
– Công nợ phải trả treo lâu.
– Hàng tồn kho lớn nhưng doanh thu thấp.
– Vốn góp chưa được theo dõi rõ.
– Khoản phải thu, phải trả với cá nhân liên quan quá lớn.
– Thuế và các khoản phải nộp nhà nước bị lệch với tờ khai.

Doanh nghiệp nên lập bảng ghi chú giải trình cho các chỉ tiêu bất thường. Ví dụ doanh thu giảm vì mất khách lớn, chi phí tăng vì mở thêm chi nhánh, hàng tồn kho tăng vì nhập hàng cuối năm, công nợ phải thu cao vì khách thanh toán sau kỳ báo cáo. Có giải thích rõ sẽ chủ động hơn khi làm việc.

Bước 10: Chuẩn bị hồ sơ giải trình trước khi kiểm tra

Sau khi rà soát số liệu, doanh nghiệp nên chuẩn bị bộ hồ sơ giải trình theo từng nhóm. Không nên để tất cả chứng từ lẫn lộn. Càng sắp xếp rõ, quá trình làm việc càng nhẹ.

Bộ hồ sơ nên gồm:

– Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp.
– Tờ khai thuế từng kỳ.
– Báo cáo tài chính từng năm.
– Sổ sách kế toán.
– Hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Hợp đồng kinh tế.
– Biên bản giao nhận, nghiệm thu, thanh lý.
– Sao kê ngân hàng.
– Chứng từ nộp thuế.
– Hồ sơ lương, nhân sự.
– Hồ sơ tài sản, công cụ, tồn kho.
– Bảng công nợ phải thu, phải trả.
– Bảng giải trình các khoản chi phí lớn hoặc bất thường.

Nếu hồ sơ nhiều năm, nên sắp theo từng năm, từng loại tài liệu. File mềm cũng nên đặt tên rõ để khi cần có thể mở nhanh. Đừng để kế toán phải tìm từng hóa đơn trong hàng trăm file không tên.

Những lỗi doanh nghiệp nên xử lý sớm

Trong quá trình rà soát, nếu phát hiện lỗi, doanh nghiệp nên xử lý sớm theo hướng đúng bản chất. Không nên che giấu hoặc chỉnh số liệu tùy tiện.

Các lỗi thường gặp gồm:

– Tờ khai thuế bị nộp thiếu kỳ.
– Hóa đơn đầu vào sai thông tin công ty.
– Hóa đơn đầu ra xuất sai nội dung hoặc sai thời điểm.
– Chi phí thiếu hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán.
– Tiền mặt bị âm.
– Số dư ngân hàng lệch sao kê.
– Công nợ treo lâu không đối chiếu.
– Lương thiếu bảng lương hoặc hợp đồng lao động.
– Tài sản không có hồ sơ khấu hao, phân bổ.
– Doanh thu trên tờ khai và báo cáo tài chính không khớp.
– Vốn góp, khoản vay của chủ doanh nghiệp ghi nhận chưa rõ.

Với lỗi thuộc về kê khai thuế, kế toán cần kiểm tra có cần lập hồ sơ bổ sung hay điều chỉnh không. Với lỗi hồ sơ chứng từ, cần bổ sung tài liệu còn thiếu. Với lỗi sổ sách, cần xác định nguyên nhân rồi điều chỉnh theo đúng quy định kế toán.

Dịch vụ kiểm tra sổ sách kế toán trước khi cơ quan thuế kiểm tra tại GINCO

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO hỗ trợ doanh nghiệp rà soát sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ, tờ khai thuế và báo cáo tài chính trước khi cơ quan thuế kiểm tra. Dịch vụ phù hợp với công ty nhỏ, doanh nghiệp nhiều năm chưa rà soát, công ty đổi kế toán, doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán thuế hoặc đơn vị muốn kiểm tra lại hồ sơ trước khi phát sinh rủi ro.

Thông tin liên hệ:

– CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO
– Địa chỉ: Phòng 10 Tầng Lửng, 911 – 917 Nguyễn Trãi, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
– Điện thoại: 0987.192.097
– Mã số thuế: 0319597729
– Email: contact@ketoanginco.vn
– Website: https://ketoanginco.vn/

GINCO có thể hỗ trợ kiểm tra theo từng nhóm hồ sơ: pháp lý, hóa đơn, thuế, chi phí, công nợ, ngân hàng, tiền mặt, lương, tài sản, tồn kho và báo cáo tài chính. Sau khi rà soát, doanh nghiệp sẽ biết hồ sơ đang thiếu gì, số liệu nào bất thường và cần chuẩn bị thêm tài liệu nào để giải trình.

Các hạng mục GINCO thường rà soát

Tùy tình trạng doanh nghiệp, GINCO có thể hỗ trợ:

– Kiểm tra tờ khai thuế đã nộp.
– Đối chiếu hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Rà soát chi phí hợp lý và hồ sơ đi kèm.
– Kiểm tra sao kê ngân hàng và tiền mặt.
– Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả.
– Rà soát hồ sơ lương, thuế thu nhập cá nhân.
– Kiểm tra tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tồn kho.
– Đối chiếu báo cáo tài chính với sổ sách kế toán.
– Lập danh sách hồ sơ còn thiếu.
– Tư vấn hướng bổ sung, điều chỉnh hoặc giải trình phù hợp.

Với doanh nghiệp đã có thông báo kiểm tra, việc rà soát cần làm càng sớm càng tốt. Với doanh nghiệp chưa có thông báo, vẫn nên kiểm tra định kỳ để hồ sơ không bị dồn qua nhiều năm.

Chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi nhờ rà soát sổ sách?

Để việc kiểm tra diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ dữ liệu. Càng đủ hồ sơ, kế toán càng đánh giá đúng tình trạng sổ sách.

Hồ sơ nên chuẩn bị gồm:

– Giấy phép kinh doanh và hồ sơ pháp lý liên quan.
– Báo cáo tài chính các năm cần rà soát.
– Tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý.
– Sao kê ngân hàng.
– Chứng từ thu chi tiền mặt.
– Bảng lương và hồ sơ nhân sự.
– Bảng công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
– Hồ sơ tài sản, công cụ, tồn kho.
– File dữ liệu kế toán nếu có.
– Các thông báo, công văn, biên bản làm việc với cơ quan thuế nếu đã có.

Nếu hồ sơ đang thiếu hoặc rải rác, doanh nghiệp vẫn nên bắt đầu rà soát. Việc đầu tiên có thể là lập danh sách tài liệu còn thiếu, sau đó bổ sung dần theo mức độ quan trọng.

Lời khuyên trước khi cơ quan thuế kiểm tra

Doanh nghiệp không nên đợi nước đến chân mới rà sổ sách. Kế toán thuế là việc cần theo dõi đều. Mỗi tháng lưu chứng từ, mỗi quý đối chiếu thuế, cuối năm rà báo cáo tài chính. Nếu làm đều, khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp chỉ cần sắp xếp lại hồ sơ chứ không phải làm lại từ đầu.

Chủ doanh nghiệp cũng nên nắm các điểm lớn trong sổ sách của mình. Không cần hiểu hết nghiệp vụ kế toán, nhưng nên biết doanh thu năm qua bao nhiêu, lợi nhuận thế nào, thuế đã nộp ra sao, công nợ còn nhiều không, chi phí lớn là khoản nào và hồ sơ có thiếu gì không.

Nếu phát hiện sai sót, nên xử lý theo hướng minh bạch, đúng bản chất và có chứng từ. Đừng tự chỉnh số liệu chỉ để nhìn đẹp hơn. Sổ sách kế toán cần phản ánh thực tế hoạt động của doanh nghiệp, không phải chỉ để nộp cho xong.

Kết luận

Kiểm tra sổ sách kế toán trước khi cơ quan thuế kiểm tra là việc rất cần thiết. Doanh nghiệp cần rà soát từ hồ sơ pháp lý, tờ khai thuế, hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, chi phí, tiền mặt, ngân hàng, công nợ, tồn kho, tài sản cho đến báo cáo tài chính. Việc này giúp phát hiện sai sót sớm, bổ sung hồ sơ còn thiếu và chuẩn bị giải trình tốt hơn.

Một bộ sổ sách sạch không phải được làm trong vài ngày trước khi kiểm tra, mà là kết quả của quá trình lưu chứng từ và hạch toán đều đặn. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát định kỳ, đặc biệt trước khi nộp báo cáo tài chính, trước khi đổi kế toán hoặc khi có thông báo kiểm tra thuế.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần kiểm tra sổ sách trước khi cơ quan thuế kiểm tra, CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO có thể hỗ trợ rà soát hồ sơ, phát hiện điểm rủi ro và tư vấn hướng xử lý phù hợp. Liên hệ 0987.192.097 hoặc email contact@ketoanginco.vn để được tư vấn theo tình trạng thực tế của doanh nghiệp.