Những hồ sơ kế toán doanh nghiệp cần lưu giữ hằng năm

Mỗi năm doanh nghiệp phát sinh rất nhiều hồ sơ: hóa đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng, bảng lương, chứng từ thu chi, tờ khai thuế và báo cáo tài chính. Nếu không lưu ngay từ đầu, đến khi quyết toán thuế, vay vốn, giải thể, chuyển nhượng hoặc kiểm tra nội bộ, doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm lại.

Vì sao doanh nghiệp cần lưu hồ sơ kế toán hằng năm?

Hồ sơ kế toán không chỉ để “cất cho đủ”. Đây là căn cứ chứng minh các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp đã phát sinh thật, có chứng từ kèm theo và được ghi nhận đúng trên sổ sách. Một khoản doanh thu, chi phí, công nợ, tiền lương, tài sản hay khoản vay đều cần có hồ sơ để giải thích khi cần.

Nhiều công ty nhỏ thường chỉ quan tâm đến việc nộp tờ khai thuế đúng hạn. Nhưng khi cơ quan thuế kiểm tra, ngân hàng thẩm định khoản vay, cổ đông yêu cầu xem số liệu hoặc doanh nghiệp muốn rà soát lợi nhuận, tờ khai thôi là chưa đủ. Doanh nghiệp cần chứng từ gốc, hợp đồng, hóa đơn, sao kê, biên bản nghiệm thu, bảng lương, phiếu thu, phiếu chi và sổ sách kế toán đi kèm.

Việc lưu hồ sơ đều hằng năm giúp doanh nghiệp tránh nhiều rủi ro:

– Không bị lúng túng khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
– Không mất thời gian tìm lại hóa đơn, hợp đồng, chứng từ cũ.
– Dễ đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.
– Dễ kiểm tra chi phí hợp lý khi tính thuế.
– Dễ lập báo cáo tài chính cuối năm.
– Dễ bàn giao khi đổi kế toán hoặc đổi đơn vị dịch vụ kế toán.
– Dễ chứng minh dòng tiền khi vay vốn, gọi vốn hoặc làm việc với đối tác.

Với doanh nghiệp nhỏ, việc lưu hồ sơ càng cần làm đơn giản nhưng đều. Không nhất thiết phải có hệ thống quá phức tạp ngay từ đầu. Chỉ cần chia đúng nhóm, đặt tên file rõ, lưu theo tháng và có người chịu trách nhiệm kiểm tra, hồ sơ kế toán sẽ gọn hơn rất nhiều.

Nhóm 1: Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Hồ sơ pháp lý là nhóm tài liệu nền tảng. Đây là bộ hồ sơ cần lưu xuyên suốt quá trình hoạt động của công ty, không chỉ lưu trong một năm. Tuy nhiên, mỗi năm doanh nghiệp nên kiểm tra lại để xem có thay đổi nào về địa chỉ, người đại diện, vốn điều lệ, ngành nghề, cổ đông, thành viên góp vốn hoặc chi nhánh hay không.

Nhóm hồ sơ pháp lý thường gồm:

– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
– Điều lệ công ty.
– Thông tin người đại diện pháp luật.
– Danh sách thành viên góp vốn hoặc cổ đông nếu có.
– Sổ đăng ký cổ đông đối với công ty cổ phần.
– Hồ sơ góp vốn của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông.
– Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán nếu có.
– Hồ sơ đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có.
– Các giấy phép con liên quan đến ngành nghề kinh doanh có điều kiện nếu có.
– Thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp nếu trong năm có thay đổi.

Lỗi thường gặp là doanh nghiệp có thay đổi thông tin nhưng không cập nhật hồ sơ kế toán. Ví dụ công ty đổi địa chỉ, thay người đại diện pháp luật, tăng vốn, thêm thành viên góp vốn hoặc mở địa điểm kinh doanh mới nhưng kế toán không được báo. Khi đó, hóa đơn, hợp đồng, tờ khai hoặc sổ sách có thể không khớp với tình trạng pháp lý hiện tại.

Doanh nghiệp nên lưu một thư mục riêng tên “Hồ sơ pháp lý”. Trong thư mục này có thể chia theo năm hoặc theo từng lần thay đổi. Mỗi khi có giấy phép mới, thông báo thay đổi hoặc quyết định nội bộ, nên gửi ngay cho kế toán để cập nhật.

Nhóm 2: Hợp đồng kinh tế và hồ sơ giao dịch

Hợp đồng là tài liệu rất quan trọng để giải thích bản chất giao dịch. Một hóa đơn đầu ra hoặc đầu vào nếu có hợp đồng đi kèm sẽ dễ đối chiếu hơn. Đặc biệt với các giao dịch dịch vụ, xây dựng, tư vấn, phần mềm, marketing, thuê ngoài, mua bán hàng hóa giá trị lớn, hợp đồng giúp kế toán xác định nội dung, thời điểm, giá trị và trách nhiệm của các bên.

Doanh nghiệp nên lưu:

– Hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ.
– Hợp đồng mua hàng, thuê dịch vụ.
– Phụ lục hợp đồng.
– Báo giá, đơn đặt hàng, xác nhận đơn hàng.
– Biên bản giao nhận hàng hóa.
– Biên bản nghiệm thu dịch vụ, nghiệm thu khối lượng.
– Biên bản thanh lý hợp đồng.
– Hồ sơ bảo hành, bảo trì nếu có.
– Email, văn bản xác nhận thay đổi giá, thay đổi tiến độ hoặc thay đổi nội dung công việc nếu quan trọng.

Nhiều doanh nghiệp chỉ lưu hóa đơn mà không lưu hợp đồng. Điều này dễ gây khó khi cần chứng minh chi phí hoặc doanh thu. Ví dụ có hóa đơn dịch vụ marketing 50 triệu đồng, nhưng không có hợp đồng, không có nghiệm thu, không có tài liệu bàn giao. Khi đó, kế toán có ít căn cứ để giải thích giao dịch đã hoàn thành như thế nào.

Cách lưu tốt là mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp có một thư mục riêng. Trong đó lưu hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán. Khi cần kiểm tra một giao dịch, doanh nghiệp chỉ cần mở đúng thư mục là thấy đủ chuỗi hồ sơ.

Nhóm 3: Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

Hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào là căn cứ để ghi nhận chi phí và thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu đủ điều kiện. Doanh nghiệp cần lưu file hóa đơn điện tử, thông báo, mã tra cứu nếu có và các chứng từ đi kèm.

Khi nhận hóa đơn đầu vào, cần kiểm tra:

– Tên công ty có đúng không.
– Mã số thuế có chính xác không.
– Địa chỉ và thông tin người mua có phù hợp không.
– Nội dung hàng hóa, dịch vụ có rõ không.
– Ngày hóa đơn có hợp lý không.
– Thuế suất có đúng không.
– Giá trị hóa đơn có khớp hợp đồng hoặc báo giá không.
– Có chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao hoặc nghiệm thu đi kèm không.

Doanh nghiệp nên lưu hóa đơn đầu vào theo tháng. Ví dụ: “2026-01-Hoa-don-dau-vao”, “2026-02-Hoa-don-dau-vao”. Nếu có nhiều hóa đơn, nên đặt tên file theo nhà cung cấp và số hóa đơn để dễ tìm.

Hóa đơn đầu ra

Hóa đơn đầu ra liên quan trực tiếp đến doanh thu. Mỗi hóa đơn xuất cho khách nên được lưu cùng hợp đồng, nghiệm thu, phiếu giao hàng hoặc chứng từ thanh toán nếu có. Không nên chỉ lưu trên phần mềm hóa đơn rồi nghĩ rằng lúc nào cần cũng tải lại được.

Hóa đơn đầu ra cần đối chiếu với:

– Hợp đồng hoặc đơn hàng.
– Biên bản giao hàng, nghiệm thu, bàn giao.
– Chứng từ thanh toán của khách hàng.
– Công nợ phải thu.
– Tờ khai thuế giá trị gia tăng.
– Doanh thu ghi nhận trên sổ kế toán.

Lỗi phổ biến là hóa đơn đầu ra đã xuất nhưng hồ sơ phía sau không đủ. Khi khách chuyển tiền, doanh nghiệp xuất hóa đơn ngay, nhưng không lưu hợp đồng, không có nghiệm thu hoặc nội dung hóa đơn không khớp thỏa thuận. Về sau, kế toán phải mất nhiều thời gian bổ sung.

Nhóm 4: Chứng từ ngân hàng và dòng tiền

Sao kê ngân hàng là hồ sơ rất quan trọng để đối chiếu dòng tiền. Mỗi năm doanh nghiệp nên lưu sao kê đầy đủ của tất cả tài khoản ngân hàng công ty. Không nên chỉ lưu khi có giao dịch lớn. Ngay cả phí ngân hàng, lãi tiền gửi, tiền chuyển nhầm hoặc khoản hoàn tiền nhỏ cũng cần được ghi nhận.

Hồ sơ ngân hàng cần lưu gồm:

– Sao kê tài khoản ngân hàng theo tháng.
– Giấy báo nợ, giấy báo có nếu có.
– Ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền.
– Chứng từ nộp tiền vào tài khoản.
– Chứng từ rút tiền nếu có.
– Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng.
– Thông báo thay đổi tài khoản ngân hàng nếu có.
– Chứng từ nộp thuế điện tử.

Kế toán cần đối chiếu sao kê với hóa đơn, hợp đồng, công nợ và sổ kế toán. Nếu có khoản tiền chuyển vào nhưng không rõ nội dung, cần hỏi ngay. Đừng để đến cuối năm mới giải thích, vì lúc đó người chuyển tiền, mục đích chuyển tiền hoặc chứng từ liên quan có thể đã khó nhớ.

Một số khoản cần ghi chú rõ:

– Khách hàng thanh toán tiền hàng, tiền dịch vụ.
– Chủ doanh nghiệp góp vốn.
– Chủ doanh nghiệp cho công ty vay.
– Công ty hoàn ứng cho nhân viên.
– Công ty thanh toán nhà cung cấp.
– Chuyển tiền giữa các tài khoản công ty.
– Nộp thuế, phí, lệ phí.
– Rút tiền mặt về quỹ.

Doanh nghiệp nhỏ thường bị lẫn tiền cá nhân và tiền công ty. Vì vậy, lưu sao kê và ghi chú giao dịch rõ ràng là cách đơn giản để giảm rủi ro khi làm sổ sách.

Nhóm 5: Phiếu thu, phiếu chi và chứng từ tiền mặt

Dù giao dịch ngân hàng ngày càng phổ biến, nhiều doanh nghiệp vẫn phát sinh tiền mặt. Nếu có thu chi tiền mặt, doanh nghiệp cần lập và lưu chứng từ phù hợp. Không nên chi tiền xong chỉ nhắn qua Zalo hoặc ghi nhớ miệng.

Hồ sơ tiền mặt cần lưu gồm:

– Phiếu thu.
– Phiếu chi.
– Đề nghị thanh toán.
– Đề nghị tạm ứng.
– Bảng thanh toán tạm ứng.
– Biên nhận tiền nếu có.
– Hóa đơn, chứng từ gốc kèm theo khoản chi.
– Sổ quỹ tiền mặt nếu doanh nghiệp có theo dõi.

Với mỗi khoản chi, nên ghi rõ người nhận tiền, lý do chi, số tiền, ngày chi và chứng từ kèm theo. Nếu là tạm ứng, cần có thời hạn hoàn ứng và hồ sơ quyết toán tạm ứng. Nếu không theo dõi, cuối năm sổ quỹ có thể bị âm hoặc còn treo nhiều khoản tạm ứng không rõ.

Tiền mặt là phần dễ sai vì ít dấu vết hơn ngân hàng. Do đó, doanh nghiệp nên hạn chế chi tiền mặt cho các khoản lớn. Với các giao dịch quan trọng, nên thanh toán qua tài khoản ngân hàng công ty để dễ đối chiếu.

Nhóm 6: Hồ sơ tiền lương, nhân sự và thuế thu nhập cá nhân

Nếu doanh nghiệp có nhân sự, hồ sơ lương cần được lưu hằng tháng. Đây là căn cứ để ghi nhận chi phí lương, tính thuế thu nhập cá nhân và giải trình khi cần.

Hồ sơ nhân sự, tiền lương thường gồm:

– Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc.
– Hồ sơ cá nhân của người lao động theo nhu cầu quản lý nội bộ.
– Mã số thuế cá nhân.
– Bảng chấm công hoặc căn cứ tính lương.
– Bảng lương hằng tháng.
– Quyết định tăng lương, thưởng, phụ cấp nếu có.
– Chứng từ thanh toán lương.
– Cam kết thu nhập nếu áp dụng cho một số trường hợp phù hợp.
– Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc nếu có.
– Tờ khai và chứng từ nộp thuế thu nhập cá nhân nếu phát sinh.

Doanh nghiệp nhỏ hay mắc lỗi trả lương nhưng không có bảng lương, không có hợp đồng hoặc không có chứng từ thanh toán. Khi cần đưa lương vào chi phí, kế toán thiếu hồ sơ. Đặc biệt với nhân viên thời vụ, cộng tác viên, hoa hồng bán hàng hoặc thù lao dịch vụ, doanh nghiệp nên hỏi kế toán trước để xử lý đúng.

Nên lưu bảng lương theo tháng và có chữ ký xác nhận hoặc chứng từ chuyển khoản phù hợp. Nếu trả lương qua ngân hàng, sao kê cần khớp với bảng lương. Nếu trả tiền mặt, cần có phiếu chi và xác nhận nhận tiền.

Nhóm 7: Hồ sơ tài sản cố định, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho

Tài sản cố định và công cụ dụng cụ

Khi doanh nghiệp mua máy móc, thiết bị, xe, máy tính, nội thất, phần mềm hoặc công cụ phục vụ kinh doanh, kế toán cần phân loại đúng. Có khoản ghi nhận là tài sản cố định, có khoản là công cụ dụng cụ, có khoản là chi phí trả trước hoặc chi phí trong kỳ.

Hồ sơ cần lưu gồm:

– Hợp đồng mua bán nếu có.
– Hóa đơn mua tài sản, công cụ.
– Biên bản bàn giao, nghiệm thu.
– Chứng từ thanh toán.
– Hồ sơ đăng ký tài sản nếu tài sản thuộc loại phải đăng ký.
– Quyết định đưa tài sản vào sử dụng nếu có.
– Bảng khấu hao tài sản cố định.
– Bảng phân bổ công cụ dụng cụ, chi phí trả trước.

Nếu không lưu hồ sơ tài sản, doanh nghiệp sẽ khó giải thích việc khấu hao, phân bổ hoặc thanh lý tài sản sau này. Có công ty mua nhiều thiết bị nhưng không theo dõi, đến cuối năm không biết tài sản còn dùng, đã bán hay đã hư hỏng.

Hàng tồn kho

Với doanh nghiệp thương mại, sản xuất, xây dựng hoặc có mua bán hàng hóa, hồ sơ hàng tồn kho rất quan trọng. Tồn kho ảnh hưởng đến giá vốn, lợi nhuận và báo cáo tài chính.

Hồ sơ tồn kho nên lưu:

– Hóa đơn mua hàng.
– Phiếu nhập kho.
– Phiếu xuất kho.
– Biên bản giao nhận hàng hóa.
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
– Biên bản kiểm kê cuối kỳ.
– Hồ sơ hàng hư hỏng, mất mát, giảm giá nếu có.
– Hồ sơ định mức nguyên vật liệu nếu phù hợp với mô hình sản xuất.

Nếu doanh nghiệp bán hàng nhưng không theo dõi tồn kho, giá vốn có thể bị sai. Khi báo cáo tài chính, lợi nhuận sẽ không phản ánh đúng thực tế.

Nhóm 8: Tờ khai thuế và hồ sơ nộp thuế

Mỗi năm doanh nghiệp cần lưu đầy đủ tờ khai thuế đã nộp, thông báo tiếp nhận, thông báo chấp nhận nếu có và chứng từ nộp tiền thuế. Đây là nhóm hồ sơ rất quan trọng khi cần kiểm tra lại tình trạng tuân thủ.

Các hồ sơ thuế thường cần lưu gồm:

– Tờ khai thuế giá trị gia tăng.
– Tờ khai thuế thu nhập cá nhân nếu có.
– Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân nếu phát sinh.
– Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Tờ khai lệ phí môn bài nếu có nghĩa vụ.
– Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
– Thông báo tiếp nhận hồ sơ thuế điện tử.
– Thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận hồ sơ nếu có.
– Công văn giải trình, điều chỉnh, bổ sung nếu có.
– Biên bản làm việc với cơ quan thuế nếu phát sinh.

Luật Quản lý thuế quy định người nộp thuế có nghĩa vụ khai thuế chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ đúng thời hạn. Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu bằng chứng đã nộp hồ sơ và đã nộp tiền thuế nếu có, không chỉ lưu file tờ khai trên máy kế toán.

Cách lưu tốt là tạo thư mục “Thuế năm 2026”, trong đó chia thành từng loại thuế hoặc từng quý. Sau mỗi lần nộp tờ khai, kế toán nên lưu ngay tờ khai, phụ lục, thông báo tiếp nhận và chứng từ nộp tiền.

Nhóm 9: Sổ sách kế toán và báo cáo tài chính

Sổ sách kế toán là phần tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ phát sinh trong năm. Nếu chỉ lưu hóa đơn mà không có sổ sách, doanh nghiệp vẫn chưa có hệ thống kế toán đầy đủ. Sổ sách giúp đối chiếu doanh thu, chi phí, công nợ, tiền mặt, ngân hàng, tài sản, vốn và thuế.

Những tài liệu cần lưu gồm:

– Sổ nhật ký chung hoặc sổ kế toán theo hình thức áp dụng.
– Sổ cái các tài khoản.
– Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả.
– Sổ quỹ tiền mặt.
– Sổ tiền gửi ngân hàng.
– Bảng cân đối số phát sinh.
– Bảng phân bổ chi phí trả trước, công cụ dụng cụ.
– Bảng khấu hao tài sản cố định.
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nếu có hàng hóa.
– Báo cáo tài chính năm.
– Thuyết minh báo cáo tài chính nếu thuộc mẫu áp dụng.
– Hồ sơ quyết toán thuế cuối năm.

Báo cáo tài chính không nên chỉ lưu bản nộp cuối cùng. Doanh nghiệp nên lưu cả file dữ liệu kế toán, bảng tổng hợp rà soát và các ghi chú điều chỉnh. Khi năm sau cần đối chiếu số dư đầu kỳ, các tài liệu này rất hữu ích.

Nếu doanh nghiệp đổi kế toán hoặc đổi đơn vị dịch vụ kế toán, bộ sổ sách và báo cáo tài chính là phần bắt buộc phải bàn giao rõ ràng. Không nên chỉ nhận câu nói “đã nộp xong rồi”.

Nhóm 10: Hồ sơ vay, góp vốn, tạm ứng và giao dịch nội bộ

Nhiều công ty nhỏ có giao dịch giữa chủ doanh nghiệp, thành viên góp vốn, cổ đông và công ty. Nếu không lưu hồ sơ, kế toán rất khó phân loại đúng.

Hồ sơ cần lưu gồm:

– Chứng từ góp vốn của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông.
– Hợp đồng vay giữa cá nhân và công ty nếu có.
– Chứng từ giải ngân, nhận tiền, trả nợ vay.
– Biên bản đối chiếu công nợ nội bộ nếu cần.
– Phiếu tạm ứng, hoàn ứng.
– Quyết định hoặc nghị quyết liên quan đến tăng vốn, giảm vốn, chia lợi nhuận, chia cổ tức nếu có.
– Hồ sơ chuyển nhượng vốn hoặc cổ phần nếu phát sinh.

Đây là nhóm hồ sơ rất dễ bị xem nhẹ. Chủ doanh nghiệp chuyển tiền vào công ty để trả chi phí, rồi cuối năm kế toán không biết là góp vốn hay cho công ty vay. Công ty chuyển tiền cho chủ, nhưng không rõ là hoàn ứng, trả vay, rút lợi nhuận hay khoản phải thu. Nếu không làm rõ, báo cáo tài chính sẽ có số dư treo khó giải thích.

Thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán là bao lâu?

Thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán không giống nhau cho mọi loại tài liệu. Theo Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán có các nhóm thời hạn lưu trữ khác nhau, phổ biến là tối thiểu 5 năm, tối thiểu 10 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn tùy loại tài liệu.

Doanh nghiệp không nên tự hủy hồ sơ chỉ vì nghĩ đã qua vài năm. Trước khi hủy tài liệu kế toán, cần kiểm tra loại tài liệu, thời hạn lưu trữ và tình trạng kiểm tra, thanh tra, quyết toán liên quan. Với công ty nhỏ, cách an toàn là lưu đầy đủ ít nhất theo từng năm và chỉ hủy khi có căn cứ rõ ràng.

Một số nguyên tắc nên áp dụng:

– Hồ sơ pháp lý quan trọng nên lưu lâu dài.
– Báo cáo tài chính, sổ kế toán, hồ sơ quyết toán nên lưu cẩn thận theo năm.
– Hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán nên lưu cùng bộ hồ sơ giao dịch.
– Hồ sơ tài sản nên lưu đến khi tài sản đã thanh lý và hết thời hạn cần đối chiếu.
– Hồ sơ thuế nên lưu kèm bằng chứng đã nộp tờ khai và tiền thuế.

Doanh nghiệp nên hỏi kế toán trước khi tiêu hủy hồ sơ cũ. Việc thiếu hồ sơ khi cơ quan thuế yêu cầu có thể gây khó hơn nhiều so với việc lưu thêm vài thư mục dữ liệu.

Cách sắp xếp hồ sơ kế toán hằng năm cho dễ tìm

Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ theo một cấu trúc đơn giản. Không cần dùng phần mềm phức tạp nếu quy mô còn nhỏ, nhưng phải có quy tắc thống nhất.

Có thể chia thư mục theo năm như sau:

– 01. Hồ sơ pháp lý.
– 02. Hợp đồng khách hàng.
– 03. Hợp đồng nhà cung cấp.
– 04. Hóa đơn đầu vào.
– 05. Hóa đơn đầu ra.
– 06. Sao kê ngân hàng.
– 07. Phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng.
– 08. Lương và nhân sự.
– 09. Tài sản, công cụ, tồn kho.
– 10. Tờ khai thuế và chứng từ nộp thuế.
– 11. Sổ sách kế toán.
– 12. Báo cáo tài chính.

Trong mỗi thư mục, có thể chia tiếp theo tháng hoặc theo đối tượng. Ví dụ hóa đơn đầu vào chia theo tháng, hợp đồng chia theo khách hàng, sao kê ngân hàng chia theo từng tài khoản. File nên đặt tên rõ: ngày tháng, tên đối tác, số hóa đơn, nội dung giao dịch.

Doanh nghiệp cũng nên lưu cả bản mềm và bản giấy đối với các hồ sơ quan trọng. File mềm cần được sao lưu ở nơi an toàn, có phân quyền người truy cập. Không nên để toàn bộ dữ liệu kế toán chỉ nằm trong máy cá nhân của một nhân viên.

Dịch vụ rà soát và lưu trữ hồ sơ kế toán tại GINCO

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra, rà soát và sắp xếp hồ sơ kế toán hằng năm, phù hợp với công ty mới thành lập, công ty nhỏ, doanh nghiệp thiếu chứng từ, doanh nghiệp chuẩn bị lập báo cáo tài chính hoặc công ty muốn kiểm tra lại hồ sơ trước khi cơ quan thuế kiểm tra.

Thông tin liên hệ:

– CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO
– Địa chỉ: Phòng 10 Tầng Lửng, 911 – 917 Nguyễn Trãi, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
– Điện thoại: 0987.192.097
– Mã số thuế: 0319597729
– Email: contact@ketoanginco.vn
– Website: https://ketoanginco.vn/

GINCO có thể hỗ trợ doanh nghiệp phân loại hồ sơ theo từng nhóm: hóa đơn, hợp đồng, ngân hàng, thu chi, lương, tài sản, công nợ, tờ khai thuế và báo cáo tài chính. Khi hồ sơ được sắp xếp đúng, kế toán dễ rà soát hơn, chủ doanh nghiệp cũng dễ nắm tình trạng công ty hơn.

GINCO có thể hỗ trợ những phần việc nào?

Tùy tình trạng hồ sơ, GINCO có thể hỗ trợ:

– Kiểm tra hồ sơ kế toán đang thiếu gì.
– Sắp xếp chứng từ theo tháng, quý, năm.
– Rà soát hóa đơn đầu vào, đầu ra.
– Đối chiếu sao kê ngân hàng với sổ sách.
– Kiểm tra hợp đồng, nghiệm thu, chứng từ thanh toán.
– Rà soát hồ sơ lương, thuế thu nhập cá nhân.
– Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả.
– Kiểm tra hồ sơ tài sản, công cụ dụng cụ, tồn kho.
– Rà soát tờ khai thuế đã nộp.
– Chuẩn bị hồ sơ phục vụ lập báo cáo tài chính cuối năm.

Với doanh nghiệp đã hoạt động nhiều tháng nhưng hồ sơ còn rời rạc, việc rà soát sớm sẽ giúp giảm áp lực cuối năm. Đừng đợi đến khi cần báo cáo tài chính hoặc cơ quan thuế yêu cầu mới bắt đầu gom chứng từ.

Lời khuyên cho doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ không cần làm hệ thống lưu trữ quá nặng. Nhưng cần có thói quen đều: mỗi tháng gom hóa đơn, tải sao kê, lưu hợp đồng, cập nhật bảng lương, kiểm tra chứng từ thanh toán và gửi cho kế toán. Nếu làm đều, cuối năm chỉ cần rà lại. Nếu để dồn, kế toán sẽ mất nhiều thời gian và dễ bỏ sót.

Chủ doanh nghiệp nên yêu cầu kế toán hoặc đơn vị dịch vụ kế toán gửi danh sách hồ sơ còn thiếu định kỳ. Danh sách này rất hữu ích. Nó giúp doanh nghiệp biết tháng này thiếu hóa đơn nào, hợp đồng nào chưa có nghiệm thu, khoản chi nào chưa đủ chứng từ, sao kê ngân hàng nào chưa gửi.

Quan trọng nhất là không để hồ sơ chỉ nằm trong tin nhắn. Zalo, email, ảnh chụp điện thoại rất dễ trôi mất. Mỗi chứng từ quan trọng nên được tải về, đặt tên rõ và lưu trong thư mục chung của công ty.

Kết luận

Hồ sơ kế toán doanh nghiệp cần lưu hằng năm gồm nhiều nhóm: hồ sơ pháp lý, hợp đồng, hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, sao kê ngân hàng, phiếu thu chi, hồ sơ lương, tài sản, tồn kho, tờ khai thuế, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và các hồ sơ vốn, vay, tạm ứng nếu có.

Lưu hồ sơ đúng cách giúp doanh nghiệp dễ lập báo cáo, dễ giải trình, dễ kiểm tra công nợ, dễ kiểm soát chi phí và giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Đây là việc không khó, nhưng cần làm đều từ đầu năm, không nên để dồn đến cuối năm.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang thiếu chứng từ, chưa biết phải lưu hồ sơ kế toán ra sao hoặc muốn rà soát trước khi lập báo cáo tài chính, CÔNG TY TNHH TƯ VẤN GINCO có thể hỗ trợ kiểm tra và sắp xếp hồ sơ theo tình trạng thực tế. Liên hệ 0987.192.097 hoặc email contact@ketoanginco.vn để được tư vấn cụ thể.