Hướng dẫn thời điểm lập hóa đơn đúng quy định theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Các doanh nghiệp thường chủ quan trong việc xuất hóa đơn mà chưa nắm rõ được các quy định về thời điểm xuất hóa đơn sao cho đúng. Điều này dẫn đến việc bị xử phạt khá nặng. Vậy hãy cùng GINCO tìm hiểu về thời điểm lập hóa đơn, mức phạt do xuất hóa đơn sai thời điểm để tránh các rủi ro cho doanh nghiệp

1. Thời điểm lập hóa đơn theo quy định mới nhất

Từ ngày 01/06/2025 trở đi, theo quy định điểm a khoản 6 điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 9 của Nghị định số 123/2020/ NĐ-CP thì

• Đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phân biệt đã thu tiền hay chưa
• Đối với xuất khẩu hàng hóa ( bao gồm gia công xuất khẩu) : Là thời điểm do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan
• Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

Trường hợp đặc biệt Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: là thời điểm thu tiền (Ngoại trừ thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng)

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên ( Điện, logistic, thương mại điện tử, bưu chính viễn thông..): Là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu, chậm nhất ngày 7 của tháng sau hoặc 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước
• Đối với xây dựng, lắp đặt: là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, khối lượng xây dựng lắp đặt hoàn thành không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
• Bán điện cho công ty phát điện: Là thời điểm đối soát thanh toán, chậm nhất ngày cuối hạn kê khai thuế tháng
• Hoạt động cho vay: là thời điểm thu lãi vay, nếu chưa thu được thì lập hóa đơn khi thu được lãi
• Đối với cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh : Là thời điểm trong ngày sau hoàn thành các dịch vụ y tế khám chữa bệnh cho khách hàng
• Đối với việc mua vé máy bay trực tiếp qua website và hệ thống thương mại điện tử : chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống thương mại điện tử. Nếu mua vé qua đại lý/ phòng vé: Là thời điểm sau khi hoàn tất thủ tục đặt vé và thu tiền

2. Mức xử phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm từ năm 2026

Căn cứ khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP), mức phạt đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm từ 16/01/2026 như sau:

3. Một số công văn hướng dẫn của cơ quan thuế về thời điểm lập hóa đơn

• Công văn số 4405/TCS3- QLDN2 của Thuế cơ sở 3 tỉnh Đồng Nai ngày 26/08/2025 trả lời về thời điểm xuất hóa đơn của dịch vụ logistics

“  Trường hợp Công ty cung cấp dịch vụ vận tải hàng hoá bằng đường bộ thì thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định như sau:

Nếu hoạt động cung cấp dịch vụ vận tải hàng hoá của Công ty đáp ứng điều kiện về kinh doanh dịch vụ logistics theo quy định tại Nghị định số 163/2017/NĐ- CP và cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu với khách hàng thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước theo quy định tại điểm b khoản 6 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.

Nếu Công ty không đáp ứng quy định về kinh doanh dịch vụ logistics nêu trên thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ theo quy định tại điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.”

• Công văn 3496/CTH-QLDN3, Thuế thành phố Cần Thơ ngày 21/10/2025 trả lời về thời điểm lập hóa đơn với hàng hóa xuất khẩu

“Căn cứ khoản 5 Điều 148 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:

Điều 148. Kết thúc thời hạn

5. Khi ngày cuối cùng của thời hạn là ngày nghỉ cuối tuần hoặc ngày nghỉ lễ, thì thời hạn kết thúc tại thời điểm kết thúc ngày làm việc tiếp theo ngày nghỉ đó.”

Căn cứ khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn chứng từ:

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bản thân tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan….

Trường hợp công ty có hàng hóa xuất khẩu được thông quan vào ngày Thứ Sáu, thì “ngày làm việc tiếp theo” sẽ là ngày Thứ Hai của tuần kế tiếp. Do đó, việc công ty lập hóa đơn xuất khẩu hàng hóa vào ngày Thứ Hai tuần sau là đúng quy định”

 4. Giải đáp các câu hỏi thường gặp về thời điểm xuất hóa đơn

Câu 1.Thời điểm xuất hóa đơn đối với đại lý bán vé máy bay cấp 2 cho khách hàng là khi nào?

Trả lời : Theo điểm a khoản 6 điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 9 của Nghị định số 123/2020/ NĐ-CP thì

• Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, kể cả thu được tiền hay chưa thu được tiền
• Trường hợp cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp)
• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên ( Điện, logistic, Thương mại điện tử, bưu chính viễn thông..): Là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu, chậm nhất ngày 7 của tháng sau hoặc 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước

Như vậy, trường hợp công ty bạn bán vé máy bay cho khách hàng trực tiếp tiêu dùng thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm bạn thu tiền hoặc hoàn tất thủ tục đặt vé cho khách hàng

Trường hợp công ty bạn bán vé máy bay cho các đại lý cấp thấp hơn do phát sinh giao dịch lớn, thường xuyên thì công ty bạn có thể chọn xuất tại thời điểm cung cấp dịch vụ hoàn thành hoặc tại thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa hai bên nhưng chậm nhất là trong 7 ngày của tháng sau hoặc 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước

Câu 2. Hóa đơn điện tử lập trước, ký sau thì ngày ký không được qua bao nhiêu lâu so với ngày lập. Nếu vậy có bị phạt lỗi xuất hóa đơn sai thời điểm không?

Trả lời : Căn cứ quy định tại Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 và Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ

Trường hợp hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì  vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ:

– Người bán thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo thời điểm lập hóa đơn;

– Người mua thực hiện kê khai thuế tại thời điểm nhận hóa đơn

Việc xuất hóa đơn có sai thời điểm hay không thì phải xem xét thời điểm ký hóa đơn và thời điểm xuất hóa đơn có đúng theo quy định không. Nếu thời điểm ký hóa đơn khác thời điểm lập  hóa đơn mà thời điểm ký hóa đơn cùng với thời điểm xuất hóa đơn đúng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và  Nghị định số 123/2020/ NĐ-CP thì hóa đơn đó không vi phạm lỗi xuất hóa đơn sai thời điểm , còn nếu thời điểm ký hóa đơn chậm hơn so với thời điểm xuất hóa đơn theo quy định thì bị phạt lỗi xuất hóa đơn sai thời điểm.

Câu 3.Công ty tôi làm dịch vụ thẩm mỹ, khách chuyển tiền ngoài giờ làm việc nên không có kế toán xuất hóa đơn.  Ngày hôm sau công ty mới xuất hóa đơn cho khách. Như vậy có bị tính là sai thời điểm không ?

Trả lời : Căn cứ theo quy định điểm a khoản 6 điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 9 của Nghị định số 123/2020/ NĐ-CP thì

Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

Trường hợp cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: là thời điểm thu tiền (ngoại trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng)

Như vậy, trường hợp của bạn nếu đã hoàn thành dịch vụ cho khách hàng thì phải xuất hóa đơn tại thời điểm đó không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

Trường hợp nếu bạn thu trước tiền hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì  thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm bạn thu tiền

Vì vậy, việc bạn xuất hóa đơn vào ngày hôm sau được xem là xuất hóa đơn sai thời điểm.